Assurer la gestion administrative du groupe

A l’issue de l’atelier, chaque participant sera capable de :

• Décrire les différentes tâches à accomplir pour assurer le secrétariat du groupe.

• Identifier les outils, les personnes ressources à sa disposition.

• Je suis prêt à atteindre ces objectifs 💪

• J'ai la flemme 🥱

• Je n'y arriverai jamais 😭

Lors de la journée de rentrée, vous recevez les bulletins d’adhésion par les parents. Que faut-il vérifier impérativement ?

• Le régime social, le numéro d’allocataire et le choix du quotient fiscal

• Les informations concernant le parent 1 et le parent 2

• Une jeannette a peur de passer chez les guides, elle peut avoir le statut d’invitée pendant deux mois.

• La signature des parents

Dans une même famille, Tom est farfadet dans le groupe des 3 clochers alors que les deux ainés de la fratrie sont dans un autre groupe, comment saisir les adhésions ?

• Je fais adhérer Tom dans la tranche juste en dessous des 2 autres

• Je fais le rattachement familial et vérifie que les deux autres sont bien adhérents

• La mère de Tom est adhérente, gratuitement, puisqu’amenée à animer des rencontres

• Le groupe des aînés fait aussi adhérer le 2ème enfant dans la tranche en dessous, compte tenu qu’il est le 3ème inscrit de la famille.

la question de l’âge pour intégrer une unité revient souvent au moment des inscriptions, que dit la règlementation ?

• Il faut avoir 11 ans pour participer à une explo, pendant le camp

• Un farfadet peut intégrer le groupe l’année de ses 6 ans

• Tous les pionniers/caravelles devront avoir minimum 14 ans pour participer au camp

• Pas besoin, les chefs et les cheftaines connaissent la règlementation sur le bout des doigts

Pour être responsable chez les Scouts et Guides de France, il faut demander sa nomination et payer sa cotisation :

• C’est un contrat réciproque entre le responsable et l’association

• Chaque responsable demande sa nomination

• C’est toujours le responsable de groupe qui valide la demande de nomination

• La nomination suffit pour conserver ses droits sur Intranet

Tenir un registre de présence est-ce obligatoire ?

• Non, c’est une fixette du centre de ressources

• C’est une obligation légale liée à la protection des mineurs, il doit être saisi dans Intranet.

• Ce n’est pas la peine, mon territoire ne touche pas la PSCAF

• Les chefs sont là pour animer et non pour accomplir des tâches administratives.

Je remplis ma déclaration d‘accueil de scoutisme pour que l’équipe territoriale puisse la télédéclarer au SDJES :

• Les farfadets ne sont pas compris dans l’effectif du groupe

• Le lieu correspond à l'adresse du RG

• Le lieu correspondant au local de groupe

Un chef pionnier caravelle rentre de stage tech en cursus BAFA. Dans la prochaine fiche complémentaire :

• Parfait ! D’office, je le déclare stagiaire BAFA

• Il fait partie des 30 % de stagiaires obligatoires dans les quotas

• Je vois avec lui et le RG à quel moment il souhaite faire son stage pratique pour le déclarer stagiaire sur la bonne période

• Je le déclare stagiaire sur la période lors de laquelle il fera son stage

vous avez dit fiche complémentaire, pourquoi faire ?

• Agréé par le ministère de l’éducation nationale, toutes nos activités doivent être déclarées. Du coup, j’en fais une par trimestre, huit jours avant la reprise des activités.

• Elle est aussi valable pour les mini-camps d’unité d’année, quel que soit sa durée

• Toutes les personnes de l’équipe de groupe font partie de l’équipe d’encadrement et sont ajoutées sur la fiche.

• J’attends que l’équipe territoriale la fasse pour moi.

Une cheftaine louveteaux/jeannettes a effectué son stage pratique :

• Pendant l’année, c’est le responsable de groupe, directeur de l’accueil de scoutisme qui remplit son certificat et le directeur du camp à la suite du camp

• Une fois rempli, le certificat est envoyé à l’équipe territoriale pour qu’il soit saisi sur TAM

• Il doit être envoyé au SDJES par le stagiaire

• Le stage pratique ne peut s’effectuer qu’en séjour campé