Manejo de pedidos locales

¿Cuál es el objetivo del procedimiento de manejo de pedidos locales y regionales?

• Ingresar los pedidos Locales y Regionales en el sistema contable World Office de una forma correcta y ordenada.

• Establecer los pasos lógicos a seguir para la toma e ingreso de los pedidos Locales y Regionales.

• Establecer los pasos lógicos a seguir para la toma e ingreso de los pedidos Locales y Regionales en el sistema contable World Office.

• Registrar los pedidos Locales y Regionales, garantizando los despacho oportunos.

¿Cuál NO es una responsabilidad de la secretaria en el proceso de ingreso de pedidos?

• Recibir e ingresar los pedidos solicitados por los clientes con base en las llamadas de la ruta diaria y pedidos que llegan al correo electrónico, WhatsApp, en el sistema contable World Office.

• De no poder entregar un pedido, ya sea por inexistencia de referencias o por fuera de ruta, se debe llamar al cliente y consultarle si el pedido puede ser entregado en la fecha que la secretaria quiera .

• Informar cualquier novedad al director Contable durante el ingreso de los pedidos (cambio mano a mano).

• Reportar de manera inmediata cambios de horarios, direcciones, anulaciones, entre otros.

¿Qué debe hacer el analista de facturación si un pedido presenta una novedad durante su ingreso?

• Informar la novedad al director comercial

• Informar la novedad al director técnico

• Informar la novedad al director contable

• Informar la novedad al coordinador de despachos

¿Qué diferencia hay entre pedidos locales y pedidos regionales?

• Pedidos Locales: Se refiere a los pedidos despachados a puntos de clientes ubicados unicamente en Bogotá y se distribuyen utilizando las camionetas propias de Invar Serapis.

  Pedidos Regionales: Se refiere a los pedidos despachados a puntos de clientes ubicados en ciudades o municipios diferentes a la ciudad de Bogotá y municipios aledaños que son distribuidos por una transportadora externa.

• Pedidos Locales: Se refiere a los pedidos despachados a puntos de clientes ubicados en la zona metropolitana de Bogotá y pueblos aledaños, y se distribuyen utilizando las camionetas propias de Invar Serapis.

  Pedidos Regionales: Se refiere a los pedidos despachados a puntos de clientes ubicados en ciudades o municipios diferentes a la ciudad de Bogotá, y que son distribuidos por una transportadora externa.

• Pedidos Locales: Se refiere a los pedidos despachados a puntos de clientes ubicados en la zona metropolitana de Bogotá y pueblos aledaños, y se distribuyen utilizando las camionetas propias de Invar Serapis.

  Pedidos Regionales: Se refiere a los pedidos despachados a puntos de clientes ubicados en Medellin, cali y Barranquilla que son distribuidos por una transportadora externa.

• Pedidos Locales: Se refiere a los pedidos despachados a puntos de clientes ubicados en la zona metropolitana de Bogotá y pueblos aledaños, y se distribuyen mediante una transportadora externa.

  Pedidos Regionales: Se refiere a los pedidos despachados a puntos de clientes ubicados en ciudades o municipios diferentes a la ciudad de Bogotá, y que son distribuidos por los camiones de Invar Serapis

¿Cuáles son los horarios establecidos para el ingreso de pedidos locales?

• De 07:00 a 16:00

• De 09:00 a 17:00

• De 08:00 a 17:00

• De 09:00 a 16:00

¿Qué se debe hacer si un pedido local urgente es recibido después de las 16:00 horas?

• La secretaria deberá informar de inmediato a la Dirección Técnica y a la Dirección contable, con el fin de que se disponga del personal necesario para el alistamiento y la facturación de estos pedidos especiales.

• El Analista de Facturación deberá informar de inmediato a la Dirección Técnica y a la Dirección contable, con el fin de que se disponga del personal necesario para el alistamiento y la facturación de estos pedidos especiales.

• La secretaria deberá informar de inmediato al analista de facturación, con el fin de que se disponga del personal necesario para el alistamiento y la facturación de estos pedidos especiales.

• El Analista de Facturación deberá informar de inmediato a la Dirección Técnica, a la Dirección contable y a la secretaria con el fin de que se disponga del personal necesario para el alistamiento y la facturación de estos pedidos especiales.

¿Cuándo deben ingresarse los pedidos regionales en el sistema y qué procedimiento especial se sigue en la última semana del mes?

• Se ingresan en la mañana hasta las 12:00 y el procedimiento a seguir en la última semana es IS-IN-DC-FA-03 INSTRUCTIVO CREACIÓN DE PEDIDOS

• Se ingresan en la mañana hasta las 09:00 y el procedimiento a seguir en la última semana es IS-IN-DC-FA-03 INSTRUCTIVO CREACIÓN ARCHIVO PLANO

• Se ingresan en la mañana hasta las 12:00 y el procedimiento a seguir en la última semana es IS-IN-DC-FA-03 INSTRUCTIVO CREACIÓN ARCHIVO PLANO

• Se ingresan de 09:00 a 12:00 y el procedimiento a seguir en la última semana es IS-IN-DC-FA-03 INSTRUCTIVO CREACIÓN ARCHIVO PLANO

¿Cómo se manejan los pedidos fuera de ruta establecida?

• Los pedidos fuera de ruta recibidos con varios días de anticipación a la fecha de despacho, deben ser registrados en el IS-FO-DC-RE-01-01 RELACIÓN DE PEDIDOS PENDIENTES POR REGISTRAR y registrados en el sistema World Office el día previo a la fecha definida de despacho.

• Los pedidos fuera de ruta recibidos con varios días de anticipación a la fecha de despacho, deben ser registrados en el IS-FO-DC-RE-01-01 RELACIÓN DE PEDIDOS LOCALES.

• Los pedidos fuera de ruta recibidos con varios días de anticipación a la fecha de despacho, deben ser registrados en el sistema World Office el día previo a la fecha definida de despacho.

• Los pedidos fuera de ruta recibidos con varios días de anticipación a la fecha de despacho, deben ser despachado de manera inmediata.

¿Qué pasos se deben seguir para los pedidos solicitados con pago de contado y transferencia?

• Pedidos locales con pago de contado la secretaria realizando las llamadas telefónicas se recomienda al cliente que debe contar con el dinero en efectivo y aclarar la opción de pago con código QR a la llegada del pedido y para los pedidos con pago por transferencia la secretaria realizando las llamadas telefónicas a los clientes que se encuentran el Anexo 2 listado de clientes con transferencia y siguiendo de acuerdo al ANEXO 1 RUTA DIARIA LUNES A VIERNES dos (2) días antes del despacho de acuerdo a la ruta diaria, dejando la observación “NO DESPACHAR HASTA CONFIRMACIÓN DE PAGO”. A su vez el Auxiliar de Facturación genera el documento contable y envía correo electrónico al cliente confirmando el valor total, especificando que este pedido será despachado confirmado el pago.

• Pedidos locales con pago de contado la secretaria realizando las llamadas telefónicas se recomienda al cliente que debe contar con el dinero en efectivo y aclarar la opción de pago con código QR a la llegada del pedido y para los pedidos con pago por transferencia la secretaria realizando las llamadas telefónicas a los clientes que se encuentran el Anexo 2 listado de clientes con transferencia y siguiendo de acuerdo al ANEXO 1 RUTA DIARIA LUNES A VIERNES un (1) días antes del despacho de acuerdo a la ruta diaria, dejando la observación “NO DESPACHAR HASTA CONFIRMACIÓN DE PAGO”. A su vez el Auxiliar de Facturación genera el documento contable y envía correo electrónico al cliente confirmando el valor total, especificando que este pedido será despachado confirmado el pago.

• Pedidos locales con pago de contado la secretaria realizando las llamadas telefónicas se recomienda al cliente que debe contar con el dinero en efectivo y aclarar la opción de pago con código QR a la llegada del pedido y para los pedidos con pago por transferencia la secretaria realizando las llamadas telefónicas a los clientes . A su vez el Auxiliar de Facturación genera el documento contable y envía correo electrónico al cliente confirmando el valor total, especificando que este pedido será despachado confirmado el pago.

• Pedidos locales con pago de contado la secretaria realizando las llamadas telefónicas se recomienda al cliente que debe contar con el dinero en efectivo y para los pedidos con pago por transferencia la secretaria realizando las llamadas telefónicas a los clientes que se encuentran el Anexo 2 listado de clientes con transferencia y siguiendo de acuerdo al ANEXO 1 RUTA DIARIA LUNES A VIERNES dos (2) días antes del despacho de acuerdo a la ruta diaria, dejando la observación “NO DESPACHAR HASTA CONFIRMACIÓN DE PAGO”. A su vez el Auxiliar de Facturación genera el documento contable y envía correo electrónico al cliente confirmando el valor total, especificando que este pedido será despachado confirmado el pago.

¿Cómo se gestionan las órdenes de compra y qué debe hacer el analista de facturación en caso de inconsistencias en los valores?

• Recibidas las órdenes de compra, un día despúés, la Secretaria o el analista de Facturación verifica la presentación y cantidades solicitadas en todas las sucursales locales y regionales de acuerdo al cliente y embalajes de los productos. Si el resultado es conforme, procede a la digitación de pedidos en el sistema World Office de acuerdo al día de ruta establecida, en caso inconsistencias en los valores,el analista de facturación se debe comunicar directamente con el encargado por parte del cliente para gestionar dicha corrección.

   

• Recibidas las órdenes de compra , inmediatamente, la Secretaria o el analista de Facturación verifica la presentación y cantidades solicitadas en todas las sucursales locales y regionales de acuerdo al cliente y embalajes de los productos. Si el resultado es conforme, procede a la digitación de pedidos en el sistema World Office de acuerdo al día de ruta establecida, en caso inconsistencias en los valores,el analista de facturación se debe comunicar directamente con el encargado por parte del cliente para gestionar dicha corrección.

• Recibidas las órdenes de compra, inmediatamente, la Secretaria o el analista de Facturación verifica la presentación y cantidades solicitadas en todas las sucursales locales y embalajes de los productos. Si el resultado es conforme, procede a la digitación de pedidos en el sistema World Office de acuerdo al día de ruta establecida, en caso inconsistencias en los valores,el analista de facturación se debe comunicar directamente con el encargado por parte del cliente para gestionar dicha corrección.

• Recibidas las órdenes de compra o documento equivalente por el cliente, inmediatamente, la Secretaria o el analista de Facturación verifica la presentación y cantidades solicitadas en todas las sucursales locales y regionales de acuerdo al cliente y embalajes de los productos. Si el resultado es conforme, procede a la digitación de pedidos en el sistema World Office de acuerdo al día de ruta establecida, en caso inconsistencias en los valores,el analista de facturación se debe comunicar directamente con el director contable.