Pemfailan dalam Organisasi

Apakah yang dimaksudkan dengan pengkelasan sistem fail dalam organisasi?

Jelaskan bagaimana fail diklasifikasikan jika menggunakan nama individu. Berikan dua contoh.

Bagaimana cara pemfailan jika nama individu mempunyai gelaran? Sertakan satu contoh.

Answer explanation

1. Jika individu mempunyai gelaran, gelaran tersebut ditulis dalam kurungan selepas nama.
   Contoh:

   • Dr. Ahmad Albab Bin Junus → Ahmad Albab Junus, (Dr)

Senaraikan tiga contoh nama syarikat dan cara pemfailannya mengikut sistem abjad.

Answer explanation

1. Contoh nama syarikat dan cara pemfailannya:

   • Mahamad Trading Sdn. Bhd. → Mahamad

   • Mercu Gemilang Enterprise → Mercu Gemilang

Syarikat Gunasama Bhd. → Gunasama

Apakah perbezaan antara nama syarikat biasa dan syarikat perkongsian dalam pemfailan abjad?

Answer explanation

1. Syarikat biasa menggunakan nama dagangan, manakala syarikat perkongsian menggunakan dua atau lebih nama individu atau entiti, contohnya dengan “&” atau “Dan”.
   Contoh:

   • Boon & Associates → Boon & Associates

   • Ghazali Dan Anak-Anak Sdn. Bhd. → Ghazali Dan Anak-Anak

Berikan dua contoh nama syarikat dengan singkatan dan bagaimana ia difailkan.

Answer explanation

1. Contoh singkatan dan pemfailan:

   • BIMB → Bank Islam Malaysia Berhad

   • UUM → Universiti Utara Malaysia

Apakah kod pemfailan yang digunakan untuk Jabatan Sumber Manusia dan Jabatan Latihan?

Answer explanation

1. Kod pemfailan:

   • Jabatan Sumber Manusia → SM 0001

   • Jabatan Latihan → L 0001

Terangkan kaedah pemfailan mengikut geografi dan nyatakan satu kelebihannya.

Answer explanation

1. Pemfailan geografi adalah sistem yang menyusun dokumen mengikut lokasi seperti negeri, bandar atau kawasan.
   Kelebihan: Mudah bagi syarikat yang mempunyai banyak cawangan untuk mengurus rekod mengikut kawasan.

Nyatakan tiga jenis organisasi atau syarikat yang sesuai menggunakan sistem pemfailan geografi.

Answer explanation

1. Tiga jenis organisasi yang sesuai guna sistem geografi:

   • Syarikat pengangkutan

   • Syarikat pelancongan

   • Jabatan pemasaran

Jelaskan tiga keburukan sistem pemfailan mengikut geografi.

Answer explanation

1. Keburukan sistem geografi:

• Perlu tiga peringkat susunan (negeri, bandar, abjad)

• Memerlukan nama pelanggan atau tempat

• Menambah kos dan risiko kesilapan pengendalian