Gestión documental

En su nuevo cargo en la Secretaria de General de la Alcaldía, lo asignan al Área de Gestión Documental, su Jefe al ver su disposición, le encarga renovar todo el archivo para lo cual le hace una serie de preguntas:

¿Qué tipos de carpeta va a necesitar para la gestión documental?

• Carpeta A-Z

• Carpeta de Cartón

• Carpeta Cuatro Aletas

• Carpeta Acordeón

¿Cuántos folios se pueden poner en cada carpeta para así realizar el cálculo de la cantidad de carpetas que se necesitan?

• 150

• 200

• 250

• 300

¿Qué elemento de prevención en caso de un incendio se deben tener en el espacio donde van a quedar almacenados los documentos?

• Detectores de humo

• Extintores

• Botiquín de Primeros Auxilios

• Aire Acondicionado

¿Teniendo en cuenta que muchos de los documentos ya cumplieron su ciclo documental, que se debe hacer con los mismos?

• Microfilmar

• Escanear

• Fotocopiar

• Destruir

¿Teniendo en cuenta que los documentos que llegan a la dependencia solo tienen un fechado, el orden para archivarlos en las carpetas es?

• El primer documento con la fecha más reciente

• En el orden que llegué a la carpeta

• El primer documento con la fecha más antigua

• El consecutivo por fecha iniciando por el más reciente

¿Qué implementos de papelería necesita para que los documentos queden bien archivados y no se desordenen?

• Cosedora

• Cosedora Industrial

• Saca Ganchos

• Perforadora

Para renovar la estantería, cual es el tamaño correcto para la respectiva compra

• 2.40 mts

• 2.20 mts

• 2.00 mts

• 1.80 mts

En caso que se presente algún accidente que moje o humedezca los documentos, que elementos básicos deben tener a la mano para realizar el proceso de secado.

• Ventiladores industriales, cámaras de foto secado y aires acondicionados

• Ventiladores industriales, hojas de papel absorbente y cámaras de foto secado

• Cámaras de foto secado, ventiladores de pie y hojas de papel absorbente

• Ventiladores de pie, hojas de papel absorbente y secador de pelo

¿Qué tipo de extintores se deben tener para al archivo?

• Multipropósito

• Polvo Químico

• Agua

• Espuma

Para la foliación de las hojas, ¿qué tipo de lápiz se necesita?

• Lápiz de mina negra tipo B

• Lápiz de mina negra tipo H

• Lápiz de mina negra tipo F

• Lápiz de mina negra tipo G