April batch 1

The customer wants to speak to one of the faculty members at the College of Medicine.

س: إذا أراد العميل التحدث إلى أحد أعضاء هيئة التدريس في كلية الطب، ماذا ستفعل؟

•  I would request the caller to coordinate with the College of Medicine to contact the professor from their college through the IVR.

  سأطلب من المتصل التنسيق مع كلية الطب للاتصال بالأستاذ من كليتهم من خلال الـ

  IVR.

• The agent will transfer the call directly to the requested faculty member.

  1. سيقوم الوكيل بتحويل المكالمة مباشرة إلى العضو الهيئة التدريسية المطلوب.

• The agent will inform the customer that faculty members cannot be reached via phone

  1. سيُبلِغ الوكيل العميل أن أعضاء هيئة التدريس لا يمكن الوصول إليهم عبر الهاتف.

• The agent will provide the customer with the direct contact number of the faculty member

  1. سيُزَوِّد الوكيل العميل برقم الاتصال المباشر للعضو هيئة التدريسية.

The customer is requesting the call to be transferred to the personal number of the staff. What is the appropriate way of handling this call?

العميل يرغب في تحويل المكالمة إلى الرقم الشخصي للموظف. ما هي الطريقة المناسبة لمعالجة هذه المكالمة؟

• The agent must transfer the call directly to the staff's personal number.

  يجب على الوكيل تحويل المكالمة مباشرة إلى الرقم الشخصي للموظف.

• The agent must inform the customer that we do not keep records of their personal number. However, we are able to assist you by providing their email address to contact them for any inquiry directly sent by the customer. Alternatively, we may send the email to the staff to call back the customer. But we cannot make further promises.

  يجب على الوكيل إبلاغ العميل بأننا لا نحتفظ بسجلات رقمهم الشخصي. ومع ذلك، نحن قادرون على مساعدتهم عن طريق توفير عنوان البريد الإلكتروني للاتصال بهم لأي استفسار يرسله العميل مباشرة، أو يمكننا إرسال البريد الإلكتروني إلى الموظف للاتصال بالعميل. ولكن لا يمكننا أن نقدم وعودًا إضافية.

• The agent must provide the customer with the staff's personal phone number immediately.

  يجب على الوكيل تزويد العميل برقم الهاتف الشخصي للموظف على الفور.

I have a special case to discuss about my admission application.

إذا قال العميل: "لدي قضية خاصة للنقاش حول طلب القبول الخاص بي"، ما العمل؟

• The agent must provide assistance without needing further details.

  يجب على الوكيل أن يقترح حلاً عامًا دون الحاجة إلى فهم تفاصيل القضية.

• The agent must suggest a general solution without understanding the details of the case.

  يجب على الوكيل أن يؤكد على العميل بأنه سيتم التعامل مع قضيته على الفور دون الحاجة إلى مزيد من التفاصيل.
  

• The agent must ask for more details in order to assist further.

  يجب على الوكيل طلب مزيد من التفاصيل لتقديم المساعدة الإضافية

If the customer Saeed Aldhaheri has called and is speaking in English. How would you handle this call?

: إذا كان العميل اسمه سعيد الظاهري  و يتحدث بالإنجليزية، كيف نتعامل مع هذه المكالمة؟

• The agent should also communicate in English unless the language is changed by the customer.

  ج: يجب على الوكيل التواصل باللغة الإنجليزية أيضًا، ما لم يتم تغيير اللغة من قبل العميل.

• The agent must speak Arabic instead of English

  يجب على الوكيل التحدث باللغة العربية بدلاً من الإنجليزية.

• The agent must ask the customer to speak in a language other than English.

  يجب على الوكيل أن يطلب من العميل التحدث بلغة أخرى غير الإنجليزية.

The customer is requesting assistance with his user ID and password. What should be the next action by you?

العميل يطلب مساعدة فيما يتعلق بمعرف اسم المستخدم وكلمة المرور. ما هي الخطوة التالية التي يجب اتخاذها من قبلك؟

• The agent must provide immediate assistance to the customer in resetting their password.

  يجب على الوكيل تقديم المساعدة الفورية للعميل في إعادة تعيين كلمة المرور.

• The agent must transfer the call directly to the user support department to assist the customer in resolving their issue.

  جب على الوكيل تحويل المكالمة مباشرةً إلى قسم دعم المستخدمين لمساعدة العميل في حل مشكلتهم.

• I will request the customer to call the IT helpdesk for any technical issues they are facing by informing them that they must choose option 3 from the main menu.

  سأطلب من العميل الاتصال بمكتب المساعدة التقنية لأي مشاكل تقنية يواجهونها من خلال إبلاغهم بأنه يجب عليهم اختيار الخيار 3 من القائمة الرئيسية.

The customer wants to speak to the Vice Chancellor.

العميل يرغب في التحدث إلى vice chancellor

• The agent must transfer the call directly to the office of the vice chancellor to speak with him.

  يجب على الوكيل تحويل المكالمة مباشرةً إلى مكتب vice chancellor للتحدث معه

• I will record the details of the call request with the Vice Chancellor and send this over the template to vc.office.

  سأسجل تفاصيل طلب المكالمة مع

  vice chancellor

  وأرسل هذا عبر القالب إلى مكتب

  VC.

• The agent must provide the direct email address of the Vice Chancellor's office to the customer to contact them directly.

  يجب على الوكيل تقديم عنوان البريد الإلكتروني المباشر لمكتب

  Vice Chancellor

  للعميل للاتصال بهم مباشرةً.
  

It is now the month of August. The customer called to know what is their application status?

الآن هو شهر أغسطس. العميل اتصل لمعرفة ما هو وضع طلبه؟

• I will record the details of the caller and update them on the online sheet. And inform the customer that they will be contacted within 48 hrs.

  سأسجل تفاصيل المتصل وأحدثهم على الورقة عبر الإنترنت. وأبلغ العميل بأنه سيتم التواصل معهم خلال 48 ساعة.

• The agent must update the customer about their application status immediately without needing further information.

  يجب على الوكيل إعطاء العميل موعدًا محددًا للاتصال بهم لاحقًا دون تسجيل أي تفاصيل.

• The agent must transfer the call directly to the admission office

  يجب على الوكيل تحويل المكالمة مباشرةً إلى مكتب القبول.

The customer missed the application deadline by 1 day. What should the customer do?

العميل فاته موعد التقديم بيوم واحد. ماذا ينبغي للعميل فعل

• The agent must provide facilities for the customer to submit their application despite missing the application deadline.

  يجب على الوكيل تقديم التسهيلات للعميل لتقديم طلبهم رغم فوات موعد التقديم.
  

• Inform the customer that applications submitted outside deadlines are not accepted.

  أبلغ العميل أن التقديمات المقدمة خارج المواعيد النهائية لا تُقبل.

• The agent must transfer the call directly to the admission office.

  يجب على الوكيل تحويل المكالمة مباشرةً إلى مكتب القبول.

The customer wants to apply for financial aid service.

العميل يرغب في التقديم لخدمة المساعدة المالية.

• The agent must transfer the call directly to the financial aid office.

  يجب على الوكيل تحويل المكالمة مباشرةً إلى مكتب المساعدة المالية.
  

• The agent must provide the customer with contact information for the financial aid team without directing them to call the main number.

  يجب على الوكيل تزويد العميل بمعلومات اتصال بفريق المساعدة المالية دون توجيههم للاتصال بالرقم الرئيسي.
  

• The customer I will request the customer to contact the financial aid team by choosing option 2 from the main menu and further selecting financial aid service. Wants to apply for financial aid service.

  سأطلب من العميل الاتصال بفريق المساعدة المالية عن طريق اختيار الخيار رقم 2 من القائمة الرئيسية ومن ثم تحديد خدمة المساعدة المالية.

The customer is looking to visit the Student Happiness Center.

العميل يرغب في زيارة مركز سعادة الطلاب.

• The agent must direct the customer to contact the Student Affairs Office to schedule a visit appointment.

  يجب على الوكيل توجيه العميل للاتصال بمكتب إدارة الطلاب لحجز موعد زيارة.
  

• I will inform the customer that they can now schedule a visit by choosing option number 2 from the main menu.

  سأُعلم العميل بأنه يمكنه الآن تحديد موعد زيارة من خلال اختيار الخيار رقم 2 من القائمة الرئيسية.

• The agent must direct the customer to visit the university in person to speak with the Student Happiness Center staff.

  يجب على الوكيل توجيه العميل لزيارة الجامعة شخصيًا للتحدث مع موظفي مركز سعادة الطلاب.