PEMFAILAN 1

Apakah tujuan utama sistem fail?

• Menghapuskan semua dokumen

• Menyimpan dokumen secara rawak

• Menyusun dokumen tanpa kaedah

• Memberi maklumat yang betul kepada orang yang memerlukan

Answer explanation

Tujuan utama sistem fail adalah untuk memberi maklumat yang betul kepada orang yang memerlukan. Ini memastikan dokumen disimpan dan diakses dengan cara yang teratur dan efisien.

Apakah ciri-ciri sistem fail yang baik?

• Tidak memerlukan pengendalian

• Sukar untuk diakses

• Mempunyai banyak dokumen tidak teratur

• Mudah dicari dan diperolehi

Answer explanation

Sistem fail yang baik harus mudah dicari dan diperolehi, memudahkan pengguna untuk mengakses maklumat dengan cepat. Pilihan lain menunjukkan ciri negatif yang tidak sesuai untuk sistem fail yang efisien.

Apakah jenis fail yang digunakan untuk menyimpan dokumen besar?

• Fail Peribadi

• Fail Biasa

• Fail Mendatar

• Fail Sementara

Answer explanation

Fail Mendatar adalah jenis fail yang sesuai untuk menyimpan dokumen besar kerana ia membolehkan penyimpanan data dalam format yang lebih teratur dan mudah diakses berbanding jenis fail lain.

Apakah kaedah penyimpanan maklumat yang menggunakan teknologi komputer?

• Penyimpanan sementara

• Penyimpanan kertas

• Penyimpanan manual

• Penyimpanan elektronik

Answer explanation

Penyimpanan elektronik adalah kaedah penyimpanan maklumat yang menggunakan teknologi komputer, berbeza dengan penyimpanan sementara, kertas, dan manual yang tidak melibatkan teknologi digital.

Apakah yang dimaksudkan dengan metadata?

• Data yang tidak boleh diakses

• Data yang tidak penting

• Data tentang data

• Data yang tidak teratur

Answer explanation

Metadata merujuk kepada 'data tentang data', yang memberikan konteks dan informasi tambahan mengenai data utama. Ini membantu dalam pengorganisasian dan pengelolaan data dengan lebih efektif.

Apakah satu daripada kaedah pemfailan?

• Pemfailan berdasarkan bentuk

• Pemfailan berdasarkan warna

• Pemfailan berdasarkan subjek

• Pemfailan berdasarkan saiz

Answer explanation

Pemfailan berdasarkan subjek adalah kaedah yang mengelompokkan dokumen mengikut tema atau topik tertentu, menjadikannya lebih mudah dicari dan diurus. Pilihan lain seperti warna atau saiz tidak sesuai untuk pemfailan yang sistematik.

Apakah peringkat keselamatan fail yang paling tinggi?

• Peringkat Terhad

• Peringkat Sulit

• Peringkat Rahsia

• Peringkat Rahsia Besar

Answer explanation

Peringkat Rahsia Besar adalah peringkat keselamatan fail yang paling tinggi, memberikan perlindungan maksimum terhadap maklumat sensitif berbanding peringkat lain seperti Peringkat Rahsia dan Peringkat Sulit.

Apakah ciri keselamatan yang perlu ada di bilik fail?

• Rak yang tidak teratur

• Cahaya lampu yang terang

• Bilik fail tidak perlu dikunci

• Bilik fail sentiasa terbuka

Answer explanation

Cahaya lampu yang terang adalah penting untuk keselamatan di bilik fail, kerana ia membantu memastikan semua dokumen dan peralatan dapat dilihat dengan jelas, mengurangkan risiko kemalangan dan kehilangan dokumen.

Apakah jenis fail yang terhad kepada dokumen peribadi kakitangan?

• Fail Mendatar

• Fail Sementara

• Fail Peribadi

• Fail Biasa

Answer explanation

Fail Peribadi adalah jenis fail yang khusus untuk menyimpan dokumen peribadi kakitangan, menjadikannya pilihan yang tepat untuk soalan ini. Fail lain seperti Fail Mendatar dan Fail Sementara tidak terhad kepada dokumen peribadi.

Apakah kebaikan menggunakan fail pusat?

• Dokumen tidak perlu disimpan

• Pengawasan dan pengelolaan lebih berkesan

• Semua fail disimpan secara rawak

• Dokumen tidak dapat diakses

Answer explanation

Menggunakan fail pusat membolehkan pengawasan dan pengelolaan yang lebih berkesan, kerana semua dokumen disimpan di satu lokasi, memudahkan akses dan pengurusan berbanding penyimpanan rawak.