Mengenal Rapat dan Fungsinya

Apa fungsi utama dari sebuah rapat?

• Mengatur jadwal liburan karyawan.

• Membuat laporan keuangan tahunan.

• Membahas isu-isu penting dan mengambil keputusan.

• Menentukan waktu dan tempat rapat.

Sebutkan tiga macam rapat yang sering dilakukan!

• Rapat mingguan, rapat tahunan, rapat pengumuman

• Rapat koordinasi, rapat evaluasi, rapat brainstorming

• Rapat diskusi, rapat formal, rapat santai

• Rapat persiapan, rapat penutupan, rapat sosialisasi

Apa saja syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum mengadakan rapat?

• Tujuan rapat jelas, peserta diundang, tempat dan waktu ditentukan, agenda disusun, materi disiapkan.

• Peserta tidak perlu diundang

• Waktu dan tempat tidak perlu ditentukan

• Rapat diadakan tanpa agenda

Sebutkan prinsip dasar dalam menyelenggarakan rapat!

• Menentukan tujuan, menyiapkan agenda, mengundang peserta, menetapkan waktu dan tempat, mencatat hasil.

• Menyusun laporan keuangan

• Mengadakan acara sosial

• Menentukan lokasi wisata

Apa langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk merencanakan rapat?

• 1. Tentukan tujuan rapat 2. Tentukan peserta 3. Pilih tanggal dan waktu 4. Tentukan lokasi/platform 5. Susun agenda 6. Kirim undangan 7. Siapkan materi 8. Lakukan rapat 9. Susun notulen.

• Tentukan lokasi peserta

• Susun daftar makanan

• Pilih warna undangan

Siapa saja yang sebaiknya diundang dalam sebuah rapat?

• Hanya anggota tim yang baru bergabung

• Semua karyawan di perusahaan

• Pemimpin proyek, anggota tim, pemangku kepentingan, dan ahli terkait.

• Hanya pemimpin proyek

Apa yang harus disiapkan sebelum rapat dimulai?

• Menyiapkan agenda, undangan peserta, materi, dan peralatan teknis.

• Menyiapkan makanan dan minuman

• Membuat catatan setelah rapat

• Mengatur tempat parkir

Bagaimana cara mencatat hasil dari rapat?

• Mengabaikan keputusan dan tindakan yang diambil

• Catat poin penting, keputusan, dan tindakan dari rapat.

• Hanya mendengarkan tanpa mencatat

• Mencatat semua yang diucapkan tanpa memilih poin penting

Apa yang harus dilakukan setelah rapat selesai?

• Menunda rapat berikutnya tanpa alasan.

• Menyusun dan mendistribusikan notulen rapat.

• Menyimpan semua dokumen rapat di tempat yang tidak terjangkau.

• Mengabaikan hasil rapat.

Mengapa penting untuk mengevaluasi hasil rapat?

• Untuk menentukan siapa yang harus berbicara selanjutnya.

• Untuk memastikan tujuan tercapai dan meningkatkan efektivitas rapat.

• Agar semua peserta merasa puas dengan hasil rapat.

• Untuk menghindari konflik antar peserta.