Quản lý dự án giai đoạn tiền khai trương

Trong giai đoạn tiền khai trương, việc lập sơ đồ tổ chức và mô tả công việc cho từng vị trí quản lý tại dự án giúp đạt được mục tiêu nào sau đây?

• Tối ưu hóa chi phí nhân sự và giảm số lượng tuyển dụng

• Đảm bảo minh bạch chức năng, tránh chồng chéo và vận hành đồng bộ ngay từ ngày đầu

• Giúp cư dân nắm rõ vai trò của nhân viên

• Tăng tốc độ bàn giao dự án cho chủ đầu tư

Vì sao giai đoạn "Pre-opening" được đánh giá là một trong những giai đoạn vất vả và quan trọng nhất với đơn vị vận hành?

• Vì đây là lúc phải làm việc với nhiều nhà thầu

• Vì có nhiều nhân sự nghỉ việc trong thời điểm này

• Vì chỉ khi chuẩn bị kỹ lưỡng, dự án mới vận hành suôn sẻ, giảm thiểu lỗi phát sinh sau khai trương

• Vì cần làm việc với cơ quan nhà nước để xin cấp phép

Khi kiểm tra và tiếp nhận hệ thống kỹ thuật tòa nhà, bước nào sau đây cần thực hiện trước?

• Tổ chức diễn tập PCCC

• Xây dựng sơ đồ thoát hiểm cư dân

• Gắn bảng tên phòng chức năng

• Kiểm tra defect và vận hành thử hệ thống

Một sai lầm phổ biến trong quá trình thiết lập quy trình quản lý vận hành tiền khai trương là:

• Sử dụng biểu mẫu tiêu chuẩn của các dự án trước đó

• Thiếu tham chiếu tới điều kiện thực tế và đặc thù thiết kế dự án mới

• Gửi quy trình để chủ đầu tư rà soát

• Chưa đào tạo cư dân

Nội dung nào sau đây cần được lưu ý để đưa vào Sổ tay cư dân/khách thuê khi xây dựng tài liệu ở giai đoạn tiền khai trương?

• Kế hoạch ngân sách hàng quý

• Quy định nội bộ của Ban quản lý

• Quyền và nghĩa vụ của cư dân, các dịch vụ tiện ích, kênh liên hệ khẩn cấp

• Bảng phân ca của nhân sự kỹ thuật

Công tác bàn giao và vận hành thử hệ thống kỹ thuật cần đạt điều kiện nào để được chấp thuận chính thức?

• Chủ đầu tư chỉ đạo bằng văn bản

• Phải có biên bản nghiệm thu - không lỗi kỹ thuật - hướng dẫn vận hành đầy đủ

• Ban quản lý chấp nhận bằng miệng

• Có hợp đồng bảo trì là đủ

Việc tiếp nhận bàn giao tài sản rời và tài sản gắn liền của Dự án cần lưu ý điều gì?

• Kiểm đếm kỹ, có danh mục, quy cách, số lượng rõ ràng

• Không cần lập danh mục vì nhà thầu sẽ gửi sau

• Chủ đầu tư bàn giao gì nhận cái đó, không cần kiểm đếm

• Giao nhận theo miệng để tiết kiệm thời gian

Một tiêu chí để lựa chọn nhà thầu phụ vận hành tốt trong giai đoạn pre-opening là:

• Giá thấp nhất trên thị trường

• Có sẵn nhân sự đang nhàn rỗi

• Phù hợp ngân sách, đúng yêu cầu chất lượng, và triển khai đúng tiến độ

• Là đối tác quen biết với kỹ sư trưởng

Để đảm bảo hạn chế rủi ro khi tiếp nhận tài sản từ chủ đầu tư, BQLTN cần làm gì

• Lập danh mục tài sản, tiến hành kiểm đếm thực tế

• Bàn giao cho đơn vị an ninh

• Kiểm kê định kỳ

• Tất cả các đáp án trên

Tình huống:

Dự án A chuẩn bị khai trương trong 2 tuần. Khi kiểm tra thực địa, bạn – người được phân công làm Junior PM – phát hiện hệ thống PCCC chưa được nghiệm thu, hồ sơ pháp lý còn thiếu biên bản bàn giao thiết bị cơ điện, và đội ngũ lễ tân chưa được đào tạo kỹ năng giao tiếp cư dân.

Câu hỏi:

Trong vai trò người phụ trách giai đoạn tiền khai trương, bạn sẽ lên kế hoạch xử lý tình huống này như thế nào?