Quiz sur les processus organisationnels

Qu'est-ce qu'un processus dans une organisation ?

• Une tâche unique réalisée par un salarié

• Une suite d'activités corrélées ou interactives transformant des éléments d'entrée en éléments de sortie

• Un logiciel de gestion

• Un projet temporaire

Answer explanation

✅ Bonne(s) réponse(s) :

B. Une suite d’activités corrélées ou interactives transformant des éléments d’entrée en éléments de sortie

ℹ️ Explication : Un processus est une suite d’activités corrélées transformant des éléments d’entrée en sortie.

La cartographie des processus permet de…

• Visualiser les interactions entre processus

• Identifier les dysfonctionnements

• Évaluer les compétences des salariés

• Classer les processus selon leur finalité

Answer explanation

✅ Bonne(s) réponse(s) : A, B, D

A. Visualiser les interactions entre processus

B. Identifier les dysfonctionnements

D. Classer les processus selon leur finalité

ℹ️ Explication :

Une cartographie des processus représente graphiquement les processus d’une organisation, leurs liens et enchaînements (ex. : processus de support, de réalisation, de pilotage).

Elle permet de visualiser, identifier les points d’amélioration et classer les processus.

Parmi les outils suivants, lesquels sont utilisés pour planifier des tâches ?

• Diagramme de Gantt

• Check-list

• Workflow

• Rétroplanning

Answer explanation

✅ Bonne(s) réponse(s) : A, D

A. Diagramme de Gantt

D. Rétroplanning

ℹ️ Explication : Le Gantt et le rétroplanning sont deux outils de planification reconnus.

La question portait sur les outils permettant de "planifier des tâches".

Rappel : Le workflow (ou flux de travail) désigne l'ensemble des étapes séquencées par lesquelles un travail ou un processus est réalisé. Il peut être représenté par un Gantt, un Kanban, une carte (ou cartographie) des processus, un diagramme des flux ou logigramme.

À quoi sert un tableau de bord administratif ?

• À gérer les horaires du personnel

• À archiver des documents

• À suivre et piloter des indicateurs de performance

• À planifier des congés

Answer explanation

✅ Bonne(s) réponse(s) : C

C. À suivre et piloter des indicateurs de performance

ℹ️ Explication : Un tableau de bord permet de suivre les indicateurs pour piloter l’activité.

🔹 Un tableau de bord, c’est un outil d’aide à la décision :
Il regroupe des indicateurs clés (chiffres, graphiques, seuils) pour piloter une activité, suivre des objectifs, repérer des écarts et agir.

🔹 Un tableau simple ou planning, c’est un outil de gestion opérationnelle :
Il sert à organiser les horaires, les congés, ou l’affectation des tâches, sans forcément analyser des résultats.

La dématérialisation des documents a pour principal objectif :

• D'augmenter le nombre de documents imprimés

• De sécuriser les échanges d'informations

• D'automatiser les processus RH

• De remplacer la communication orale

Answer explanation

✅ Bonne(s) réponse(s) : B

B. De sécuriser les échanges d’informations

ℹ️ Explication : La dématérialisation vise avant tout à sécuriser les informations.

🔍 Pourquoi l'objectif n'est pas "d'automatiser pas les processus RH?"

❌ Non, la dématérialisation ne vise pas spécifiquement à automatiser les processus RH.
✅ Son objectif principal est de transformer les documents papiers en documents numériques, pour faciliter, sécuriser et accélérer leur circulation.

Le RGPD impose notamment de :

• Réaliser une fiche de poste pour chaque salarié

• Nommer un délégué à la protection des données dans certaines structures

• Respecter la finalité de la collecte des données

• Obtenir le consentement de la personne concernée pour traiter ses données personnelles

Answer explanation

✅ Bonne(s) réponse(s) : B, C, D

B. Nommer un délégué à la protection des données dans certaines structures

C. Respecter la finalité de la collecte des données

D. Obtenir le consentement de la personne concernée pour traiter ses données personnelles

ℹ️ Explication complète :
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose plusieurs obligations aux organisations qui collectent ou traitent des données personnelles.
Les trois réponses correctes (B, C et D) sont bien des obligations réelles, mais elles ne s’appliquent pas toujours de la même façon selon le contexte :

• ✅ Nommer un délégué à la protection des données (DPO) :
  → Ce n’est obligatoire que dans certaines structures, par exemple :
  ▪️ les autorités publiques,
  ▪️ les entreprises traitant à grande échelle des données sensibles (santé, justice...),
  ▪️ ou réalisant un suivi régulier et systématique de personnes.
  ➡️ Donc pas obligatoire pour toutes les entreprises → “selon les cas”.

• ✅ Respecter la finalité de la collecte des données :
  → Obligation systématique. On ne peut pas utiliser les données pour autre chose que ce qui a été annoncé.

• ✅ Obtenir le consentement de la personne concernée :
  → Cela dépend aussi du contexte :
  ▪️ Le consentement est nécessaire dans de nombreux cas (ex : envoi de newsletters, collecte de données pour un jeu-concours).
  ▪️ Mais il existe d'autres bases légales possibles : exécution d’un contrat, obligation légale, intérêt légitime…
  ➡️ Donc là encore, c’est une obligation présente dans certains cas, mais pas systématiquement → “selon les cas”.