cocu 3: FILING ADMINISTRATION

Terdapat empat (4) faktor penting dalam membuat backup. Di antara yang berikut, yang manakah merujuk kepada faktor-faktor tersebut ?

I. Kenalpasti kekerapan proses backup.

II.Mengenalpasti fail dan folder yang hendak dibackup.

III.Kenalpasti sasaran media untuk menyimpan data backup.

IV.Mengenalpasti samada menggunakan network atau local backup.

• I, II dan III

• I, II dan IV

• I, III dan V

• I, II. III dan IV

Apakah backup data ?

• Menyelamatkan semula data.

• Menyimpan semua data yang hilang dengan teratur.

• Kebolehan memasukkan data dengan cepat dan mudah.

• Satu proses penyimpanan semula maklumat penting.

Berikut merupakan beberapa media storan yang digunakan untuk menyimpan data backup kecuali :

• Cakera liut.

• Floppy disk.

• Pita magnetic

• Digital audio tape

Berikut merupakan sebab-sebab aktiviti backup dilaksanakan kecuali :

• Serangan virus

• Lebihan kuasa pada komputer.

• Kesalahan manusia – folder terpadam.

• Hard disk yang digunakan tidak berfungsi lagi.

Apakah full backup ?

• Backup keseluruhan data.

• Mengubah fail yang telah dibackup kemudian disimpan semula.

• Meliputi segala jenis rekod yang diwujudkan oleh sebuah jabatan.

• Membuat penambahan backup pada data yang baru dan disimpan.

Berikut merupakan jenis – jenis backup kecuali :

• Full backup.

• Serangan virus.

• Incremental backup.

• Differential backup.

Surat – surat rasmi terbahagi kepada 4 jenis. Diantara yang berikut, yang manakah merujuk kepada surat – surat tersebut.

I.Surat untuk tindakan segera.

II.Surat untuk perhatian pegawai.

III.Surat umum yang dialamatkan kepada ketua jabatan.

IV.Surat terperingkat dan surat untuk perhatian ketua jabatan.

• I, II dan III

• I, II dan IV

• I, III dan IV

• I, II, III, dan IV

Terdapat beberapa langkah yang perlu diambil untuk bertukar kepada sistem baru. Diantara yang berikut, yang manakah merujuk kepada langkah-langkah tersebut.

I.Sediakan senarai kod .

II.Pilih dan tentukan jumlah fail yang aktif.

III.Sediakan nombor rujukan baru dan kertas doket.

IV.Tentukan tarikh mula untuk melaksanakan system baru.

• I, II dan III

• I, II dan IV

• I, III dan V

• I, II, III, dan IV

Apakah maksud fail housekeeping ?

• Fail yang diklasifikasikan mengikut kod tertentu.

• Fail yang dikelaskan mengikut struktur organisasi.

• Fail yang diwujudkan untuk melicinkan pentadbiran.

• Fail yang diwujudkan untuk melaksanakan aktiviti jabatan.

Surat umum yang dialamatkan kepada ketua jabatan hendaklah dibuka oleh pembantu tadbir fail. Berikut merupakan tindakan – tindakan yang perlu diambil kecuali :

• Tindakan segera perlu diambil.

• Serah surat kepada ketua bahagian .

• Serah fail kepada pegawai yang diminitkan.

• Buka surat, cop tarikh terima dan tandatangan ringkas.