Interesados

Un director de proyectos ha identificado a las partes interesadas para un proyecto de desarrollo de software: el equipo de ventas serán los usuarios principales de la nueva aplicación de software; el departamento de TI será responsable de implementar y mantener la nueva aplicación de software; y el patrocinador del proyecto es el ejecutivo que es responsable de aprobar el proyecto y proporcionar la financiación. El director de proyectos está en la fase de planificación del proyecto y debe involucrar a las partes interesadas.

¿Qué es lo más importante que debe hacer el director de proyectos para generar un entendimiento compartido? (SH)

• Hacer una reunión de kick-off con todas las partes interesadas.

• Crear un registro de partes interesadas y un plan de comunicación.

• Identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

• Documentar las preocupaciones y los riesgos de las partes interesadas.

Answer explanation

Lo más importante que debe hacer el director de proyectos para generar un entendimiento compartido es identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Esto ayudará al director de proyectos a comprender qué quieren las partes interesadas del proyecto y cómo se verán afectadas por él. Una vez que el director de proyectos comprende las necesidades y expectativas de las partes interesadas, puede desarrollar un plan de proyecto que satisfaga sus necesidades y minimice sus riesgos.

Las otras opciones de respuesta son incorrectas. La reunión de kick-off es una oportunidad para presentar el proyecto a las partes interesadas y obtener sus aportes, pero no es la única forma de involucrarlas. El registro de partes interesadas y el plan de comunicación ayudarán al director de proyectos a realizar un seguimiento de las partes interesadas y comunicarse con ellas, pero no son la única forma de generar un entendimiento compartido. Documentar las preocupaciones y los riesgos de las partes interesadas ayudará al director de proyectos a gestionar sus riesgos, pero no es lo más importante.

Un director de proyecto acaba de completar la fase de iniciación de un proyecto y necesita identificar y analizar a las partes interesadas. El acta de constitución del proyecto se centró únicamente en la aprobación del alcance y el presupuesto.

¿Qué debe hacer el director de proyecto para identificar a las partes interesadas? (SH)

• Revisar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores.

• Revisar la acta de constitución del proyecto.

• Realizar una sesión de lluvia de ideas con el equipo del proyecto.

• Revisar el organigrama.

Answer explanation

El director del proyecto debe revisar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores, lo que puede ayudar a identificar a las partes interesadas que han participado en proyectos similares y que pueden tener un interés personal en el proyecto actual.

Las otras opciones de respuesta son incorrectas. El acta de constitución del proyecto no menciona específicamente a las partes interesadas; es posible que el equipo del proyecto no comprenda completamente el alcance y los objetivos del proyecto; y no todas las partes interesadas están incluidas en el organigrama.

Estás gestionando un proyecto complejo con un gran número de partes interesadas. Decidiste utilizar el modelo de prominencia para identificar y agrupar a las partes interesadas más importantes en función de su poder, urgencia y legitimidad.

¿Cuál de los siguientes aspectos es el más importante en este caso? (SH)

• Dominante

• Dependiente

• Exigente

• Definitivo

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En el modelo de Prominencia, el grupo Definitivo contiene a los interesados ​​que tienen poder, urgencia y legitimidad.

Un director de proyecto está trabajando en un proyecto complejo que tiene un impacto ambiental muy alto. El proyecto fue aprobado por la PMO de la organización y ahora se encuentra en la fase de planificación. El patrocinador del proyecto proporcionó al director de proyecto una lista de todas las partes interesadas del proyecto.

¿Cuál será la próxima actividad en el plan de gestión de partes interesadas? (SH)

• Analizar

• Monitorear

• Involucrar

• Identificar

Answer explanation

En las etapas de planificación, ejecución y seguimiento, se realiza una evaluación y un "análisis" continuos de las partes interesadas, tanto internas como externas.

El patrocinador proporcionó una lista de todas las partes interesadas, por lo que "Identificar" es incorrecto. Antes de "involucrar" y "seguir" a las partes interesadas, el director del proyecto debe realizar un análisis de las partes interesadas para comprender su influencia e impacto en el proyecto.

Durante una reunión de kick-off, el patrocinador informa al equipo del proyecto que no puede asistir a ninguna reunión durante la primera mitad del proyecto. El patrocinador desea asignar un reemplazo.

¿Qué debería hacer el director del proyecto?

• Solicitar que el reemplazo tenga una influencia sustancial y autoridad para tomar decisiones.

• Programar una reunión con el patrocinador del reemplazo lo antes posible para analizar la próxima agenda.

• Solicitar la atención total del patrocinador y escalar este problema a la oficina de gestión de proyectos (PMO).

• Analizar el impacto del cambio y trabajar con el patrocinador para identificar un reemplazo adecuado.

Answer explanation

El director del proyecto debe analizar el impacto del cambio y trabajar con el patrocinador para identificar un reemplazo adecuado que pueda asistir a las reuniones del proyecto y brindar el apoyo necesario. El director del proyecto también debe evaluar las posibles consecuencias de la ausencia del patrocinador, como demoras, brechas de comunicación, menor participación, etc. Este es el enfoque más integral y proactivo para abordar la situación y, al mismo tiempo, mantener una comunicación y colaboración efectivas. Es importante que el director del proyecto mantenga una comunicación abierta con el patrocinador y el reemplazo para asegurarse de que el proyecto esté encaminado y que cualquier problema se aborde de manera oportuna.

Las otras opciones no son las formas más integrales y proactivas de abordar la situación.

Un reemplazo con una influencia sustancial y autoridad para tomar decisiones puede ser útil, pero simplemente solicitar estas características ignora otras características que pueden ser necesarias para el rol. Esta opción también depende de que el patrocinador elija al reemplazo con poca participación o conocimiento del equipo del proyecto. También es importante que el director del proyecto analice el impacto del cambio para identificar los posibles impactos en el proyecto.

Una vez que se ha identificado al nuevo patrocinador, es una buena idea reunirse con él, pero limitar la reunión a discutir la agenda no es lo suficientemente exhaustivo. Esta opción no es proactiva e implica que el director del proyecto ignora los posibles impactos y simplemente espera hasta que se seleccione un reemplazo. Esto podría afectar negativamente al proyecto de muchas maneras.

Solicitar la atención total del patrocinador no es el enfoque más adecuado y puede no ser factible. La escalada puede ser prematura e innecesaria.

Durante una reunión retrospectiva, los miembros del equipo muestran desinterés y afirman que están repitiendo las mismas ideas una y otra vez.

¿Cómo puede el director de proyectos manejar mejor esta situación? (SH)

• Pedir a los miembros del equipo que presten más atención a la sesión, incluso si creen que saben lo que viene a continuación.

• Pedir a los miembros del equipo que den su opinión, incluso si es la misma que la de otros miembros del equipo, para enfatizar sus puntos.

• Animar a los miembros del equipo a que den una mejor opinión, ya que ya conocen las preguntas.

• Animar al equipo a que aporte ideas para mejorar el proceso y apoyar los cambios en función de la opinión recibida.

Answer explanation

Incentive al equipo a que aporte ideas para mejorar el proceso y apoye los cambios en función de los comentarios recibidos.

Lo mejor es alentar al equipo a que identifique y analice posibles mejoras del proceso. Las reuniones retrospectivas son fundamentales en el aprendizaje centrado en el proceso (como Disciplined Agile Delivery -DAD) al promover la adopción de retrospectivas en las que el equipo identifica explícitamente posibles mejoras del proceso, una estrategia ágil común y un seguimiento continuo de esas mejoras.

Incentivar a los miembros del equipo a que proporcionen mejores comentarios supone que su retroalimentación no ha sido valiosa y puede desalentar la participación futura y aumentar la desconexión.

Pedir a los miembros del equipo que presten más atención implica que no están prestando atención y no los alienta a hacerlo.

Pedir a los miembros del equipo que proporcionen su retroalimentación, independientemente de si otros miembros del equipo ya lo han hecho, puede hacer perder tiempo y, si están de acuerdo, deben hacerlo saber. Pueden ampliar la retroalimentación de otro miembro del equipo si sienten la necesidad de hacerlo. Esta repetición fue el origen de la desconexión.

El PM está gestionando un nuevo proyecto para el desarrollo de una página web para un cliente. Ni el equipo del proyecto, ni el cliente tiene experiencia en el tipo de desarrollo a realizar. El plazo es extremadamente agresivo. Cualquier retraso será costoso tanto para la empresa del PM como para el cliente. El Patrocinador ha aprobado el project charter y el plan de dirección del proyecto. El personal del cliente se ha mantenido informado del avance a través de reportes de estado y reuniones regulares. El proyecto está dentro del cronograma y presupuesto. De repente el PM escucha que el proyecto se puede cancelar porque el producto desarrollado es totalmente inaceptable. ¿Cuál es la causa más probable de esta situación?

• El Patrocinador falló en brindar el soporte adecuado al proyecto.

• Un interesado clave no fue involucrado adecuadamente en el proyecto.

• Las comunicaciones fueron inadecuadas y no entregaron la información requerida a los interesados.

• El project charter y el plan de dirección del proyecto no fueron explicados en detalle o revisados adecuadamente por el cliente.

Answer explanation

Un ejecutivo de alto nivel puede finalizar un proyecto si no está satisfecho con los resultados. Es crítico asegurar que todos los tomadores de decisión han sido identificados e involucrados temprano en un proyecto, de modo que se puedan gestionar sus requerimientos y preocupaciones.

Un PM está planeando un proyecto para desarrollar un producto que está diseñado para individuos de todas las edades en el mundo. Por la diversidad de los interesados, está agrupándolos en categorías, para facilitar el desarrollo de estrategias efectivas de involucramiento de los interesados. Junto con las categorización de interesados está haciendo buen uso de:

• 
  Plan de gestión de beneficios, grupos focales, y una matriz poder/interés.

• Una matriz poder/interés, un cubo de interesados y un modelo de prominencia.

• Una estructura de desglose de recursos, priorización y análisis de decisión multicriterio.

• Un modelo de prominencia, una matriz de trazabilidad y priorización.

Answer explanation

La opción que incluye la matriz de poder/interés, el cubo de partes interesadas y el modelo de prominencia es la única en la que todos los componentes son formas de organizar datos sobre los grupos de partes interesadas, lo que ayuda al gerente del proyecto y al equipo a planificar cómo involucrar a las partes interesadas de manera efectiva.