Teste de ORGGE

Arquivos semi-ativos incluem documentos:

• De consulta diária
• De consulta periódica ou pouco frequente
• Antigos e obsoletos
• Totalmente desnecessários

Os arquivos bem organizados contribuem para:

• Mais tempo gasto em tarefas administrativas
• Redução de pessoal
• Melhoria da eficiência organizacional
• Exclusão de documentos físicos

Nos arquivos centralizados, a documentação:

• Está dividida por setores
• Encontra-se dispersa pela organização
• Está concentrada num único setor comum
• É armazenada em servidores online

Um arquivo descentralizado é típico de:

• Pequenas empresas
• Arquivos históricos
• Grandes empresas com arquivos por departamento
• Bibliotecas escolares

Os arquivos ativos contêm:

• Documentos desatualizados
• Documentos com pouca procura
• Documentos de uso corrente
• Correspondência eliminada

Arquivo inativo ou morto é:

• Usado para documentos em tramitação
• Arquivo apenas em formato digital
• De uso frequente e constante
• Composto por documentos de conservação obrigatória, mas de rara consulta

O sistema de arquivo suspenso utiliza:

• Estantes abertas
• Caixas de cartão
• Pastas que deslizam numa estrutura metálica
• Códigos alfanuméricos

Uma das principais funções do arquivo é:

• Substituir o correio eletrónico
• Ordenar e conservar a documentação
• Destruir documentos confidenciais
• Criação de legislação interna

Uma das condições a considerar na instalação do arquivo é:

• Iluminação direta e intensa
• Local com pouca ventilação
• Local acessível com possibilidade de expansão
• Proximidade de zonas húmidas

A higienização do local de arquivo implica:

• Trocar documentos de lugar diariamente
• Usar ambientadores industriais
• Limpeza regular e desinfestação periódica
• Eliminar documentos automaticamente