บทที่ 7 การบริหารงานเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารคืออะไร?

• การจัดเก็บเอกสารคือการทำลายเอกสารทั้งหมด

• การจัดเก็บเอกสารคือการไม่สนใจเอกสารเลย

• การจัดเก็บเอกสารคือการเก็บรักษาเอกสารให้ปลอดภัยและสามารถเรียกดูได้ตามต้องการ

• การจัดเก็บเอกสารคือการเผาไหม้เอกสาร

การจัดเรียงเอกสารมีความสำคัญอย่างไร?

• การจัดเรียงเอกสารมีความสำคัญเพราะช่วยให้ง่ายต่อการค้นหาและเข้าถึงข้อมูล ช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ และช่วยลดความสับสนในการจัดเก็บข้อมูล

• การจัดเรียงเอกสารไม่มีประโยชน์เพราะไม่มีข้อมูลที่ต้องการค้นหา

• การจัดเรียงเอกสารไม่มีความสำคัญเพราะข้อมูลสามารถค้นหาได้ง่าย

• การจัดเรียงเอกสารไม่สำคัญเพราะไม่มีความสับสนในการจัดเก็บข้อมูล

การเขียนเอกสารต้องมีความระมัดระวังในเรื่องใด?

• การใช้สีที่สดใส

• การใช้ภาษาที่ซับซ้อน

• ความเร็วในการเขียน

• ความถูกต้องและชัดเจนของข้อมูล

การส่งเอกสารผ่านทางอะไรเป็นวิธีที่ปลอดภัย?

• ไลน์

• แฟกซ์

• ไปรษณีย์

• อีเมล

การเก็บรักษาเอกสารต้องคำนึงถึงเรื่องใด?

• การเข้าถึง

• การเขียน

• ความปลอดภัย การอ้างอิง และการค้นหา

• ความเป็นส่วนตัว

การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอะไรที่เหมาะสมที่สุด?

• เก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ (Paper format)

• เก็บเอกสารในรูปแบบเสียง (Audio format)

• เก็บเอกสารในรูปแบบภาพ (Image format)

• เก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic format)

การจัดเรียงเอกสารต้องทำอย่างไรเพื่อความสะดวก?

• เรียงเอกสารตามหมวดหมู่หรือเรียงตามลำดับเวลา และใช้ป้ายชื่อเพื่อช่วยในการค้นหา

• ใส่เอกสารในกล่องแบบสุ่ม

• เก็บเอกสารในที่มืดและชื้น

• เรียงเอกสารตามสีของกระดาษ

การเขียนเอกสารต้องมีความชัดเจนในเรื่องใด?

• ความชัดเจน

• การใช้ภาษาที่ยากเย็น

• ความเข้าใจ

• การเขียนซับซ้อน

การส่งเอกสารผ่านทางอินเทอร์เน็ตมีข้อดีอย่างไร?

• ไม่สามารถส่งเอกสารได้เร็วขึ้น

• เสี่ยงต่อการสูญหายของเอกสาร

• เพิ่มค่าใช้จ่ายและเพิ่มการใช้กระดาษ

• ลดค่าใช้จ่ายและลดการใช้กระดาษ

การเก็บรักษาเอกสารต้องคำนึงถึงเรื่องของความปลอดภัยอย่างไร?

• การใช้ระบบความปลอดภัยที่ไม่มีการอัพเดต

• การเก็บข้อมูลบนอุปกรณ์ไม่มีรหัสผ่าน

• การใช้เทคโนโลยีที่ไม่เชื่อถือได้

• การใช้การเข้ารหัสข้อมูล (encryption) และการสำรองข้อมูล (backup)