Aide juridictionnelle

Monsieur Géranium se présente à l'accueil afin de déposer une demande d'aide juridictionnelle pour être assisté par un avocat, suite à ses problèmes en lien avec ses plantations. Malgré une demande incomplète, il insiste pour que son dossier soit pris afin de ne pas faire d'aller-retour. Monsieur Flamboyant, agent du service d'accueil unique du justiciable (SAUJ) s'aperçoit qu'il manque l'ensemble des pièces justificatives.

Que doit faire l’agent à ce stade ? (une seule réponse possible)

• Il n'y plus rien d'autre à faire

• Il lui propose de l'assister

• Il refuse de prendre le dossier

• Il prend le dossier, vérifie les pièces et remet la liste des pièces manquantes

Answer explanation

Réponse D : il prend le dossier, vérifier les pièces et remet la liste des pièces manquantes le cas échéant

 

Pour les dépôts de dossier : pour les demandes de renseignement sur l’AJ :

- transmettre aussi par courriel et donner la BALS (par BAJ ou SAUJ) ;

- remettre le cerfa et la notice disponibles sur le site service public.fr, notice qui comprend une liste des pièces à transmettre. Penser à imprimer le cerfa et la notice en papier en avance en plusieurs exemplaires.

 

Pour les dossiers stockés : pour les demandes de pièces :

- quand le dossier est en format papier : la demande de pièce se fait par lettre simple générée par SIAJ ;

- quand le dossier est en format numérique : SIAJ permet la fusion d’un document à l’attention du demandeur pour solliciter les pièces qui est communiqué directement de manière dématérialisée. Il y a une alerte caducité dans l’hypothèse où les pièces n’ont pas été retournée par le demandeur. Ainsi le stock des demandes est maîtrisé.

 

-quid des listes simplifiées maison ?

 

-encourager à améliorer la qualité des dossiers déposés par les avocats :

            -mise en place d’une réunion entre la juridiction et le barreau abordant la normalisation de la constitution des dossiers dès le dépôt de la demande, favorisant un traitement rapide par le BAJ ;  

- sensibiliser les avocats aux demandes dématérialisées.

 

-dire que le greffier n’est pas juge de la recevabilité et qu’il doit accepter le dossier malgré que celui-ci soit incomplet : article 125 cpc. Le greffier est authentificateur et le juge est décideur. Donc le greffier ne peut pas décider si un dossier ou une pièce est recevable et à ce titre, il ne peut pas refuser un dossier d’AJ.

Monsieur Géranium quitte le tribunal et contacte son avocat afin de l’avertir de son dépôt de dossier d’AJ. Il s’aperçoit en cours de route qu’il n’a pas de preuve de dépôt, il fait alors demi-tour pour obtenir celle-ci.

Arrivant devant le SAUJ, Monsieur Géranium retrouve Monsieur Flamboyant et lui demande s’il peut avoir une preuve de dépôt de son dossier.

Que doit faire Monsieur Flamboyant ? (une seule réponse possible)

• Il lui demande de revenir le lendemain

• Il lui propose à nouveau de l’aider pour ses plantations

• Il lui adresse la preuve de dépôt

• Il lui indique que de toute façon la preuve de dépôt ne sert à rien

Answer explanation

Réponse C : il lui adresse la preuve de dépôt          

 

- il faut une preuve de dépôt,

- si la demande est préenregistrée (par le SAUJ ou le BAJ), cela permet de générer la preuve de dépôt via SIAJ ce qui évite de faire une photocopie de la première page, horodater, gain de temps.

Le SAUJ doit alors préenregistrer devant le justiciable c’est un prétravail pour le BAJ. Selon les SI, le pré enregistrement par le SAUJ permet toujours un gain de temps.

 

Monsieur Géranium revient deux semaines plus tard afin de déposer les pièces manquantes. Monsieur Flamboyant réceptionne les pièces justificatives.

Trois semaines après, Monsieur Géranium appelle le SAUJ afin de savoir si l’aide juridictionnelle lui a été accordée. N’ayant pas trouvé son dossier enregistré dans SIAJ, Monsieur Flamboyant transfère l’appel vers Madame Dahlia, agent du BAJ.

Cette dernière ne retrouve pas son dossier et se met à chercher sur son bureau, auprès de sa collègue, dans son armoire et sur la pile d’à côté….

Monsieur Géranium a fini par raccrocher, car cela faisait plus de 15 minutes qu’il attendait au téléphone.

Que peut-on faire pour aider Madame Dahlia afin d’éviter que cela se reproduise ? (une seule réponse possible)

• Elle devrait mieux s’organiser

• Mettre en place un circuit afin que le dossier soit enregistré a minima, dès réception de ce dernier par le SAUJ, cela faciliterait les recherches

• Rien de plus, elle a fait son maximum

• C’est trop tard il a raccroché, elle le rappellera

Answer explanation

Réponse B : Mettre en place un circuit afin que le dossier soit enregistré a minima, dès réception de ce dernier par le SAUJ, cela faciliterait les recherches

 

Réaliser un préenregistrement permet de :

-retrouver très rapidement un dossier ;

-éviter de perdre du temps à chercher en faisant une recherche multicritère.

-le BAJ aura un double regard en retapant les éléments nécessaires si la demande a été préenregistrée par le SAUJ = Cela évite le risque d’erreur dans les informations saisies.

 

(Focus demande de pièces : SIAJ permet de générer une fusion de document, qu’on imprime et qu’on renvoie par la poste. IL NE FAUT PAS PRECONISER LE RAPPEL TELEPHONIQUE.) Qu’est-ce qu’on fait lorsqu’un dossier est stocké et que lorsqu’il est traité et qu’il manque une pièce, comment demande-t-on cette pièce ?)

Madame Dahlia revient vers Monsieur Flamboyant en lui précisant qu’elle ne trouve pas le dossier de Monsieur Géranium. Elle insiste et lui indique qu’il ne lui a pas transmis ce dossier. Monsieur Flamboyant cherche au SAUJ, mais ne le trouve pas non plus. Il avait rangé ce dossier dans son tiroir, car il ne voulait pas adresser la parole à sa collègue.

Que peut-on faire pour éviter que cela se reproduise ? (plusieurs réponses possibles)

• Ils ne s’entendent pas, on ne peut pas aimer tout le monde

• Établir une note de service sur les circuits de communication entre le SAUJ et le BAJ

• Transmettre le dossier à une collègue avec laquelle il s’entend

• Réunir les agents du SAUJ et du BAJ pour déterminer les circuits de communication

Answer explanation

Réponse B : Établir une note de service sur les circuits de communication entre le SAUJ et le BAJ

Réponse D : Réunir les agents du SAUJ et BAJ pour déterminer les circuits de communication

 

 

Lorsque le SAUJ réceptionne le dossier ou tout autre personne qui réceptionne doit :

-effectuer un préenregistrement ;

-scanner le dossier. Se demander si le SAUJ de St Pierre est doté d’un scan ?

 

Le scanne réalisé par le SAUJ permet notamment aux agents du BAJ d’avoir accès aux dossiers directement sur SIAJ, ce qui facilite notamment le télétravail.

 

Le 1^er trimestre de l’année vient de s’écouler. Le président attend les données statistiques de ce début d’année. Monsieur Mimosa, chef de service du BAJ, vient de prendre ses fonctions. Il consulte les données dans SIAJ, mais s’aperçoit qu’il n’y a que 5 dossiers en cours, or les armoires sont pleines.

Il demande à Madame Dahlia des explications, celle-ci lui indique qu’il n’est pas possible de se fier aux statistiques de SIAJ, car celles-ci ne comptabilisent pas les dossiers réceptionnés sous format papier et pas encore enregistrés dans le logiciel métier SIAJ. Ainsi, les statistiques du service sont réalisées manuellement. Par conséquent, il lui demande de compter les dossiers non enregistrés dans SIAJ afin de transmettre des statistiques au plus proche de la réalité.

Madame Dahlia lui transmet les informations concernant les dossiers présents dans son armoire et sur son bureau. Elle n’a pas accès au bureau de sa collègue, Madame Capucine.

Monsieur Mimosa demande à Madame Capucine, mais cette dernière a oublié de lui donner ces informations avant son départ en congés. Il décide alors d’aller dans son bureau pour procéder au comptage. Sur son chemin, il se rend compte que son badge n’est pas paramétré et se rend au secrétariat afin d’obtenir un badge d’accès. Il peut enfin entrer dans le bureau et passe l’après-midi à compter les différentes piles entassées.

Que peut-il faire pour améliorer la situation afin d’obtenir des données fiables et rapides sur SIAJ ? (une seule réponse possible)

• Il doit anticiper et récolter les données suffisamment en amont

• Il peut créer un tableau Excel à compléter par les agents manuellement

• Les dossiers en format papier doivent-être préenregistrés dès leur réception par courriel ou via l’accueil physique

• Il comptabilise lui-même les dossiers

Answer explanation

Réponse C : Les dossiers en format papier doivent-être préenregistrés dès leur réception par courriel ou via l’accueil physique

 

 

Le préenregistrement permet de faciliter les stats : quand pas de pré enregistrement, les dossiers sont dans la nature (impliquant un comptage manuel) et les stats sont faussées.

Ça permet aussi au chef de service de :

-faire toutes les demandes notamment de renfort qui reposent sur les stats ;

-permet également au chef de service de faire les demandes de vacataires ;

-moduler les choses, faire des demandes de renfort en fonction du nombre de dossiers qui rentrent ;

-faire le calcul outilgreffe.

Au BAJ, Madame Hibiscus enregistre sur SIAJ la demande d’AJ réceptionnée sous format papier via le service courrier de Madame Magnolia. Elle s’aperçoit qu’il manque une pièce nécessaire au traitement du dossier. Elle le met de côté et fait une demande de pièce complémentaire qu’elle transmet au demandeur.

Madame Magnolia adresse par courrier la pièce manquante avec une nouvelle demande d’AJ. Aussi, Madame Dahlia, qui traite le courrier, enregistre à nouveau le dossier, qui est cette fois complet.

Madame Magnolia appelle le BAJ pour connaître la décision prise. En effectuant une recherche dans SIAJ, Madame Hibiscus se rend compte qu’il y a deux dossiers enregistrés pour la même demande. Il y a des erreurs sur l’un des dossiers : le nom et le prénom sont incorrectes.

De quelle manière cette situation aurait-elle pu être évitée ? (Plusieurs réponses possibles)

• Je vérifie dans la pile de dossier en attente d’enregistrement

• En effectuant le pré-enregistrement, je peux facilement retrouver n’importe quel dossier, même s’il est incomplet

• Avant de procéder à l’enregistrement, je vérifie s’il n’y a pas de dossier enregistré avec ce nom

• Ça arrive, ce n’est pas grave

Answer explanation

Réponse A : Je vérifie dans la pile de dossier en attente d’enregistrement                                                

Réponse B : En effectuant le pré-enregistrement, je peux facilement retrouver n’importe quel dossier, même s’il est incomplet

 

Réponse C : Avant de procéder à l’enregistrement, je vérifie s’il n’y a pas de dossier enregistré avec ce nom     

 

Conforte les éléments relatifs à l’intérêt d’une double vérification, par un pré enregistrement SAUJ et une vérification BAJ.

Un nouvel agent arrive au BAJ et a pour mission d’enregistrer un stock important de dossiers. Lors de l’instruction de ces dossiers nouvellement enregistrés, le vice-président se rend compte de multiples erreurs : les codes de nature de procédure ne sont pas les bons, l’état civil n’est pas correctement renseigné. En faisant le point avec cet agent, il découvre qu’il ne disposait pas de la dernière mise à jour de la liste répertoriant les codes de nature de procédure.

Comment peut-on résoudre cette difficulté ? (plusieurs réponses possibles)

• Lui transmettre une liste des codes NAC à jour et penser à communiquer l’information à l’ensemble des agents

• Lui proposer un tuilage

• Lui dire qu’il doit -être vigilant lors de la saisine

• Lui proposer un mode opératoire

Answer explanation

Réponse A : Lui transmettre une liste des codes NAC à jour et penser à communiquer l’information à l’ensemble des agents

Réponse B : Lui proposer un tuilage

Réponse C : Lui dire qu’il doit -être vigilant lors de la saisine

 

Parler de la NAC. Focus NAC et procédure : le kit des nouveaux arrivants reprend un tableau NAC (renvoyer vers cette doc). Voir en ce sens l’intranet SADJAV

Madame Hibiscus est de permanence accueil (téléphonique, physique et électronique). Elle tombe malade pendant 3 jours et il n’y a personne dans le service. Une collègue prend le relais. Elle reste dans son bureau, car elle a aussi d’autres missions. Elle reprend la gestion de la BALS et s’aperçoit qu’il y a des courriels ouverts, mais aucune action n’est inscrite dessus. : aucun code couleur ni aucun sous-dossier n’existe. Elle réalise un tri et découvre qu’une demande d’ordonnance de protection n’a pas été traitée depuis 4 jours. L’avocat a tenté de joindre le BAJ en vain, il se déplace afin d’obtenir des informations suite à sa sollicitation.

Quelles sont les actions que l’on peut mettre en place afin d'éviter cette situation ? (réponse libre)

Answer explanation

Au début de la question dire qu’il y a 2 axes de réflexion : la gestion d’une absence et la gestion de la BALS

Les 2 axes de réflexion sont : la gestion d’une absence et la gestion des BALS.

 

La gestion d’une absence : comment se réorganiser quand une personne est absente :

-faire une réunion de service afin de définir les choses ;

-suggérer de faire un binôme tout en priorisation les missions ;

-priorisation des tâches.

 

La gestion des BALS :

-faire des dossiers, mettre en place un système de couleurs, leur faire savoir qu’Outlook permet de mettre des couleurs en fonction des statuts différents.

-Saisine Bastia :

            - mise en place des consignes relatives à la gestion de la BALS en utilisant les fonctionnalités proposées par Outlook ;

            - mettre en évidence les courriels auxquels il faut répondre prioritairement ou nécessitant une attention particulière ;

            - mise en place d’une signature pour les agents ;

            - suivi du traitement des courriels à l’aide des codes couleurs ;

            - un modèle d’accusé réception ;

            -création de sous dossiers + dossier d’archivage des courriels.

 

-Si souhait de co-construire une arborescence :

- codes couleurs :

            - à traiter ;

            - en cours de traitement ;

            - en attente de retour président/chef ;

            - traité ;

            - Urgent : drapeau orange

Si traité :

 

-Demandes d’AJ ; (possible d’accepter les photocopies de demandes d’AJ déposées ou envoyé par courrier par les justiciables ou avocats)

-Demandes Auxiliaires :

-Avocats :

-Commissaire de justice :

-Demandes de renseignement particulier ;

-Requêtes :

            -types de requêtes :

-Archives :

-Autres :

            -XX

 

Leur demander :  

Pour vous quelles seraient les règles de gestion qui paraissent adaptées, quels sont vos besoins ? Voulez-vous des critères d’urgence ? par agents ?

Monsieur Mimosa prépare une liste de tâches à effectuer au jour le jour à Madame Dahlia. Cette dernière est embêtée, car elle est sollicitée par les justiciables et les avocats qui se présentent à son bureau ou au téléphone. En parallèle, le nouveau vacataire lui pose souvent des questions, car il a peur de faire des erreurs lors de l’enregistrement des dossiers. À la fin de la journée, Madame Dahlia se rend compte qu’elle n’a pu remplir les objectifs fixés par son chef de service.

Monsieur Mimosa lui fait remarquer que ce n’est pas la première fois que cela arrive. Madame Dahlia ne sait pas comment faire.

Comment aider Madame Dahlia ? (réponse libre)

Answer explanation

Madame DAHLIA doit :

- prioriser les tâches,

- faire un point avec son chef de service

- la communication doit être privilégiée.

Comment envisager l’accueil physique, électronique et téléphonique :

- réorienter davantage vers la BALS quand cela est possible.

Ex : si vous êtes dans le traitement d’un dossier, quelle est la priorité ? Si j’ai des sollicitations téléphoniques je renvoie sur la BALS. Quel est le canal à privilégier ? Quel est le temps de traitement sur une matinée ou une après-midi ? Acter le tout au sein d’une note de service.

Au niveau de la juridiction :

- il doit y avoir des réunions avec les partenaires afin de connaître les raisons des sollicitations des avocats.

- Si elle n’arrive pas à atteindre les objectifs faut qu’elle fasse un retour sur la charge de travail qu’elle n’arrive pas à réorganise.

- Renvoyer le vacataire vers le mode opératoire le kit du nouvel arrivant et quand il y aura un moment de calme pour madame DAHLIA elle pourra lui faire un tutorat.  

J’ai une décision d’aide juridictionnelle. Je l’imprime en trois exemplaires : deux sont à notifier pour l’avocat et le justiciable. Il me reste un troisième exemplaire que j’accroche à la requête. Quelle est l'utilité de ce dernier exemplaire ? (réponse libre)

Answer explanation

Laisser les participants réfléchir