Flashcard Set on Document Classification and Archiving

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Qu'est-ce qu'un classement ?

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Le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des documents.

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Pourquoi est-il important de classer les documents ?

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C'est une obligation légale et une nécessité pour toute organisation.

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Quelle est la différence entre classement et rangement ?

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Le classement est l'organisation intellectuelle des documents, tandis que le rangement est l'opération matérielle de placement des documents.

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Quels sont les principaux avantages d'un classement rigoureux ?

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Garantir la transparence, améliorer l'efficacité de la gestion de l'information, faciliter la prise de décision, et assurer la protection de l'information sensible.

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Quand doit-on classer les documents ?

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Le classement peut intervenir à tout instant, dès la phase de production d'un document jusqu'à sa phase de conservation définitive.

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Comment choisir la méthode de classement ?

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Adapter la méthode aux méthodes de travail, se placer dans la perspective de la recherche, tenir compte des instructions de tri, et organiser logiquement les documents.

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Qu'est-ce que le RGPD ?

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Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) impose des exigences en matière de droit à l'oubli et limite la durée de conservation des données personnelles.

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Quels types de documents doivent être classés selon le RGPD ?

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Tous les documents contenant des données à caractère personnel, tels que contrats, documents RH, crédits, etc.

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Pourquoi est-il essentiel de classer les archives dès la production d'un document ?

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Plus le classement est assuré tôt, mieux les documents seront gérés et conservés efficacement.

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Quel outil est nécessaire pour organiser les documents et les séries ?

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Le plan de classement est nécessaire pour agencer et ordonner l'ensemble des documents.