Komunikasi Melalui Telepon Dalam Bahasa Indonesia

Berikut ini etika yang tidak tepat dalam melayani panggilan telepon masuk bagi operator telepon adalah ….

• Mengucapkan kata halo

• Mengangkat telepon pada dering ketiga

• Mengucapkan salam

• Menutup telepon lebih cepat dari pada penelepon

• Menyimak dengan baik

Di kantor, Andi menggunakan alat komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam lingkup organisasi dari satu bagian atau jabatan ke bagian atau jabatan lain dalam satu kantor. Alat yang digunakan Andi tersebut adalah ….

• Switchboard

• Telephone answering machines

• Loudspeaking telephone

• Intercom

• PMBX

Jika Anda diminta untuk menelepon relasi oleh atasan, maka langkah pertama yang dipersiapkan adalah ….

• Membawa alat perekam, nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan

• Alat tulis, mencatat nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan dibicarakan

• Langsung menekan/memutar nomor telepon relasi

• Mencatat data di buku telepon

• Meminta operator menyambungkan hubungan telepon dengan relasi

Seorang sekretaris menerima telepon dari orang yang ingin dihubungkan dengan pimpinan kantor, namun pada saat itu pimpinan sedang mengadakan rapat. Jawaban tepat yang sebaiknya disampaikan sekretaris kepada penelepon yaitu ….

• Pimpinan sedang rapat

• Pimpinan sedang keluar

• Sedang rapat, tidak dapat diganggu

• Pimpinan sedang ada urusan

• Mohon maaf, pimpinan sedang rapat direksi, mungkin ada pesan yang harus disampaikan?

Seorang personel kantor harus menerapkan etika yang baik dalam bertelepon. Salah satu bentuk etika dalam bertelepon yaitu ….

• Mengucapkan kata halo untuk memulai perbincangan

• Membiarkan telepon berdering lama untuk memastikan bukan salah sambung

• Menelepon sambil melakukan pekerjaan lain agar efesien

• Mengucapkan salam saat telepon diangkat oleh penerima telepon

• Penerima telepon menutup pembicaraan terlebih dahulu

Salah satu sikap yang harus ditunjukkan dalam bertelepon adalah considerate. Berikut ini contoh yang menunjukkan sikap considerate yaitu ….

• “Cepat hubungi saya Kembali.”

• “Selamat pagi, saya Edo, tolong hubungkan dengan pimpinan.”

• “Bapak direktur sedang keluar kota.”

• “Baiklah Pak Rojak, dengan senang hati pesan Bapak akan saya sampaikan.”

• “Dengan Susanti, di sini Departemen Keuangan.”

Jika ada penelepon yang salah sambung, pernyataan tepat yang disampaikan oleh penerima telepon, yaitu ….

• “Maaf, Anda salah sambung, ini PT Buana Alam Raya.”

• “Anda salah sambung.”

• “Cek lagi nomor yang Anda hubungi.”

• “Ini bukan perusahaan yang Anda tuju.”

• “Maaf, apakah Anda tidak hati-hati memencet nomor?”

Serlin adalah sekretaris dari PT Jaya Sentosa Jakarta, diminta pimpinan untuk melakukan hubungan telepon dengan PT Makmur Jaya Surabaya. Hubungan telepon yang dilakukan adalah ….

• Hubungan antar bagian

• Hubungan lokal

• Hubungan interlocal

• Hubungan internasional

• Hubungan langsung

Berikut ini contoh hubungan telepon internasional yang tepat adalah ….

• Staf keuangan menghubungi manajer personalia

• Kepala kantor pusat di Jakarta menghubungi kepala kantor cabang di Semarang

• Pimpinan perusahaan di Jakarta menghubungi rekanan bisnisnya di Bangkok

• Staf pemasaran menghubungi manajer pemasaran di kantor

• Manajer menghubungi sekretaris untuk mempersiapkan rapat

Cara memegang gagang telepon yang paling tepat yaitu ….

• Memegang dengan tangan kanan

• Memegang dengan kedua tangan

• Memegang dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis

• Diletakkan di atas meja sementara tangan memegang alat tulis

• Diapit dengan pundak dan telinga