แบบทดสอบบทที่ 1-2 (หลักการจัดการเอกสาร)

ความหมายของคำว่า "เอกสาร" คือ

• สารสนเทศที่บันทึกไว้ไม่ว่าจะด้วยสื่อหรือลักษณะใด หลักฐานที่แสดงว่าเหตุการณ์หรือกิจกรรมนั้น ๆ ได้เกิดขึ้นแล้ว

• รายงานการประชุม สื่อประกอบ

• ข้อมูล ข่าวสาร ที่ใช้เป็นหลักฐาน

• ไม่มีข้อใดถูก

คุณลักษณะของเอกสารมีกี่ข้อ

• 1

• 2

• 3

• ถูกทุกข้อ

เป็นส่วนประกอบบ่งบอกหรือแสดงถึงลักษณะเนื้อหาสาระหรือความรู้ที่อยู่ในเอกสาร คือคุณลักษณะใด

• สภาพแวดล้อม

• โครงสร้าง

• บริบท

• เนื้อหา

เกี่ยวข้องกับชุดของความสัมพันธ์ภายในและภายนอกเอกสาร/สารสนเทศโดยภายนอก คือลักษณะใด

• เนื้อหา

• บริบท

• โครงสร้าง

• สภาพแวดล้อม

เอกสารที่สำคัญ มีลักษณะอย่างไร

• เอกสารที่มีคุณค่าน้อย หรือไม่มีคุณค่าต่อองค์กร ใช้เพียงแจ้งข้อมูลข่าวสาร

• จัดทำ ขึ้นหรือรับไว้ตามภาระ หน้าที่ และกิจกรรมของ องค์กร เป็นพยานหลักฐานของการดำ เนินกิจกรรมและ เป็นแหล่งข้อมูลสารสนเทศ เช่น รายการการประชุม

• มีคุณค่าและความสำ คัญ มีผล ต่อความอยู่รอด ความน่าเชื่อ ถือขององค์กร การดำ เนินงาน ขององค์กร ข้อกฎหมาย และ การเงิน

• คุณค่าในระยะเวลาหนึ่ง เมื่อเสร็จสิ้นการดำ เนิน งานตามวัตถุประสงค์แล้ว ก็จะหมดคุณค่าไป เช่น แบบขอใช้รถยนต์

ข้อใด คือ หนังสือประทับตรา

• หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือ ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือ ส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีถึง บุคคลภายนอก

• หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบ พิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็น หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

• การลงชื่อของหัวหน้าส่วน ราชการระดับกรมขึ้นไป โดยหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้า ส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำ กับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ

• คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ

เอกสารที่จัดทำ ขึ้นหรือ รับไว้อย่างเฉพาะเจาะจง ตามหน้าที่ขององค์กร เช่น รายงานการประชุม โครงการ แผน ยุทธศาสตร์

• เอกสารภารกิจหลักขององค์กร

• เอกสารดำเนินงานทั่วไป

• เอกสารที่เป็นหลักฐาน

• เอกสารที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

ทะเบียนประวัติ คำสั่งแต่งตั้ง หลักฐานการลา/ปฏิบัติงาน คือเอกสารประเภทใด

• กฎหมาย

• การเงิน

• บุคคล

• บริหารงานบุคคล

ข้อใด ไม่ใช่ ความสำคัญของเอกสาร

• เป็นพยานหลักฐานของการกระทำ

• มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

• เครื่องมือในการทำงานในแต่ละวัน

• สื่อกลางการติดต่อสื่อสารในองค์กร

Management หมายถึง

• เป็นการควบคุมเอกสารอย่างเป็น ระบบ ตั้งแต่เอกสารนั้นสร้างขึ้นหรือรับไว้ ต

• กระบวนการในการใช้ทรัพยากรขององค์กร เพี่อ ให้ประสบผลสำเร็จตามเป้าหมาย

• หลักการกระบวนการ วิธีการ แนวปฏิบัติ ในการบริหารเอกสาร ตั้งแต่การสร้างเอกสารจนกระทั่งกระแสการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

• ถูกทุกข้อ