El archivo

En la empresa, cuando hablamos del archivo, entendemos que se trata de:

• Un conjunto ordenado de mercancía que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

• Un conjunto ordenado de herramientas tecnológicas que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

• Un conjunto ordenado de documentos que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

• Un conjunto ordenado de material de oficina que se guardan, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos, en un lugar determinado.

Las empresas disponen de archivo por:

• Ø Imperativo histórico. La historia de la empresa obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.

  Ø Interés de los directivos. La información se encuentra en los documentos.

• Ø Imperativo legal. La ley obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.

  Ø Interés propio. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones empresariales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.

• Ø Consejo legal. La ley aconseja guardar determinada documentación relacionada con su actividad.

  Ø Interés de la sociedad. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones sociales; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.

• Ø Imperativo legal. La ley obliga a guardar determinada documentación relacionada con su actividad.

  Ø Interés de los consumidores. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones de consumo; y esta, muchas veces, se encuentra en los documentos.

El archivo es

• la memoria de la empresa, y, como tal, hay que atenderlo y cuidarlo con esmero.

• la historia de la empresa, y, como tal, hay que tratar de cuidarlo por si acaso

• la memoria de la empresa, pero no es necesario tenerlo

• la memoria de la empresa, necesaria para ser estudiada por los nuevos trabajadores

Las funciones del archivo se pueden concretar en las siguientes:

• + Guardar la documentación. + Facilitar localización de los documentos.

  + Constituir un centro de información. +Cumplir con los mandatos judiciales

• + Custodiar la documentación. + Tener localizados los documentos.

  + Constituir un centro de información no muy activo + Cumplir con lo establecido en las normas de la propia empresa

• + Guardar, conservar y custodiar la documentación. + Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos. +Constituir un centro activo de información. + Cumplir con las disposiciones legales.

• + Conservar la documentación. + Facilitar la rápida y eficiente localización de los documentos. + Constituir un centro poco acrtivo de información. + Cumplir con las disposiciones legales.

Los documentos también tienen su ciclo vital que consta de cuatro fases:

• Nacimiento: Cuando se generan. Madurez: Durante el tiempo que trabajamos con ellos. Declive: cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos. Muerte: Cuando ya no sirven y se eliminan.

• Creación:. Cuando se crean los documentos Madurez: cuando cumplen 10 años Declive: cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos. Muerte: Cuando ya no sirven y se eliminan.

• Nacimiento: Cuando se generan los documentos Madurez: cuando cumplen 7 años Declive: Comienza cuando el cliente o proveedor ya no existe Muerte: Cuando se tiran a la papelera

• Creación: Cuando se crean los documentos Madurez: cuando cumplen 10 años Declive: Comienza cuando el cliente o proveedor ya no existe Muerte: Cuando se tiran a la papelera

El Código de Comercio

• al que todas las empresas están sujetas, establece la obligación de conservar ciertos documentos.

• al que todas las empresas están sujetas, aconseja conservar ciertos documentos.

• al que todas las empresas están sujetas, establece la obligación de conservar todos documentos.

• al que todas las empresas están sujetas, aconseja conservar ciertos documentos de RRHH solo

Si tenemos en cuenta el grado de centralización de la información los archivos son:

• + Archivo activo + Archivo semiactivo + Archivo definitivo

• + Archivo activo + Archivo descentralizado

  + Archivo mixto

• + Archivo centarlizado + Archivo semiactivo

  + Archivo mixto

• + Archivo centralizado + Archivo descentralizado + Archivo mixto

Atendiendo a la frecuencia con que se consulta la documentación los archivos son:

• Ø Archivo centralizado

  Ø Archivo descentralizado

  Ø Archivo mixto

• Ø Archivo Activo

  Ø Archivo descentralizado

  Ø Archivo mixto

• Ø Archivo activo

  Ø Archivo semiactivo

  Ø Archivo definitivo

• Ø Archivo activo

  Ø Archivo semiactivo

  Ø Archivo mixto

Archivo centralizado

• En este caso, la documentación se reparte entre diversas secciones y pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.

• Combina lo mejor de los sistemas descentralizado y mixto, para aprovechar las ventajas y evitar en lo posible los inconvenientes.

• La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde el que se atiende a los distintos departamentos

• Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha

Archivo descentralizado

• En este caso, la documentación se reparte entre diversas secciones y pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común.

• La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, el archivo central, desde el que se atiende a los distintos departamentos

• Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha.

• Para la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavía no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarla o porque sigue teniendo valor para la empresa