Penata LO-Q01 by CAT-Prakom.com

Apa langkah pertama dalam mengelola arsip dokumen fisik secara teratur?

• Memilah dokumen lama
• Mengidentifikasi kategori
• Menyimpan di tempat aman
• Memberi kode warna
• Mencetak semua dokumen

Answer explanation

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kategori dokumen untuk memudahkan pengelompokan dan penyimpanan yang teratur.

Apa yang perlu dilakukan sebelum menghapus dokumen elektronik dari penyimpanan?

• Memastikan backup tersedia
• Mengonfirmasi kepada atasan
• Mengedit isi dokumen
• Menyimpan di tempat lain
• Mencetak dokumen terlebih dahulu

Answer explanation

Memastikan adanya backup penting untuk menjaga data tetap tersimpan sebelum dokumen dihapus secara permanen.

Dalam sistem pengarsipan alfabetis, dokumen disusun berdasarkan?

• Nomor urut
• Waktu penerimaan
• Nama atau abjad pertama
• Jumlah dokumen
• Tanggal kedaluwarsa

Answer explanation

Sistem pengarsipan alfabetis menyusun dokumen berdasarkan nama atau abjad untuk memudahkan pencarian.

Apa yang harus diperiksa saat mendata barang inventaris kantor?

• Jenis barang
• Tanggal pembelian
• Kondisi barang
• Jumlah pengguna
• Semua jawaban benar

Answer explanation

Mendata inventaris memerlukan informasi lengkap seperti jenis, tanggal pembelian, kondisi, dan lainnya untuk akurasi catatan.

Ketika mengelola dokumen keuangan, apa yang perlu diperhatikan untuk menjaga kerahasiaan?

• Menyimpan di tempat umum
• Membatasi akses
• Memberi tanda khusus
• Menyimpan di folder utama
• Menduplikasi dokumen

Answer explanation

Pembatasan akses penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen keuangan agar hanya pihak yang berwenang yang bisa mengaksesnya.

Saat membuat laporan bulanan administrasi, data apa yang biasanya diperlukan?

• Data keuangan
• Data karyawan
• Data inventaris
• Semua jawaban benar
• Hanya opsi 1 dan 3

Answer explanation

Laporan administrasi bulanan membutuhkan data dari berbagai sumber, termasuk keuangan, karyawan, dan inventaris.

Apa tujuan utama dari pengelolaan arsip dokumen secara elektronik?

• Menghemat kertas
• Mempermudah akses
• Mengurangi beban kerja
• Menghindari dokumen rusak
• Meningkatkan ketebalan dokumen

Answer explanation

Arsip elektronik mempermudah akses dan pencarian dokumen secara cepat dan efisien.

Apa yang perlu dilakukan jika ada dokumen fisik yang rusak namun masih diperlukan dalam pengarsipan?

• Membuang dokumen
• Mencatat kerusakan
• Menyalin dokumen
• Mengganti dengan dokumen baru
• Mengajukan penghapusan

Answer explanation

Menyalin dokumen yang rusak penting agar informasi tetap tersimpan dan dapat diakses kembali.

Ketika mendata pengajuan anggaran operasional, informasi apa yang harus dicatat untuk menjaga akurasi data?

• Tanggal pengajuan
• Jumlah anggaran
• Keterangan penggunaan
• Semua jawaban benar
• Hanya opsi 1 dan 2

Answer explanation

Data pengajuan anggaran perlu mencakup informasi lengkap, termasuk tanggal, jumlah, dan tujuan penggunaan untuk menjaga akurasi dan transparansi.

Dalam sistem pengarsipan numerik, bagaimana dokumen biasanya diatur?

• Berdasarkan abjad
• Berdasarkan angka
• Berdasarkan ukuran
• Berdasarkan warna
• Berdasarkan kondisi

Answer explanation

Sistem pengarsipan numerik menyusun dokumen berdasarkan urutan angka atau nomor untuk mempermudah pencarian dan organisasi.