Importancia de un documento y foliación

¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor qué es un documento de archivo?

• A) Una imagen decorativa en una carpeta digital

• B) Un archivo compartido en redes sociales sin relación institucional

• C) Un documento que registra actividades formales de una entidad

• D) Un mensaje personal en una aplicación de mensajería

2. ¿Qué característica define al documento electrónico?

• A) Está escrito a mano y archivado en papel

• B) Solo contiene imágenes no

• C) Se crea, almacena o transmite a través de medios digitales

• D) Es exclusivo del gobierno

Según la Ley ___ __ ____ los documentos de archivo tienen como función principal Preservar la memoria institucional y apoyar la gestión administrativa

4. La Ley 1581 de 2012 regula principalmente

• A) El uso de redes sociales en el trabajo

• B) La estética de los documentos físicos

• C) La protección de los datos personales

• D) El diseño de sistemas de archivo físico

5¿Cuál es la razón principal por la cual solo se permite el uso de lápiz HB o B en el proceso de foliación?

• A. Porque es el tipo de lápiz más común y barato.

• B. Porque su trazo puede ser digitalizado más fácilmente por escáneres modernos.

• C. Porque su trazo es suave, no daña el papel y se puede borrar sin alterar el documento.

• D. Porque el Acuerdo 027 de 2006 exige el uso exclusivo de lápices HB para archivos históricos.

6 ¿Cuál es la diferencia principal entre un dato y la información?

• A) El dato es más largo que la información

• B) El dato es subjetivo, la información es objetiva

• C) El dato es un elemento aislado; la información es un conjunto organizado de datos

• D) No existe ninguna diferencia entre ambos

7 ¿Cuál de los siguientes pasos NO es obligatorio antes de iniciar la foliación documental?

• A. Clasificar los documentos según las Tablas de Retención Documental (TRD).

• B. Empastar el expediente para que no se pierdan hojas.

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• C. Depurar el expediente para eliminar duplicados y hojas en blanco innecesarias.

• D. Asegurar que los documentos estén ordenados correctamente

8.Según la normativa, ¿qué se debe hacer si se comete un error al escribir un número de folio?

• A. Usar corrector blanco para tapar el error y escribir encima.

• B. Arrancar la hoja y reemplazarla por una nueva.

• C. Tachar con una línea oblicua y continuar con la numeración correcta.

• D. Volver a empezar el expediente desde el número 1.

¿Cuál NO es una forma en que se representa un dato?

• a) Letra
  

• b) Número
  

• c) Documento

¿cual es la primera etapa del ciclo de un dato?

• a) Recolección

• b) Transformación

• c) Clasificación

• d) Decisión