Prosedur Penggunaan Arsip

Apa yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip?

• Sistem distribusi dokumen
• Sistem pencatatan dokumen
• Sistem penyimpanan dan penemuan kembali dokumen
• Sistem penghapusan dokumen
• Sistem pengumpulan dokumen

Langkah pertama dalam prosedur penyimpanan arsip adalah…

• Mengindeks
• Mengkode
• Menyortir
• Memeriksa
• Menempatkan

Tujuan dari proses pengindeksan adalah…

• Menghapus dokumen yang tidak relevan
• Menentukan kode penyimpanan
• Menemukan kata tangkap untuk penyimpanan
• Membuat laporan arsip
• Menyortir dokumen sebelum disimpan

Dalam sistem abjad, penataan file dibantu oleh…

• Kartu indeks
• Label dan rak
• Guide dan folder
• Alat sortir
• Kode dan kartu indeks

Kelemahan sistem penyimpanan abjad adalah…

• Memakan biaya tinggi
• Membutuhkan banyak folder
• Sulit mengubah alfabet dalam surat
• Tidak cocok untuk dokumen kompleks
• Membutuhkan banyak peralatan

Pengertian sistem penyimpanan berdasarkan tanggal adalah…

• Penyimpanan dokumen berdasarkan alur kerja
• Penyimpanan dokumen berdasarkan waktu tertentu
• Penyimpanan dokumen berdasarkan nama pengirim
• Penyimpanan dokumen berdasarkan wilayah
• Penyimpanan dokumen berdasarkan isi dokumen

Sistem tanggal cocok digunakan untuk…

• Organisasi besar
• Perusahaan kecil
• Sekolah
• Arsip nasional
• Organisasi internasional

Kelemahan utama sistem tanggal adalah…

• Membutuhkan banyak alat bantu
• Orang sering lupa tanggal surat
• Tidak cocok untuk dokumen beraneka ragam
• Tidak memerlukan pengindeksan
• Sulit menentukan klasifikasi

Dalam sistem subjek, dokumen dikelompokkan berdasarkan…

• Nama pengirim
• Tanggal surat
• Subjek atau pokok masalah
• Nomor arsip
• Wilayah dokumen

Kelebihan sistem subjek adalah…

• Cocok untuk semua jenis dokumen
• Mudah dikembangkan dengan judul tak terbatas
• Tidak memerlukan kode tambahan
• Tidak membutuhkan folder khusus
• Mudah digunakan oleh semua pengguna