Savez vous organiser un évenement?

Préparer un événement, c’est comme préparer n’importe quel projet : il faut définir des objectifs, construire un rétroplanning, gérer un budget et un élaborer un cahier des charges.

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Travailler en ”mode projet” est un excellent moyen d’identifier à quel besoin répond un événement et comment le préparer au mieux. C’est aussi une façon efficace de préparer la communication autour de votre futur événement : qui seront les destinataires ? A quel moment faut-il les informer ? Quelles personnes pouvez-vous solliciter pour vous aider dans l’organisation du projet ?

Un événement a souvent une portée plus importante que ce qu’on imagine, car il est souvent associé à un enjeu stratégique sous-jacent.

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Derrière tout événement se cache un enjeu : développer la notoriété de l’entreprise, servir ses objectifs marketing ou commerciaux (on pense par exemple à un lancement de produit) par exemple. Si vous identifiez cet enjeu, il sera alors plus facile de donner une dimension opérationnelle à votre projet : ”pour atteindre cet objectif, voici ce dont nous avons besoin... et voici le type d’événement le plus apte à répondre à ce besoin”.

En entreprise, pour plus d’efficacité et de cohérence, il vaut mieux charger une seule personne de l’organisation d’un événement.

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Il est au contraire très enrichissant de solliciter plusieurs personnes, en particulier lors de la réflexion initiale sur un projet. Fédérer des gens aux idées et aux priorités variées permet souvent de lancer un débat animé dont jaillissent les idées les plus créatives. Prenez en note toutes les suggestions, poussez chacun à défendre ses préférées et faites germer une hiérarchisation qui mettra tout le monde d’accord sur un concept d’événement unique et pertinent.

Pour choisir un prestataire, mieux vaut fournir un cahier des charges très succinct, afin de laisser au prestataire suffisamment de liberté pour vous faire une proposition créative.

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Un bon cahier des charges est au contraire précis. La nature de la prestation que vous avez en tête doit y être décrite dans toutes ses dimensions (animation, restauration, éclairages, sonorisation, etc). Vous pouvez également donner des précisions sur l’effectif et le type de lieu qui en découle, la durée de l’événement et de son éventuelle préparation (montage, démontage, installation des lieux, etc). Mentionnez aussi le type de livrable que vous attendez (le prestataire doit-il vous fournir des plans, des maquettes ?) ainsi que les contraintes qui vous sont propres. Un cahier des charges bien structuré évitera les pertes de temps et vous aidera à obtenir un devis sans mauvaise surprise.

Il est déconseillé de négocier les tarifs d’un prestataire car cela perturbe la relation commerciale, et cela peut nuire au final à la qualité de l’événement.

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Tout prestataire qui vous fait un devis prévoit une marge destinée à la négociation. Cette dernière doit toujours être argumentée : appuyez-vous sur votre expérience, sur les offres de la concurrence, sur la période de l’année (est-ce une période creuse pour le prestataire ou non ?)... Par ailleurs, n’oubliez pas que le prix n’est pas votre seul axe de négociation, vous pouvez aussi obtenir des avantages matériels (prestations en plus, etc).

Il peut être opportun d’organiser une réunion autour de la question ”Que pourrait-il nous arriver de pire lors de notre événement ?”

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C’est l’occasion d’envisager tout ce qui pourrait mettre en péril la bonne marche de votre événement : les aléas météo, les grèves, les problèmes de livraison, etc. Réfléchir à ces imprévus permet de réfléchir à une stratégie optimale pour mieux les anticiper mais aussi de libérer le stress des équipes.

Il n’y a pas de hiérarchie au sein de l’équipe mobilisée sur l’organisation d’un événement.

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Sur tout événement, on peut distinguer des ressources clés et des ”petites mains” qui participent à une logistique fluide. Il est donc parfois stratégique d’établir un organigramme précisant le rôle et les responsabilités de chacun, ainsi qu’un listing des informations de contact des équipes. Vous pouvez également prévoir, si l’ampleur de l’événement le justifie, des dispositifs de communication adaptés (talkie-walkie par exemple, pour pallier la saturation du réseau téléphonique).

On peut faire le bilan d’un événement sous deux formes : en documentant l’événement et en interrogeant les participants et les équipes.

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A l’issue d’un événement, on peut d’abord en conserver une trace matérielle en rassemblant les photos, les vidéos, en analysant les statistiques du site web de l’événement, en réunissant toute la documentation collectée (devis, comptes-rendus, etc). On peut également diffuser un questionnaire ou un sondage auprès du public afin d’évaluer son ressenti. Les événements les plus importants peuvent justifier de faire appel à un cabinet spécialisé pour réaliser une étude de satisfaction.

Un événement réussi est avant tout un événement pour lequel l’équilibre budgétaire a été respecté.

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Vous devez aussi prendre en compte d’autres critères, notamment la satisfaction générale ou encore le fait d’avoir rempli les objectifs prévus. Par ailleurs, l’organisateur doit savoir s’évaluer sur sa propre gestion de projet, la façon dont il a managé ses équipes et son comportement.

L’organisateur d’un l’événement doit être disponible à 100% au moment de l’événement lui-même.

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C’est à lui que revient la responsabilité de gérer les principaux imprévus de l’événement. Dans l’idéal, il doit donc n’avoir aucune tâche à accomplir à ce moment précis, afin d’être totalement disponible pour répondre aux sollicitations. Cette disponibilité lui permet aussi d’interagir avec les invités de marque de la soirée si la situation l’exige.