SGD CCOO 1 PART

1. Quin és l'objectiu de la gestió documental?

• a. Acumular la major quantitat de documents possible.

• b. Organitzar, controlar i facilitar l'accés a la informació continguda en els documents.

• c. Eliminar els documents per alliberar espai físic i electrònic

2. Què és un quadre de classificació funcional en gestió documental?

• a. Una taula de contingut per a un informe.

• b. Una eina que organitza i classifica els documents segons les funcions i activitats d'una entitat.

• c. Un format per etiquetar documents de manera estandarditzada

3. Quin és el propòsit d'un manual de gestió documental?

• a. Proporcionar instruccions sobre com redactar documents.

• b. Ser un catàleg de formats.

• c. Establir les polítiques i procediments per a la gestió adequada de documents en una organització.

4. Què implica el pas d'un servidor privat a unitats compartides en la gestió documental?

• a. Transferir documents a una ubicació compartida per facilitar l'accés i la col·laboració.

• b. Eliminar tots els documents del servidor.

• c. Mantenir els documents exclusivament en un servidor.

5. Quina és una bona pràctica per a la conservació d'arxius?

• a. Eliminar tots els documents antics.

• b. Emmagatzemar documents importants en formats obsolets.

• c. Utilitzar formats estàndard i mantenir un programa de conservació a llarg termini.

6. Com es poden establir els accessos als documents en la gestió documental?

• a. Permetre l'accés a tots els documents a tots els empleats.

• b. Restringir l'accés només als responsables.

• c. Definir accessos segons rols i responsabilitats per garantir la seguretat i privacitat.

7. Què es busca en organitzar directoris en la gestió documental?

• a. Desorganitzar la informació per augmentar la complexitat.

• b. Facilitar la ubicació i accés a documents mitjançant una estructura lògica i coherent.

• c. Mantenir tots els documents en un únic directori.

8. Què és un catàleg de formats en gestió documental?

• a. Una llista d'empleats de l'organització.

• b. Un registre que especifica els formats acceptats per emmagatzemar documents.

• c. Un informe d'activitats diàries de l'organització.

9. Quin és un element clau en la política de gestió documental?

• a. Acumular documents sense restriccions.

• b. Ignorar qualsevol política i procediment.

• c. Establir directrius per a la creació, emmagatzematge i eliminació de documents.

10. Per què és important seguir bones pràctiques en la gestió documental?

• a. Només per complir formalitats sense benefici real.

• b. Per garantir eficiència, transparència i compliment normatiu.

• c. Les bones pràctiques són opcionals.