SISTEM MANAJEMEN PEMERINTAHAN 2

Salah satu syarat perencanaan yang baik adalah:

• Proses perencanaan selalu berorientasi untuk waktu yang telah lampau

• Proses perencanaan harus melibatkan unsur pimpinan dan bawahan

• Proses perencanaan tidak harus melibatkan unsur pimpinan dan bawahan

• Proses perencanaan selalu berorientasi untuk waktu sekarang

Perencanaan selalu berorientasi untuk waktu sekarang, sehingga selalu

menghadapi risiko ketidakpastian diwaktu mendatang, maka sebaiknya

perencanaan:

• Selalu mengandung keluwesan

• Selalu tetap dan tidak dapat berubah

• Selalu berorientasi masa lampau

• Selalu berorientasi masa sekarang

Dalam penyusunan prosedur yang baik terdapat beberapa syarat, antara lain:

• Prosedur harus dapat diidentifikasikan dengan jelas

• Prosedur harus dapat diidentikkan dengan kebijakan

• Prosedur harus dapat menggambarkan kebijakan secara implisit

• Prosedur harus dapat menggambarkan kebijakan secara sportif

Setiap penyusunan prosedur dalam suatu organisasi harus dikomunikasikan

kepada semua pihak yang terkait. Hal ini dimaksudkan agar:

• Semua pihak dapat memahami langkah-langkah yang harus dilakukan yang menjadi tugasnya

• Pihak-pihak yang berkepentingan akan memahami langkah-langkah yang

  harus dilakukan yang menjadi tugasnya

• Pihak-pihak yang berkepentingan akan memahami tujuan organisasi yang menjadi tugasnya

• Semua pihak yang ada dalam organisasi dapat melaksanakan tugasnya

  dengan baik

Kegiatan pencatatan yang dilaksanakan dalam organisasi harus diselenggarakan secara sederhana, konsisten, runtut dan terintegrasi. Maksud dari pengertian tersebut adalah:

• Boleh sedikit berbelit-belit dan tapi mudah dipahami serta boleh memberikan sedikit kemungkinan kesalahan yang terjadi dalam proses pencatatan

• Tidak berbelit-belit dan mudah dipahami serta dapat mengurangi kemungkinan

  kesalahan yang terjadi dalam proses pencatatan

• Harus dilaksanakan secara sederhana agar data yang dihasilkan

  menggambarkan kegiatan yang dilaksanakan secara beruntun

• Harus runtut, tidak berbelit-belit dan mudah dipahami serta dapat menghasilkan

  pencatatan yang sederhana

Suatu proses pencatatan agar dapat diyakini dan terhindar terjadinya kesalahan atau penyimpangan-penyimpangan, maka diperlukan:

• Reviu secara terus menerus atas pencatatan

• Model pencatatan yang komplek

• Reviu secara berkala atas pencatatan.

• Model pencatatan yang teliti

Setiap informasi resmi atau tertulis yang disampaikan dari unit yang lebih rendah kepada unit kerja yang lebih tinggi atau dari bawahan kepada atasan disebut dengan istilah:

• Laporan

• Responsibilitas

• Arahan

• Umpan balik

Informasi yang tercantum dalam laporan harus disajikan dalam bentuk dan

bahasa yang dapat meyakinkan pihak pembaca, hal ini berarti:

• Laporan yang disusun dan disampaikan kepada yang berkepentingan harus

  dapat memberikan informasi yang banyak

• Laporan yang disusun dan disampaikan kepada yang berkepentingan harus

  dapat meyakinkan pihak penerima laporan

• Laporan yang disampaikan kepada yang berkepentingan harus dapat

  menggugah hati pihak penerima laporan

• Laporan yang disampaikan kepada yang berkepentingan harus dapat

  memotivasi pihak penerima laporan

Penyampaian laporan dapat mengakibatkan informasi yang disampaikan tidak

bermanfaat dan tindakan korektif terlambat dan berdampak merugikan organisasi, hal terjadi apabila:

• Laporan disampaikan tepat waktu

• Laporan disampaikan tidak tepat waktu

• Laporan tidak disampaikan kepada pihak yang membutuhkan

• Laporan disampaikan tidak sesuai dengan isi yang diharapkan

Pegawai yang diperlukan oleh suatu organisasi, yang berkaitan dengan jumlah,

susunan pangkat, kuantitas dan kualitas setiap pegawai dalam mendukung

pelaksanaan tugas dan fungsi untuk mencapai tujuan organisasi, disebut dengan:

• Formasi jumlah

• Formasi pangkat

• Formasi pegawai

• Formasi organisasi