Latihan UTS

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumen diartikan sebagai…

• File gambar dan video yang diunggah secara online

• Kumpulan data digital yang hanya bisa diakses melalui komputer

• Surat tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan

• Catatan lisan yang disampaikan dalam rapat

Salah satu syarat agar suatu benda dapat disebut dokumen adalah harus…

• Hanya tersedia dalam bentuk cetak

• Tidak memiliki tujuan komunikasi

• Dibuat oleh instansi pemerintah

• Memiliki wujud fisik atau representasi digital

Fungsi umum dokumen antara lain…

• Menjadi sarana hiburan semata

• Menyediakan informasi dan sebagai alat bukti

• Hanya sebagai media penyimpanan data

• Digunakan untuk promosi produk

Perbedaan mendasar antara dokumen dan dokumentasi adalah bahwa dokumen merupakan…

• Rekaman suara, sedangkan dokumentasi adalah teks

• Hasil cetak, sedangkan dokumentasi hanya berupa file digital

• Kumpulan gambar, sedangkan dokumentasi adalah video

• Objek atau materi bukti, sedangkan dokumentasi adalah proses pengumpulan dan penyajian informasi

Sebuah perusahaan memiliki banyak dokumen penting yang harus disimpan dengan aman. Namun, setelah beberapa bulan, beberapa dokumen penting hilang dan sulit ditemukan karena tidak ada indeks pencatatan yang jelas. Sistem penyimpanan dokumen yang paling tepat untuk digunakan adalah…

• Sistem nomor (numeric filing system)

• Sistem abjad (alphabetical filing system)

• Sistem tanggal (chronological filing system)

• Sistem perihal (subject filing system)

Salah satu ciri-ciri dokumen yang baik adalah harus…

• Dibatasi hanya untuk penggunaan internal

• Tidak perlu diperbaharui

• Tidak memiliki format baku

• Mengomunikasikan informasi secara jelas kepada yang membutuhkan

Sistem pencatatan dokumen dengan buku agenda tunggal biasanya memuat kolom…

• Hanya isi surat dan keterangan

• Nomor, tanggal, surat dari/kepada, isi ringkas, kode, dan keterangan

• Nomor dan alamat pengirim

• Hanya nomor dan tanggal

Dalam sistem pencatatan menggunakan kartu kendali, lembar kedua berfungsi sebagai…

• Arsip permanen

• Media distribusi kepada pelanggan

• Bukti bahwa surat sudah diteruskan kepada pelaksana

• Catatan surat masuk saja

Pak Budi adalah seorang staf administrasi yang menerima email berisi perintah transfer dana dari seorang atasan. Setelah diperiksa, alamat email tersebut mencurigakan. Apa yang sebaiknya dilakukan Pak Budi?

• Segera melakukan transfer dana sesuai permintaan

• Mengabaikan email tersebut dan langsung menghapusnya

• Membalas email tersebut untuk meminta klarifikasi lebih lanjut

• Melaporkan kepada bagian IT atau pimpinan untuk memastikan keabsahan email sebelum bertindak

Berdasarkan standar penanganan dokumen, penggunaan buku agenda atau kartu kendali penting karena…

• Menambah kesan formalitas tanpa manfaat praktis

• Mempermudah pelacakan, verifikasi, dan validasi dokumen

• Mengurangi jumlah dokumen yang harus diarsipkan

• Hanya untuk memenuhi persyaratan administrasi