Quiz Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran

Dokumen yang berkaitan dengan sebuah peristiwa yang terjadi pada masa lalu disebut dengan...

• Dokumen Pribadi

• Dokumen Niaga

• Dokumen Sejarah

• Dokumen Pemerintah

• Dokumen Literer

Pengelolaan dokumen yang terpusat pada satu unit khusus disebut metode

• Sentralisasi

• Desentralisasi

• Gabungan

• Statis

• Dinamis

Salah satu jenis tempat penyimpanan arsip aktif yang terbuat dari logam atau besi dan dapat digerakkan secara memutar sehingga memudahkan karyawan/pekerja ketika menempatkan atau mencari dokumen disebut….

• Filling Cabinet

• Lemari Arsip

• Rak Arsip

• Rotary Filling Cabinet

• Ordner

Dibawah ini yang bukan merupakan kelemahan penyimpanan dokumen digital yaitu

• Membutuhkan kompetensi khusus untuk bisa mengaksesnya

• Membutuhkan jaringan internet

• Membutuhkan sistem keamanan mutakhir agar terhindar dari pencurian atau peretasan data

• Membutuhkan perangkat tambahan dalam pengelolaan data

• Menghemat penggunaan ruang dan perlengkapan seperti kertas, tinta dan material lain yang biasanya digunakan untuk membuat dokumen fisik sehingga ramah lingkungan

Proses mengubah dokumen dari bentuk fisik manjadi soft file yaitu menggunakan mesin..

• Faximile

• Scanner

• Printer

• Fotocopy

• Mesin Penghancur Kertas

PT Nusantara Jaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman. Suatu hari, seorang pelanggan bernama Siti menghubungi layanan pelanggan karena paket yang dipesannya tidak sampai tepat waktu. Petugas layanan pelanggan, Amir, menerima keluhan tersebut. Amir menemukan bahwa keterlambatan terjadi karena masalah teknis di gudang. Siti terlihat sangat kecewa dan meminta solusi segera. Sebagai petugas layanan pelanggan yang baik, apa langkah terbaik yang seharusnya dilakukan Amir?

• Meminta maaf kepada Siti, menjelaskan penyebab keterlambatan, dan menawarkan pengiriman ulang secara gratis.

• Meminta Siti untuk bersabar tanpa memberikan penjelasan lebih lanjut.

• Menyampaikan bahwa masalah ini adalah tanggung jawab pihak gudang dan meminta Siti untuk menghubungi mereka langsung.

• Mengabaikan keluhan Siti karena itu adalah hal yang biasa terjadi.

• Meminta Siti untuk membuat laporan tertulis dan menunggu hingga masalah selesai.

Perusahaan X baru saja meluncurkan aplikasi layanan pelanggan berbasis digital untuk mempermudah komunikasi dengan pelanggan. Namun, beberapa pelanggan mengeluhkan bahwa aplikasi tersebut sering mengalami gangguan dan sulit digunakan. Salah seorang pelanggan memberikan ulasan buruk di media sosial, yang langsung menarik perhatian publik. Bagaimana perusahaan sebaiknya merespons masalah ini untuk menjaga citra perusahaan?

• Menghapus komentar negatif pelanggan di media sosial agar tidak dilihat oleh orang lain.

• Membiarkan keluhan tersebut tanpa respons karena aplikasi masih dalam tahap uji coba.

• Menanggapi ulasan dengan meminta maaf dan menjelaskan langkah perbaikan yang akan dilakukan.

• Meminta pelanggan untuk menghapus komentar tersebut dengan janji memberikan kompensasi.

• Menutup sementara aplikasi tanpa memberi tahu pelanggan dan mengembangkan versi baru.

Rina adalah seorang resepsionis di sebuah perusahaan konsultan. Suatu pagi, seorang klien penting datang untuk bertemu dengan manajer. Namun, manajer sedang dalam perjalanan dan belum sampai di kantor. Klien tersebut tampak gelisah karena merasa waktunya terbuang sia-sia. Apa tindakan terbaik yang dapat dilakukan Rina dalam situasi ini untuk memberikan pelayanan prima?

• Menyuruh klien menunggu tanpa memberikan penjelasan lebih lanjut.

• Mengabaikan keluhan klien karena bukan tanggung jawabnya.

• Menyampaikan permintaan maaf kepada klien, menawarkan tempat yang nyaman, dan memberikan informasi perkiraan waktu kedatangan manajer.

• Meminta klien untuk datang kembali lain waktu tanpa berusaha memberikan solusi.

• Menyuruh klien untuk menghubungi manajer langsung melalui telepon.

Dalam sebuah rapat internal, perusahaan Y membahas banyaknya komplain pelanggan terkait lambatnya respons layanan pelanggan melalui email. Analisis menunjukkan bahwa para staf tidak memiliki prosedur kerja yang jelas dalam menangani email masuk. Akibatnya, pelanggan sering harus menunggu lama untuk mendapatkan jawaban. Apa langkah strategis yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi masalah ini?

• Menambah jumlah staf layanan pelanggan tanpa mengubah sistem kerja.

• Menerapkan prosedur kerja yang mengatur waktu respons maksimal untuk setiap email.

• Meminta pelanggan untuk hanya menggunakan media lain seperti telepon.

• Membiarkan masalah ini terjadi karena sebagian besar pelanggan akhirnya akan mengerti.

• Mengurangi jumlah email yang diterima dengan menutup beberapa saluran komunikasi.

Sebuah perusahaan logistik ingin meningkatkan kualitas pelayanan prima kepada pelanggan. Dalam survei yang dilakukan, ditemukan bahwa pelanggan mengharapkan layanan yang lebih cepat, petugas yang ramah, serta informasi yang akurat terkait status pengiriman barang. Namun, saat ini, beberapa staf belum memahami pentingnya pelayanan prima dan masih bekerja secara tidak konsisten. Apa yang sebaiknya dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pelayanan prima?

• Memberikan pelatihan khusus kepada staf tentang teknik pelayanan prima dan etika kerja.

• Menyewa pihak eksternal untuk mengambil alih layanan pelanggan.

• Memberikan sanksi tegas kepada staf yang tidak bekerja sesuai standar.

• Membiarkan staf bekerja sesuai dengan cara mereka masing-masing.

• Menutup layanan pelanggan sementara untuk evaluasi internal.