Fokus Manajaerial 1

Anda adalah seorang manajer yang baru saja menerima laporan bahwa kinerja tim Anda pada kuartal terakhir tidak mencapai target yang ditetapkan. Setelah melakukan pengecekan, Anda mengetahui bahwa salah satu anggota tim tidak memenuhi standar kinerja, meskipun mereka sebelumnya menunjukkan potensi yang baik. Ketika Anda menanyakan alasan kegagalan mereka, anggota tim tersebut menjelaskan bahwa mereka merasa terbebani dengan banyaknya tugas yang diberikan, sementara anggota tim lainnya tampaknya lebih sedikit terlibat dalam pekerjaan mereka. Dalam situasi ini, apa yang sebaiknya Anda lakukan untuk menyelesaikan masalah ini?

• A. Memberikan teguran keras kepada anggota tim yang tidak memenuhi kinerja tanpa mencoba mengetahui lebih dalam alasan di baliknya.

• B. Mengabaikan masalah ini karena semua anggota tim memiliki tugas yang sama, dan hasil akhir tetap tergantung pada kinerja individual.

• C. Mengadakan pertemuan dengan seluruh tim untuk mendiskusikan pembagian tugas yang lebih adil dan mencari solusi bersama untuk meningkatkan efisiensi.

• D. Memperhatikan alasan anggota tim yang gagal, tetapi mengabaikan saran mereka karena tim lainnya sudah bekerja keras dan seharusnya menerima tantangan lebih besar.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

C. Mengadakan pertemuan dengan seluruh tim untuk mendiskusikan pembagian tugas yang lebih adil dan mencari solusi bersama untuk meningkatkan efisiensi.

Penjelasan: Pendekatan yang paling efektif adalah dengan mengadakan diskusi terbuka untuk memahami masalah pembagian tugas dan mencari solusi bersama. Ini dapat memperkuat komunikasi tim dan membantu mencegah ketegangan lebih lanjut.

Jawaban : C

Dalam sebuah proyek yang melibatkan banyak stakeholder dan sumber daya yang terbatas, Anda sebagai manajer harus membuat keputusan tentang pengalokasian anggaran. Proyek ini sangat penting dan diharapkan dapat memberikan dampak besar terhadap perusahaan. Namun, beberapa pihak mulai mengajukan permintaan yang tidak sesuai dengan rencana awal. Salah satu bagian dari proyek yang membutuhkan dana lebih besar berpotensi menunda tahap lainnya, dan beberapa anggota tim Anda mulai merasa bahwa mereka harus mengorbankan kualitas pekerjaan demi mencapai tenggat waktu. Mengingat pentingnya proyek ini, langkah apa yang paling tepat untuk diambil?

• A. Mendistribusikan dana lebih merata ke seluruh bagian proyek, meskipun mungkin ada pengurangan kualitas di beberapa area untuk menjaga tenggat waktu.

• B. Mengabaikan keluhan tim yang merasa terkendala, karena fokus utama adalah memenuhi tenggat waktu dengan anggaran yang terbatas.

• C. Memprioritaskan beberapa bagian proyek yang lebih penting dan meminta persetujuan stakeholder terkait, sambil menyusun ulang rencana untuk bagian yang lain.

• D. Menghentikan sementara proyek dan melakukan evaluasi ulang anggaran dan sumber daya, walaupun ini akan menyebabkan keterlambatan.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

C. Memprioritaskan beberapa bagian proyek yang lebih penting dan meminta persetujuan stakeholder terkait, sambil menyusun ulang rencana untuk bagian yang lain.

Penjelasan: Mengutamakan bagian-bagian yang lebih kritikal untuk proyek, dengan meminta persetujuan stakeholder, adalah cara terbaik untuk menyeimbangkan kualitas dan tenggat waktu. Ini juga menunjukkan kemampuan untuk berkomunikasi dengan berbagai pihak terkait.

Jawaban : C

Tim Anda sedang bekerja pada proyek yang sangat kompleks dan memerlukan kolaborasi erat antara berbagai departemen. Beberapa anggota tim di luar departemen Anda telah menunjukkan ketidaktertarikan terhadap proyek ini, merasa bahwa itu bukan prioritas mereka. Sebagai manajer proyek, Anda berusaha untuk memotivasi mereka, namun tetap saja terdapat hambatan dalam komunikasi dan koordinasi antara tim Anda dan departemen lain. Anda juga mendapati bahwa beberapa sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia tepat waktu, sehingga menghambat progress proyek. Dalam situasi ini, apa yang sebaiknya Anda lakukan untuk memaksimalkan kemungkinan proyek berjalan sesuai rencana?

• A. Menugaskan lebih banyak tugas ke anggota tim yang sudah terlibat aktif dan berharap bahwa anggota lainnya akan mengikuti contoh mereka.

• B. Mengadakan pertemuan dengan pihak-pihak yang terkait, memberikan pemahaman mengenai urgensi proyek, dan mencari kesepakatan mengenai pengalokasian sumber daya.

• C. Menangguhkan proyek untuk sementara waktu hingga semua tim setuju dengan pembagian tugas dan peran mereka.

• D. Menyalahkan pihak yang tidak terlibat dan mengambil alih tugas mereka agar proyek tetap bisa berjalan sesuai rencana.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

B. Mengadakan pertemuan dengan pihak-pihak yang terkait, memberikan pemahaman mengenai urgensi proyek, dan mencari kesepakatan mengenai pengalokasian sumber daya.

Penjelasan: Mengadakan pertemuan dan memperjelas urgensi proyek kepada semua pihak akan membantu memastikan kolaborasi yang lebih baik dan pemahaman mengenai peran mereka. Ini adalah langkah yang konstruktif untuk menyelesaikan masalah koordinasi dan sumber daya.

Jawaban : B

Sebagai manajer tim yang bekerja dalam lingkungan yang sangat dinamis dan sering berubah, Anda mendapati bahwa salah satu anggota tim yang sangat berpotensi mengalami penurunan kinerja dalam beberapa minggu terakhir. Mereka menunjukkan tanda-tanda stres dan frustrasi, namun enggan untuk berbicara tentang masalah pribadi mereka. Anda mencoba memberikan dorongan motivasi, namun itu tidak cukup untuk mengembalikan performa mereka ke level semula. Apa yang harus Anda lakukan untuk membantu anggota tim tersebut kembali ke jalur yang benar?

• A. Menyalahkan mereka atas penurunan kinerja dan memberinya deadline yang lebih ketat agar dapat mendorong mereka bekerja lebih keras.

• B. Membiarkan mereka untuk bekerja lebih mandiri tanpa banyak intervensi, dengan harapan mereka akan kembali ke jalurnya setelah beberapa waktu.

• C. Mengadakan pertemuan pribadi untuk mendengarkan keluhannya dan mencari solusi yang mendukung kesejahteraan serta kinerja mereka.

• D. Menurunkan ekspektasi terhadap mereka, memberikan tugas yang lebih ringan, dan berharap mereka dapat kembali bekerja dengan cara yang lebih mudah.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

C. Mengadakan pertemuan pribadi untuk mendengarkan keluhannya dan mencari solusi yang mendukung kesejahteraan serta kinerja mereka.

Penjelasan: Membantu anggota tim dengan cara mendengarkan masalah mereka dan mencari solusi bersama akan mengembalikan semangat kerja mereka dan memastikan kinerja yang lebih baik dalam jangka panjang.

Jawaban : C

Sebagai manajer, Anda dihadapkan pada situasi di mana beberapa anggota tim Anda saling bertentangan dalam hal prioritas tugas. Beberapa ingin fokus pada proyek jangka panjang, sementara yang lain menginginkan penyelesaian tugas yang lebih cepat dan lebih kecil untuk mencapai hasil yang lebih terlihat. Anda harus membuat keputusan tentang bagaimana mengelola fokus tim untuk mencapai tujuan perusahaan yang lebih besar. Apa yang sebaiknya Anda lakukan?

• A. Memilih satu pendekatan dan memaksa seluruh tim untuk mengikuti tanpa ada ruang untuk diskusi lebih lanjut.

• B. Mencari titik tengah antara proyek jangka panjang dan tugas jangka pendek, sambil memastikan semua anggota tim memahami tujuan akhir perusahaan.

• C. Membiarkan tim memilih prioritas mereka sendiri dan menyesuaikan pekerjaan mereka tanpa pengawasan lebih lanjut.

• D. Menunda seluruh proyek hingga tim sepenuhnya setuju tentang prioritas mana yang lebih penting.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

B. Mencari titik tengah antara proyek jangka panjang dan tugas jangka pendek, sambil memastikan semua anggota tim memahami tujuan akhir perusahaan.

Penjelasan: Menemukan keseimbangan antara proyek jangka panjang dan jangka pendek sambil memastikan semua anggota tim memahami tujuan besar perusahaan adalah cara terbaik untuk menjaga motivasi dan produktivitas tim.

Jawaban : B

Anda baru saja menerima laporan dari departemen HR yang menunjukkan bahwa tingkat turnover di tim Anda meningkat tajam dalam beberapa bulan terakhir. Anda memeriksa lebih lanjut dan mendapati bahwa beberapa anggota tim yang berpotensi mengundurkan diri merasa tidak puas dengan kebijakan baru perusahaan yang mempengaruhi keseimbangan kehidupan kerja mereka. Sebagai manajer, Anda juga menyadari bahwa beberapa anggota tim lainnya merasa kurang dihargai dan tidak mendapatkan kesempatan pengembangan karir yang memadai. Dalam menghadapi masalah ini, apa yang harus Anda lakukan untuk mencegah lebih banyak pengunduran diri dan meningkatkan kepuasan kerja di tim?

• A. Menyalahkan kebijakan perusahaan dan meminta untuk segera diubah tanpa berkonsultasi dengan pihak-pihak terkait.

• B. Meningkatkan komunikasi langsung dengan tim untuk memahami kebutuhan mereka, sekaligus bekerja sama dengan HR untuk menyesuaikan kebijakan yang memengaruhi keseimbangan kehidupan kerja.

• C. Membiarkan situasi tersebut berjalan tanpa tindakan, dengan harapan masalah akan selesai dengan sendirinya seiring waktu.

• D. Menyusun ulang struktur tim dan memindahkan anggota tim yang tidak puas ke divisi lain yang mungkin lebih cocok dengan mereka.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

B. Meningkatkan komunikasi langsung dengan tim untuk memahami kebutuhan mereka, sekaligus bekerja sama dengan HR untuk menyesuaikan kebijakan yang memengaruhi keseimbangan kehidupan kerja.

Penjelasan: Mengatasi masalah turnover dengan cara mendengarkan langsung kebutuhan tim dan berkolaborasi dengan HR untuk menyesuaikan kebijakan yang ada adalah langkah yang bijak. Hal ini tidak hanya akan mengurangi turnover, tetapi juga menunjukkan bahwa Anda peduli terhadap kesejahteraan karyawan.

Jawaban : B

Proyek besar yang Anda kelola mengalami keterlambatan karena salah satu vendor utama gagal memenuhi deadline pengiriman bahan yang sangat penting. Anda sudah mencoba berbagai cara untuk berkomunikasi dan menekan vendor tersebut, namun mereka tetap tidak bisa memenuhi permintaan. Sementara itu, tim Anda terus bekerja keras dan menunggu bahan tersebut untuk melanjutkan pekerjaan mereka. Anda mengetahui bahwa semakin lama keterlambatan ini, semakin tinggi biaya tambahan yang harus ditanggung perusahaan. Apa tindakan terbaik yang harus Anda ambil untuk mengurangi dampak dari keterlambatan ini?

• A. Mencari vendor lain yang bisa menyediakan bahan yang diperlukan dalam waktu singkat, meskipun itu akan memakan biaya tambahan.

• B. Menunda proyek dan memberitahu klien tentang masalah keterlambatan tanpa mencari solusi lebih lanjut.

• C. Memberikan lebih banyak waktu kepada vendor yang bermasalah dan berharap mereka akan memperbaiki kesalahan mereka.

• D. Memindahkan tim untuk mengerjakan bagian proyek lain yang tidak terpengaruh oleh keterlambatan bahan tersebut untuk memaksimalkan waktu.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

A. Mencari vendor lain yang bisa menyediakan bahan yang diperlukan dalam waktu singkat, meskipun itu akan memakan biaya tambahan.

Penjelasan: Dalam situasi yang mendesak, mencari solusi alternatif seperti mengganti vendor bisa membantu menjaga agar proyek tetap berjalan tanpa harus mengorbankan kualitas atau waktu yang terlalu banyak.

Jawaban : A

Sebagai manajer yang baru saja mengambil alih proyek yang sedang berlangsung, Anda mendapati banyak kebingungan di antara tim terkait dengan tujuan jangka panjang proyek tersebut. Beberapa anggota tim merasa bahwa arah proyek belum cukup jelas, sementara yang lain merasa sudah terlalu banyak perubahan yang memengaruhi mereka. Beberapa anggota tim sudah mulai kehilangan motivasi, sementara yang lainnya tetap berusaha meskipun tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka. Apa langkah terbaik yang dapat Anda ambil untuk meredakan kebingungan dan meningkatkan motivasi tim?

• A. Menyusun ulang visi proyek dan memastikan bahwa semua anggota tim mengetahui arah proyek yang jelas, sekaligus memberi penjelasan tentang perubahan yang terjadi.

• B. Meneruskan proyek seperti biasa tanpa terlalu banyak perubahan, karena Anda percaya anggota tim akan mengikuti seiring berjalannya waktu.

• C. Mengabaikan ketidakjelasan tujuan proyek dan berharap anggota tim akan menemukan arah mereka sendiri.

• D. Memberikan instruksi lebih tegas mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan tanpa mendengarkan masukan dari tim.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

A. Menyusun ulang visi proyek dan memastikan bahwa semua anggota tim mengetahui arah proyek yang jelas, sekaligus memberi penjelasan tentang perubahan yang terjadi.

Penjelasan: Menyusun ulang visi proyek dan memberikan penjelasan yang jelas tentang tujuan dan perubahan yang terjadi adalah langkah penting untuk memastikan tim bekerja dengan arah yang jelas dan termotivasi.

Jawaban : A

Anda baru saja mengetahui bahwa anggota tim Anda yang sangat berbakat sering bekerja lembur dan merasa sangat tertekan. Anda merasa bahwa mereka sangat berdedikasi terhadap pekerjaan, namun Anda juga sadar bahwa kesehatan fisik dan mental mereka bisa terganggu jika mereka terus bekerja dalam tekanan yang tinggi. Anda mencoba untuk berbicara dengan mereka, namun mereka enggan untuk membicarakan masalah pribadi mereka. Sebagai manajer, bagaimana Anda akan menangani situasi ini?

• A. Mendorong mereka untuk bekerja lebih keras dan menegaskan bahwa lembur adalah bagian dari komitmen profesional.

• B. Menyusun jadwal pekerjaan yang lebih realistis dan memastikan mereka memiliki waktu untuk beristirahat, sambil tetap memberikan dukungan.

• C. Membiarkan mereka bekerja lembur sebanyak yang mereka inginkan, karena mereka sudah menunjukkan komitmen tinggi terhadap proyek.

• D. Memberikan peringatan bahwa pekerjaan lebih penting daripada kesehatan pribadi mereka, karena ini adalah bagian dari tugas profesional.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

B. Menyusun jadwal pekerjaan yang lebih realistis dan memastikan mereka memiliki waktu untuk beristirahat, sambil tetap memberikan dukungan.

Penjelasan: Sebagai manajer, penting untuk menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kesehatan tim. Menyusun jadwal yang realistis serta mendukung kesejahteraan mereka akan meningkatkan produktivitas dalam jangka panjang.

Jawaban : B

Dalam proses pengambilan keputusan mengenai alokasi anggaran untuk proyek penting yang sedang berlangsung, Anda mendapati bahwa beberapa tim memiliki kebutuhan yang sangat berbeda terkait anggaran mereka. Satu tim membutuhkan dana lebih banyak untuk riset dan pengembangan, sementara tim lain membutuhkan dana untuk meningkatkan infrastruktur dan sumber daya manusia. Tim lain lagi meminta anggaran untuk pemasaran dan ekspansi pasar. Sebagai manajer, bagaimana Anda akan menyelesaikan konflik anggaran ini?

• A. Mengalokasikan dana yang lebih banyak kepada tim yang menurut Anda lebih penting, meskipun tim lain merasa kekurangan sumber daya.

• B. Membagi anggaran secara merata ke semua tim, meskipun ini mungkin tidak memadai untuk mencapai hasil yang maksimal.

• C. Menganalisis kembali tujuan strategis perusahaan dan memprioritaskan tim yang paling dapat memberikan dampak terbesar terhadap pencapaian tujuan tersebut, serta berdiskusi dengan tim mengenai prioritas alokasi dana.

• D. Menunda pengalokasian anggaran hingga semua tim sepakat tentang pembagian dana yang adil.

Answer explanation

Jawaban yang benar:

C. Menganalisis kembali tujuan strategis perusahaan dan memprioritaskan tim yang paling dapat memberikan dampak terbesar terhadap pencapaian tujuan tersebut, serta berdiskusi dengan tim mengenai prioritas alokasi dana.

Penjelasan: Sebagai manajer, penting untuk memprioritaskan kebutuhan berdasarkan tujuan strategis perusahaan dan kemudian melakukan komunikasi dengan semua tim untuk memastikan mereka memahami alokasi anggaran yang dibuat. Ini membantu menghindari ketidakpuasan dan mendukung keputusan yang lebih terarah.

Jawaban : C