PARCIAL I- ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En el periodo prearchivistico, lo que genero la necesidad de conservar documentos y reunirlos en un lugar determinado fue:

• La relación de poder que ejercía el Estado

• La divulgación de los acontecimientos históricos

• La aparición de sociedades organizadas

• La creación de estados, ejércitos y religiones

De la siguiente afirmación : "América tiene solamente archivos de fecha posterior a la conquista y colonización, porque los archivos de las culturas como la azteca y la maya fueron casi destruidos por los europeos", se puede concluir que:

• Las civilizaciones europeas no querían la historia del nuevo mundo y por eso la destruyeron

• Los colonizadores solo buscaban riquezas

• En America, las civilizaciones no contaban con un estado y por eso se perdió información histórica

• Hay escasos registros archivisticos de las civilizaciones americanas

La clasificación de las empresas en Colombia, según el Decreto 957 del 5 de junio de 2019, es:

• Por ventas valores en pesos equivalentes a clasificación en UVT

• Por tamaño de la empresa: Grande, Mediana y Pequeña

• Por el tipo de capital: Pública o Privada

• Todas las anteriores

La siguiente definición: " Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final", corresponde a:

• Archivo de gestión

• Archivistica

• Ciclo vital de documento

• Gestión documental

​ Las tres fases de un archivo son:

• Archivo de gestión, central e histórico

• Activa, Pasiva y de Custodia

• Pública y privada

• Todas las anteriores

La siguiente afirmación : " Un documento puede atravesar todo su ciclo vital (etapas, edades o momentos) sin necesidad de moverse por los tres archivos" es:

• Falsa, porque en cada etapa se elimina lo que se considere

• Verdadera, porque no es necesario que sea llevado a lugares (archivos) para que atraviese su ciclo vital.

• Falsa, porque en cada etapa el archivo gana o pierde valor

• Verdadera, porque se asegura el principio de conservación

Etapas del ciclo vital del documento​

• Fase Activa, Semiactiva e Inactiva
• Archivo de gestión, central e històrico
• Valoración primaria y secundaria
• Producción, Distribución y Eliminación

La ley 594 de 2000, tiene como ámbito de aplicación

• La Contraloria, El Ministerio Publico y empresas del sector privado

• Las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial

• El Sistema General de Archivos en manos del Archivo General de la Nación

• La administración pública y las entidades privadas que cumplen funciones públicas

Para lograr la prevención y control de los procesos de deterioro que sufren los documentos, se requiere:

• Usar de forma obligatoria los materiales de archivo que indiquen las NTC

• Una manipulación cuidadosa y unas condiciones ambientales estables.

• Adecuar y modificar las edificaciones según el Acuerdo 049/2000

• Mantener condiciones ideales, con independencia de los factores administrativos.

Según la Ley 594 de 200, el AGN puede adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado, esto es

• Falso, porque el AGN no es una entidad legal que pueda sancionar

• Verdadero, porque así recomendara acciones o trasladara a los órganos competentes

• Verdadero , porque el AGN ordena el Sistema Nacional de Archivos, y conserva el patrimonio documental,

• Falso, porque desde el AGN no se establece ninguna ley jurídica