CEMILAN P3K TEKNIS 05-02-2025

Sebuah instansi pemerintah sedang mengembangkan aplikasi layanan operasional baru untuk mempermudah pengelolaan anggaran, pelaporan, dan pemantauan program kerja. Namun, selama proses implementasi, ditemukan bahwa banyak pegawai yang merasa kesulitan menggunakan aplikasi tersebut karena antarmuka yang dianggap kurang intuitif dan kurangnya pelatihan yang memadai. Manajemen berencana untuk menyelesaikan masalah ini dengan mempertimbangkan beberapa langkah strategis. Di antara pilihan berikut, langkah mana yang paling komprehensif untuk menyelesaikan masalah tersebut secara efektif?

• Menyediakan pelatihan intensif bagi semua pegawai yang menggunakan aplikasi, dengan fokus pada peningkatan keterampilan teknis, agar mereka bisa lebih memahami fitur-fitur aplikasi secara mendalam dan menggunakannya dengan lebih efisien.

• Mengembangkan panduan pengguna yang komprehensif dan mudah dipahami, serta menyediakannya dalam format digital dan cetak agar pegawai dapat merujuk kapan saja jika mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi.

• Memperbarui antarmuka aplikasi agar lebih ramah pengguna, dengan melakukan survei kepada pegawai tentang fitur-fitur yang sulit digunakan, kemudian mendesain ulang aplikasi berdasarkan hasil survei tersebut.

• Membentuk tim teknis yang siap memberikan bantuan langsung kepada pegawai jika mereka mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi, serta memastikan adanya mekanisme pelaporan masalah yang cepat ditangani.

• Menggabungkan semua pendekatan di atas, yaitu memberikan pelatihan, menyediakan panduan pengguna, memperbarui antarmuka aplikasi, serta membentuk tim bantuan teknis, untuk memastikan solusi yang menyeluruh dalam menyelesaikan masalah penggunaan aplikasi.

Seorang manajer operasional di instansi pemerintah diminta untuk mengevaluasi efektivitas sebuah aplikasi internal yang digunakan oleh seluruh pegawai untuk pengelolaan data operasional harian. Berdasarkan laporan yang diterima, ditemukan bahwa aplikasi tersebut sering mengalami penurunan kinerja pada jam-jam sibuk, menyebabkan keterlambatan dalam penyelesaian tugas. Selain itu, beberapa pegawai melaporkan bahwa mereka kesulitan memahami beberapa fitur penting dalam aplikasi. Manajer tersebut mempertimbangkan beberapa opsi tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Tindakan mana yang paling strategis untuk memastikan bahwa aplikasi tersebut berjalan dengan baik dan pegawai dapat menggunakannya secara optimal?

• Menambah kapasitas server yang digunakan untuk mendukung aplikasi, sehingga beban kerja saat jam sibuk bisa terdistribusi dengan lebih baik dan performa aplikasi tetap stabil.

• Mengadakan pelatihan intensif kepada semua pegawai tentang penggunaan aplikasi, terutama terkait fitur-fitur penting yang sering menimbulkan kesulitan.

• Mengoptimalkan performa aplikasi melalui peningkatan teknis, seperti perbaikan kode dan algoritma yang digunakan, serta melakukan uji coba simulasi beban tinggi untuk memastikan aplikasi dapat menangani peningkatan penggunaan tanpa gangguan.

• Mengganti aplikasi dengan platform baru yang lebih modern dan dirancang untuk menangani volume data yang lebih besar, sekaligus memberikan pelatihan kepada pegawai agar dapat beradaptasi dengan cepat.

• Menggabungkan pelatihan pegawai dan peningkatan kapasitas server untuk memastikan aplikasi berjalan lancar saat beban kerja tinggi dan pegawai lebih mahir dalam mengoperasikannya.

Anda ditugaskan untuk membuat dan mengimplementasikan rencana operasional tahunan di sebuah instansi. Tugas Anda mencakup perencanaan dan pengorganisasian sumber daya manusia, anggaran, dan fasilitas agar tujuan operasional instansi dapat tercapai secara efisien. Dalam proses ini, Anda menemukan bahwa beberapa divisi dalam instansi mengalami kekurangan sumber daya, sedangkan divisi lain memiliki kelebihan. Selain itu, anggaran yang tersedia juga terbatas dan harus dikelola dengan ketat. Apa langkah yang paling efektif untuk memastikan rencana operasional dapat berjalan sesuai dengan tujuan?

• Mengalokasikan sumber daya secara merata ke semua divisi, tanpa mempertimbangkan tingkat kebutuhan yang berbeda-beda, agar tidak ada yang merasa diabaikan.

• Memprioritaskan anggaran untuk divisi yang sedang mengalami krisis sumber daya dan menunda implementasi rencana operasional di divisi yang memiliki sumber daya lebih.

• Melakukan evaluasi kebutuhan setiap divisi secara detail, kemudian menyusun rencana pengalokasian sumber daya berdasarkan prioritas dan efektivitas penggunaan untuk memastikan pemanfaatan optimal anggaran dan sumber daya.

• Mengajukan permohonan tambahan anggaran untuk menutupi kekurangan sumber daya di semua divisi agar semua rencana operasional dapat dijalankan serentak.

• Menunda implementasi rencana operasional hingga anggaran mencukupi, kemudian mengalokasikan sumber daya secara seimbang untuk semua divisi yang membutuhkan.

Anda sebagai kepala bagian operasional di sebuah institusi pendidikan diberikan tanggung jawab untuk memastikan penggunaan sumber daya secara efektif dalam mencapai target-target operasional tahunan. Salah satu target utama adalah meningkatkan efisiensi penggunaan anggaran tanpa mengorbankan kualitas pembelajaran. Selain itu, Anda juga harus mengoordinasikan tenaga pengajar dan fasilitas yang ada agar program pembelajaran berjalan dengan baik. Langkah strategis apa yang paling tepat Anda lakukan untuk memulai perencanaan operasional ini?

• Meninjau laporan keuangan dari tahun sebelumnya untuk menganalisis alokasi anggaran dan memutuskan di mana bisa dilakukan penghematan.

• Mengumpulkan seluruh kepala divisi untuk mendiskusikan alokasi anggaran dan mendengar masukan mereka mengenai prioritas pengeluaran.

• Melakukan survei terhadap kebutuhan tenaga pengajar dan fasilitas, kemudian membuat anggaran berdasarkan hasil survei tersebut.

• Menyusun skala prioritas berdasarkan target pendidikan yang telah ditetapkan oleh institusi dan menyesuaikan sumber daya yang ada.

• Membuat anggaran secara detail untuk semua kegiatan terlebih dahulu, kemudian meminta persetujuan dari pimpinan untuk alokasi dana tersebut.

Anda sedang ditunjuk untuk merancang rencana operasional dalam rangka peningkatan layanan pendidikan di sebuah sekolah yang baru saja menerima peningkatan anggaran dari pemerintah. Tujuan utamanya adalah mengoptimalkan penggunaan sumber daya sekolah, baik tenaga pengajar, fasilitas, maupun teknologi, agar layanan pendidikan semakin efisien dan berkualitas. Namun, tantangannya adalah sumber daya ini harus dikelola secara cermat dan proporsional agar semua aspek pendidikan bisa berjalan lancar tanpa adanya kekurangan di bidang lain. Langkah awal yang paling efektif apa yang dapat Anda lakukan dalam menyusun rencana ini?

• Melakukan rapat koordinasi dengan seluruh staf untuk memahami prioritas dan kebutuhan masing-masing bagian, agar anggaran dapat dialokasikan dengan tepat dan efisien.

• Mengidentifikasi potensi kekuatan dan kelemahan sumber daya yang tersedia di sekolah, seperti kualifikasi guru, kondisi fasilitas, dan kesiapan teknologi, untuk menyesuaikan rencana dengan kondisi faktual.

• Membuat analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) untuk menentukan peluang pengembangan dan tantangan yang mungkin dihadapi dalam pelaksanaan rencana operasional.

• Mengajukan usulan kepada pihak pimpinan sekolah untuk merancang pelatihan peningkatan kapasitas guru dan staf agar layanan pendidikan lebih maksimal, serta memanfaatkan anggaran secara efektif.

• Menyusun jadwal kegiatan dan program-program pendukung, termasuk pembagian tugas pada tiap bagian, untuk memastikan setiap sumber daya digunakan secara optimal dan sesuai dengan tujuan.

Anda adalah seorang analis di bidang pertanahan yang ditugaskan untuk menyelesaikan masalah terkait sengketa tanah antara masyarakat setempat dengan perusahaan swasta yang baru saja mengakuisisi lahan di wilayah tersebut. Dalam proses mediasi, diketahui bahwa sebagian besar masyarakat tidak memiliki sertifikat tanah, namun mereka sudah tinggal dan menggarap lahan tersebut selama lebih dari 20 tahun. Perusahaan ingin menggunakan lahan tersebut untuk proyek infrastruktur, tetapi masyarakat merasa hak mereka diabaikan. Langkah pertama yang paling strategis untuk menyelesaikan sengketa ini secara adil dan legal adalah?

• Mengusulkan agar masyarakat segera mengajukan permohonan sertifikat tanah melalui program sertifikasi massal untuk memperkuat posisi hukum mereka.

• Melakukan sosialisasi kepada masyarakat mengenai hak dan kewajiban mereka terkait kepemilikan tanah, serta memastikan perusahaan swasta memahami kondisi sosial dan ekonomi setempat.

• Mengadakan pertemuan mediasi antara pihak perusahaan, masyarakat, dan pemerintah setempat untuk mencari solusi bersama yang tidak merugikan salah satu pihak.

• Mendorong pemerintah setempat untuk segera mengeluarkan keputusan yang jelas terkait status lahan tersebut agar ada kepastian hukum bagi masyarakat dan perusahaan.

• Melakukan investigasi lebih mendalam terkait sejarah kepemilikan lahan, penggunaan lahan selama ini, dan status hukum lahan tersebut, sebelum mengambil tindakan lebih lanjut untuk memastikan setiap pihak mendapatkan hak mereka secara proporsional.

Anda adalah ASN Penata Layanan Operasional di sebuah instansi pemerintahan. Saat ini, instansi Anda sedang mempersiapkan laporan triwulanan untuk evaluasi program kerja yang telah dijalankan. Tim Anda baru saja menyelesaikan dua dari empat bagian laporan, namun waktu yang tersisa sangat terbatas, sementara permintaan tambahan data dari pimpinan terus berdatangan. Apa langkah yang paling efektif yang dapat Anda ambil untuk memastikan laporan selesai tepat waktu?

• Memprioritaskan penyelesaian dua bagian laporan yang tersisa tanpa mengindahkan permintaan tambahan data pimpinan, karena laporan utama harus lebih diutamakan.

• Membagi tugas di dalam tim dengan menugaskan beberapa anggota tim untuk menangani permintaan data tambahan dari pimpinan, sementara sisanya fokus menyelesaikan laporan.

• Meminta perpanjangan waktu kepada pimpinan agar tim dapat menyelesaikan laporan dengan lebih teliti dan lengkap sesuai permintaan.

• Menggabungkan data tambahan yang diminta pimpinan langsung ke laporan meskipun akan memperpanjang proses penyelesaian laporan, karena data tersebut dianggap penting.

• Menggunakan laporan yang sudah ada untuk sementara, sambil menginformasikan kepada pimpinan bahwa tambahan data akan disusulkan di kemudian hari.

Anda ditugaskan untuk melakukan evaluasi terhadap program yang telah dilaksanakan selama satu tahun terakhir. Dalam proses evaluasi tersebut, Anda menemukan bahwa ada beberapa program yang tidak berjalan sesuai dengan harapan, sementara beberapa lainnya menunjukkan hasil yang baik. Dalam situasi ini, langkah apa yang paling tepat untuk dilakukan?

• Mengabaikan program yang tidak berjalan dengan baik dan fokus pada program yang berhasil untuk laporan evaluasi.

• Menyusun laporan yang hanya menekankan pada program-program yang sukses dan mengabaikan yang tidak berhasil.

• Melakukan analisis mendalam terhadap program-program yang tidak berjalan baik untuk memahami penyebabnya, dan menyertakan rekomendasi perbaikan dalam laporan evaluasi.

• Segera merekomendasikan penghapusan program-program yang tidak berhasil tanpa analisis lebih lanjut, agar tidak menghabiskan sumber daya.

• Mencari informasi dari tim lain di instansi mengenai praktik terbaik yang dapat diterapkan pada program yang tidak berhasil tanpa melakukan evaluasi lebih dalam.

Anda adalah ASN Penata Layanan Operasional yang ditugaskan untuk mengelola dan mengawasi penggunaan anggaran operasional pada suatu instansi pemerintah. Selama proses pemantauan, Anda menemukan bahwa beberapa unit kerja tidak menggunakan anggaran sesuai dengan rencana awal, menyebabkan deviasi yang signifikan. Apa langkah terbaik yang harus Anda lakukan untuk mengatasi situasi ini?

• Menghentikan seluruh penggunaan anggaran pada unit kerja tersebut sampai penyelidikan lebih lanjut selesai dilakukan.

• Mengajukan laporan langsung kepada atasan dan meminta arahan terkait langkah penanganan yang harus diambil.

• Menyusun ulang anggaran untuk menyesuaikan deviasi dan mengusulkan perubahan anggaran yang lebih realistis untuk periode mendatang.

• Menginstruksikan unit kerja untuk segera mengembalikan anggaran yang telah digunakan secara tidak sesuai ke kas instansi.

• Melakukan diskusi dengan unit kerja untuk memahami alasan deviasi, kemudian memberikan rekomendasi perbaikan dan menyusun laporan lengkap kepada pimpinan, sambil memastikan anggaran digunakan sesuai aturan di masa mendatang.

Dalam peran Anda sebagai ASN Penata Layanan Operasional, Anda bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional dan efisiensi penggunaan sumber daya di instansi Anda. Selama proses penyusunan rencana kerja tahunan, Anda menemukan bahwa beberapa unit kerja seringkali mengalami kekurangan sumber daya di tengah pelaksanaan program. Bagaimana tindakan yang paling tepat untuk memastikan agar rencana kerja yang disusun bisa berjalan lebih baik di tahun berikutnya?

• Melakukan analisis kebutuhan sumber daya yang lebih rinci untuk setiap unit kerja sebelum rencana kerja disusun, serta membuat alokasi yang lebih fleksibel agar bisa disesuaikan selama pelaksanaan.

• Mengurangi skala program yang dijalankan oleh unit kerja agar sesuai dengan sumber daya yang tersedia pada awal pelaksanaan.

• Mengusulkan untuk menambah jumlah sumber daya secara signifikan di awal pelaksanaan program, tanpa memperhitungkan perubahan kebutuhan yang mungkin terjadi di tengah tahun.

• Membuat perencanaan sumber daya cadangan untuk setiap unit kerja, yang bisa digunakan saat kekurangan sumber daya terjadi di tengah pelaksanaan program.

• Mewajibkan setiap unit kerja membuat laporan bulanan terkait penggunaan sumber daya dan mengajukan revisi rencana kerja jika sumber daya tidak mencukupi.