Organizar AG Gobant

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura

Instrumentos Archivísticos

• PINAR, PGD, CCD, TRD

  Banco Terminológico

  Inventario Documental

  Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos – MRGDEA:

  Tablas de Control de Acceso

• Registro de los activos de información

  Índice de información clasificada y reservada

  Esquema de publicación de información.

• Estratégico

  Documental

  Tecnológico

  Cultural

• Fines de los archivos

  Importancia de los archivos.

  Institucionalidad e instrumentalidad.

  Responsabilidad:

  Dirección y coordinación de la función archivística

  Administración y acceso.

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Archivo de gestión

• Archivo Central

• Archivo General

• Archivo

Comité creado por el Decreto 1499 de 2017. En relación con la función archivística es un Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos, en cada una de las Entidades en las que se encuentran integrados

• Comité Institucional de Gestión y Desempeño

• Comité de Archivo

• Equipo Interdisciplinario de Gestión Documental

• Ninguna de las anteriores

Instrumento descriptivo en el cual se relacionan cada uno de los tipos documentales que conforman un mismo expediente

• Hoja de control

• Inbentario documental

• Testigo o referencia cruzada

• Rotulo de carpeta

Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de archivo

• Organización documental

• Clsaificación documental

• Ordenación documental

• Descripicón documental

Respeto del principio de procedencia, en el marco del proceso de organización documental, en las oficinas productoras al rotular las carpetas se debe registrar la denominación de la sección y subsección que esta registrada en la TRD y/o el CCD, así estén desactualizados en relación con la estructura orgánica que corresponda al periodo de los documentos que se organizan.

Opciones de respuesta

• Verdadero

• Falso