PEMELIHARAAN DAN JADWAL RETENSI ARSIP

Apa yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip?

• Proses pembuatan arsip baru

• Proses pemindahan arsip ke luar instansi

• Proses menjaga dan merawat arsip agar tetap dalam kondisi baik

• Proses memusnahkan arsip tidak terpakai

• Proses menyusun arsip berdasarkan abjad

Tujuan utama dari pemeliharaan arsip adalah...

• Agar arsip mudah dijual

• Supaya arsip bisa dibuang kapan saja

• Untuk menjaga keaslian dan keutuhan arsip

• Untuk mengurangi beban kerja petugas arsip

• Supaya arsip bisa ditinggalkan

Berikut ini yang termasuk dalam kegiatan pemeliharaan arsip adalah...

• Menyortir surat masuk
  

• Melaminasi arsip kertas yang rusak
  
  

• Mendistribusikan surat keluar
  
  

• Menerima dokumen baru

• Mengarsipkan dokumen digital

Faktor yang dapat merusak arsip kertas antara lain, kecuali...

• Kelembapan tinggi

• Sinar matahari langsung

• Hama seperti rayap

• Penyimpanan dalam rak tertutup
  
  

• Suhu ruangan yang tidak stabil

Bahan kimia yang sering digunakan untuk mencegah pertumbuhan jamur pada arsip adalah...

• Alkohol

• Pestisida

• Formalin

• Silika gel
  

• Lem kayu

Alat yang digunakan untuk menjaga kelembapan ruang penyimpanan arsip adalah...

• Dispenser

• Kipas angin

• Air purifier

• Dehumidifier
  
  

• Oven listrik

Pemeliharaan arsip digital dilakukan dengan cara...

• Menyimpannya di laci logam

• Menggandakannya ke dalam media penyimpanan cadangan
  
  

• Mencetak semua file menjadi hard copy

• Menyimpannya dalam folder tanpa nama

• Menghapusnya secara berkala

Yang bukan merupakan media penyimpanan untuk arsip digital adalah...

• Flashdisk

• CD/DVD

• Rak arsip

• Harddisk eksternal
  
  

• Cloud storage

Apa yang harus dilakukan terhadap arsip yang mulai rusak?

•  Dibuang segera

• Dimasukkan ke tempat baru

• Dipindahkan ke lemari kaca

• Dilakukan perawatan fisik dan digitalisasi

• Dicetak ulang

Mengapa perlu dilakukan pemeliharaan arsip secara berkala?

• Supaya ruangan arsip selalu penuh

• Agar arsip tetap rapi dan enak dipandang

• Untuk mendukung penataan dekorasi kantor

• Untuk menjamin ketersediaan informasi yang akurat dan utuh

• Supaya mudah dijadikan dokumen palsu