Bài 5 QLDD

Giải thích tại sao cần cập nhật đầy đủ các trường thông tin như: số đến, ngày đến, trích yếu, mức độ khẩn... khi đăng ký văn bản đến?

• Để phục vụ việc thống kê, tra cứu và xử lý văn bản hiệu quả

• Để tránh thất lạc và sai sót trong xử lý văn bản

• Vì phần mềm không thể hoạt động nếu thiếu thông tin

• Vì các trường thông tin là yêu cầu bắt buộc theo quy định

Dựa vào kiến thức đã học, hãy xác định hành động nào sau đây không đúng với quy trình xử lý văn bản đến trong cơ quan, tổ chức?

• Đăng ký văn bản nhưng không cập nhật mức độ khẩn

• Ghi đầy đủ các trường thông tin vào phần mềm

• Trình văn bản đến trong ngày làm việc tiếp theo

• Lưu file văn bản có dấu tiếng Việt trùng tên file cũ

Theo bạn, những yêu cầu nào dưới đây giúp đảm bảo bảo mật trong quy trình quản lý văn bản đến?

• Chuyển giao đúng người, đúng đơn vị xử lý

• Trình và chuyển giao văn bản theo quy chế

• Cho phép mọi nhân viên cơ quan truy cập văn bản khẩn

• Không chia sẻ văn bản có mức độ mật qua email cá nhân

Trong trường hợp văn bản điện tử kèm văn bản giấy, văn thư cần giải quyết nghiệp vụ như thế nào? (chọn 2 đáp án)

• Lưu giữ cả hai bản ở kho lưu trữ cá nhân

• Bỏ qua văn bản giấy nếu đã có bản điện tử

• Chuyển văn bản giấy đến đơn vị được giao chủ trì xử lý

• Trình văn bản điện tử trên hệ thống

Trong một buổi làm việc, chị Hạnh - cán bộ văn thư - nhận được nhiều loại văn bản đến từ các nguồn khác nhau. Một số văn bản được gửi trực tiếp đến lãnh đạo, một số là tài liệu không mang tính chất hành chính. Để thực hiện đúng quy định, chị Hạnh cần xác định trường hợp nào sau đây được phép không đăng ký tại văn thư cơ quan?

• Văn bản đã được đăng ký riêng theo quy định pháp luật

• Văn bản mật được xử lý qua hệ thống riêng

• Văn bản cá nhân không liên quan đến cơ quan

• Văn bản đến từ tổ chức chính trị - xã hội

Trong quá trình công tác, anh Tùng - cán bộ văn thư - thường xuyên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, theo dõi và thống kê văn bản đến vì vẫn sử dụng sổ tay để ghi chép thủ công. Sau khi được tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến, công việc của anh trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn. Từ tình huống trên, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến mang lại lợi ích gì cho công tác văn thư? (chọn nhiều đáp án)

• Dễ dàng chỉnh sửa nội dung gốc của văn bản đến

• Thống kê số lượng văn bản đã và chưa xử lý

• Tra cứu nhanh số lượng văn bản theo loại

• Trích xuất sổ đăng ký văn bản đến

Chị Hoa – cán bộ văn thư – nhận được một văn bản điện tử đến từ một cơ quan đối tác. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra, chị Hoa không tiếp nhận và trả lại văn bản vì phát hiện văn bản không hợp lệ.Vậy, trong trường hợp nào văn bản điện tử đến được coi là không hợp lệ và cần trả lại? (chọn 2 đáp án)

• Khi văn bản không đúng định dạng yêu cầu

• Khi văn bản không có trích yếu

• Khi nội dung văn bản có lỗi chính tả

• Khi văn bản gửi sai nơi nhận

Buổi sáng, anh Quân – cán bộ văn thư – tiếp nhận một số văn bản điện tử đến từ các cơ quan khác qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản. Do bận xử lý công việc khác, anh dự định để sang hôm sau mới đăng ký các văn bản này vào hệ thống.Trong trường hợp này, để đảm bảo đúng quy trình xử lý, anh Quân cần thực hiện hành động nào ngay trong cùng ngày?

• Thông báo đã nhận văn bản qua hệ thống

• Gửi công văn trả lời cho đơn vị gửi

• Đăng ký văn bản vào hệ thống

• Trình văn bản cho lãnh đạo

Trường hợp đã xác định rõ đơn vị xử lý văn bản đến, văn thư cơ quan cần thực hiện nghiệp vụ như thế nào?

• Chuyển văn bản trực tiếp cho đơn vị/cá nhân đó

• Trình lãnh đạo để xác nhận lại

• Đưa văn bản vào kho lưu trữ

• Tự động lưu và gán nhãn hoàn thành

Chị Linh – cán bộ văn thư – được giao nhiệm vụ đăng ký văn bản đến vào hệ thống quản lý văn bản điện tử. Do sơ suất, chị chỉ nhập tên cơ quan gửi và ngày đến, dẫn đến việc các bộ phận gặp khó khăn khi tra cứu và xử lý văn bản sau này.Từ tình huống trên, chị Linh cần cập nhật những trường thông tin nào sau đây để đảm bảo việc tra cứu, xử lý văn bản đến được hiệu quả? (chọn nhiều đáp án)

• Mã số hồ sơ

• Số chứng minh nhân dân của người gửi

• Mức độ mật của văn bản

• Trích yếu nội dung