HERRAMIENTAS OFIMATICAS

Un compañero le solicita ayuda en el manejo de una hoja de excel la cual contiene información importante sobre un grupo de personas. El necesita que mientras se mueve con libertad dentro de la hoja de cálculo, poder ver de manera legible las tres primeras columnas (contienen información de identificación sociodemográfica) y tener a la vista el encabezado que identifica la información presentada (primera fila), aunque esté ubicado en la celda más extrema de la hoja de cálculo. Así, para lograr el objetivo le indica que debe utilizar la herramienta de

• dividir pantalla

• nueva pantalla

• inmovilizar paneles

• disminución del zoom

Las macros de excel tienen la finalidad de

• ejecutar de forma automática una acción o un conjunto de acciones todas las veces que se desee

• desarrollar tareas de forma repetitiva mediante la ejecución de programas previamente diseñados

• la formulación de comandos de programación que desarrollen tareas de forma repetitiva

• creación de tablas y realización de cálculos de forma automática sin depender del formato o archivo desde el cual se ejecute

En el centro editorial de la entidad donde trabaja están preparando la publicación de una guía que es publicada mensualmente. La redacción original es encargada por un profesional especializado en el tema, para luego pasar a revisión de estilo en donde se hacen cambios y sugerencias. Cuando el encargado de la revisión y estilo del documento desea ver los cambios que han realizado a un documento en word el cual ha sido modificado con control de cambios, se recomienda el uso de una herramienta propuesta para tal fin. Esta herramienta se encuentra dentro del programa en la ruta de

• REVISAR/comparar/Comparar

• VISTA/Mostrar/Panel de navegación

• INICIO/Edición/Seleccionar/Panel de selección

• REVISAR/Seguimiento/Panel de revisiones

Le han solicitado escribir y enviar un comunicado con información de interés a 220 miembros de la entidad. Para esta tarea le han solicitado que cada una de las comunicaciones esté dirigida de manera personal, por lo que debe especificar información personal en el contenido del documento. Para realizar esta tarea de forma rápida, tiene acceso al listado de trabajadores con la información que desea incluir en el comunicado en una base de datos en Excel. Por lo que para ejecutar la tarea de forma ágil utiliza las funciones de Microsoft Word de

• referencia cruzada

• autocompletar

• correspondencia

• macros de visual basic

Uno de sus compañeras se ve estresada porque no ha podido realizar una tarea en Word. Le han asignado la realización de tablas que presenten información que muestre la consolidación de una serie de resultados. Ella realizó las tablas en otro programa, por lo que cuando las pega en word NO se mantiene el formato original, modificando el tamaño de las columnas. Teniendo en cuenta que desea mantener el formato de las tablas como habían sido creados en el otro programa, lo adecuado es usar la función de

• copiar manteniendo formato de destino

• copiar como imagen

• copiar manteniendo formato de origen

• copiar manteniendo solo texto

Uno de sus compañeros ha implementado en una presentación efectos que se producen cada que se pasa de diapositiva. La herramienta que ha utilizado el compañero es la de

• transición de diapositiva

• opciones de efectos

• diseño de diapositiva

• animaciones de diapositiva

Excel ofrece herramientas para el manejo y gestión de datos y bases de datos. La herramienta que facilita la administración y análisis de la información de una única hoja de trabajo de forma general para todas las columnas (variables) que lo constituyen, permitiendo modificar con facilidad el formato y generar filtros con herramientas especiales es la de

• consolidación de información

• insertar tabla

• validación de datos

• tablas dinámicas

En su oficina le han solicitado la gestión de una base de datos la cual su jefe no sabe si está adecuadamente arreglada. En su tarea de revisión decide verificar la base de datos y da cuenta que los datos perdidos han sido marcados con la denominación de NA, 8 y O, donde usted debe identificarlos con la denominación común N/A. Así, para realizar la tarea con la mayor eficiencia posible utiliza la herramienta de

• reemplazar

• reemplazar todos

• consolidar información

• validación de datos

Trabajando en Word ¿qué vista resulta más útil para modificar los encabezados y pies de página, ajustar los márgenes y trabajar con columnas y objetos de dibujo?

• Inicio

• Diseño de pagina

• Diseño web

• vista

En Excel, ¿es posible visualizar varias hojas del mismo libro simultáneamente?

• Sí, activando sucesivamente el comando “Dividir” y “Organizar...” del menú “Vista”.

• Sí, activando el comando “Mostrar...” del menú “Vista”.

• Sí, utilizando el comando “Nueva Ventana” y luego “ver en paralelo” del menú “Vista”.

• No es posible, pues de un mismo libro sólo se puede visualizar una sola hoja a la vez.