Quiz sobre la Organización de Archivos de Gestión

¿Qué es el ciclo vital del documento?

• Las etapas de la vida de un documento

• El tiempo que un documento pasa en la oficina

• La cantidad de documentos en un archivo

• El proceso de eliminación de documentos

¿Cuál es la primera fase del sistema de archivos?

• Archivo Central

• Archivo Temporal

• Archivo Histórico

• Archivo de Gestión

¿Qué son las Tablas de Retención Documental?

• Registros de documentos perdidos

• Instrumentos que guían la clasificación de documentos

• Documentos que no se pueden destruir

• Listados de documentos a eliminar

¿Qué se debe hacer antes de realizar una transferencia documental?

• Clasificar los documentos por fecha

• Enviar todos los documentos a la unidad de archivo

• Eliminar todos los documentos

• Preparar físicamente los documentos

¿Qué se entiende por eliminación documental?

• La transferencia de documentos a otro archivo

• La organización de documentos en carpetas

• La disposición final de documentos que ya no son necesarios

• La destrucción de documentos sin control

¿Cuál es un valor secundario de los documentos?

• Valor legal

• Valor cultural

• Valor fiscal

• Valor administrativo

¿Qué se debe evitar al manipular documentos?

• Usar lápiz para escribir

• Organizar los documentos en orden alfabético

• Utilizar carpetas no perforadas

• Comer o beber cerca de los documentos

¿Qué se requiere para las transferencias documentales?

• La eliminación de documentos antiguos

• La aprobación del director de la universidad

• La existencia de un Comité de Archivo

• La firma de todos los empleados

¿Qué es un acta de aprobación en el contexto de archivos?

• Un documento que valida la transferencia de archivos

• Un informe sobre la organización de archivos

• Un registro de documentos perdidos

• Un documento que autoriza la eliminación de archivos

¿Qué se debe hacer con los documentos que han cumplido su tiempo de retención?

• Conservarlos indefinidamente

• Eliminarlos o transferirlos

• Revisarlos cada año

• Archivar todos en el Archivo Histórico