Gestión Documental y Archivos

¿Cuál de las siguientes actividades forma parte de la fase de planeación en la gestión documental?

• Eliminación de documentos

• Diseño y creación de documentos

• Digitalización de documentos

• Consulta de documentos archivados

Durante la producción documental, se evalúa:

• La cantidad de tinta utilizada en los documentos

• El área responsable del trámite y la estructura del documento

• Solo el número de copias generadas

• Ninguna de las anteriores

Verdadero o falso: La gestión y trámite de documentos solo implica su almacenamiento en carpetas físicas.

• Verdadero

• Falso

¿Qué acción NO hace parte de la organización documental?

• Clasificación

• Descripción

• Eliminación sin criterio archivístico

• Ordenación

En el proceso de transferencia documental, es importante:

• Cambiar el contenido de los documentos antes de transferirlos

• Verificar los metadatos técnicos y de preservación

• Eliminar documentos inmediatamente después de transferirlos

• No aplicar ninguna validación antes del traslado

Verdadero o falso: La disposición final de documentos se basa en las Tablas de Retención Documental (TRD) o las Tablas de Valoración Documental (TVD).

• Verdadero

• Falso

¿Cuál de los siguientes procesos se encarga de controlar y dar seguimiento a los trámites de los documentos hasta su resolución?

• Producción documental

• Organización documental

• Gestión y trámite

• Eliminación documental

Verdadero o falso: La digitalización de documentos equivale a su conservación permanente.

• verdadero

• falso

¿Cuál es el objetivo de la descripción documental en la gestión archivística?

• Facilitar la localización y consulta de documentos

• Determinar la cantidad exacta de hojas en cada expediente

• Garantizar que los documentos sean transferidos sin alteraciones

• Reducir el número de documentos en el archivo

En la transferencia documental, ¿qué se debe considerar para garantizar su correcta ejecución?

• Solo la cantidad de documentos

• La estructura, metadatos y validación del formato de generación

• La opinión del usuario sobre la utilidad de los documentos

• La estética de los documentos transferidos