09. Collaborate with Stakeholders.en.id

Salah satu faktor terpenting dalam manajemen proyek yang sukses adalah menentukan kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan proyek. Untuk memastikan harapan yang jelas dan ringkas telah didokumentasikan, manajer proyek umumnya akan berusaha membangun tingkat kepercayaan di antara para pemangku kepentingan, mendengarkan saran, dan mengelola resistensi terhadap perubahan. Penggunaan keterampilan interpersonal ini dikaitkan dengan proses:

• A. Mengelola keterlibatan pemangku kepentingan
• B. Mengelola komunikasi
• C. Merencanakan keterlibatan pemangku kepentingan
• D. Rencanakan komunikasi

Thom harus memutuskan bagaimana menangani Stakeholder M4 dalam gambar di bawah ini. Apa yang harus menjadi perilaku menyeluruh bagi Pemangku Kepentingan M4?

• A. Tetap Puas
• B. Kelola dengan Dekat
• C.Monitor
• D. Tetap Tidak Puas

Salah satu tanggung jawab yang paling penting dari manajer proyek adalah membangun dan mempertahankan dukungan dari para pemangku kepentingan utama proyek. Menetapkan ekspektasi dengan pemangku kepentingan, menentukan kebutuhan mereka, dan menetapkan persyaratan komunikasi khusus mereka di awal siklus hidup proyek merupakan faktor penentu keberhasilan terutama karena:

• A. Pemangku kepentingan proyek biasanya memiliki tingkat pengaruh dan minat terendah dalam proyek selama inisiasi proyek yang memberikan kesempatan kepada manajer proyek untuk menetapkan peran pengendalian di awal siklus hidup dan untuk membuat keputusan proyek di masa depan.
• B. Menetapkan ekspektasi dengan pemangku kepentingan dan mendefinisikan peran mereka di awal proyek akan meminimalkan keterlibatan pemangku kepentingan selama perencanaan dan pelaksanaan.
• C. Sebagian besar masalah proyek utama akan diidentifikasi selama proses inisiasi dan memperoleh masukan dari para pemangku kepentingan sebelum rencana proyek dikembangkan akan menghilangkan kebutuhan untuk menyediakan laporan status proyek yang teratur dan terperinci kepada para pemangku kepentingan utama.
• D. Kemampuan pemangku kepentingan untuk mempengaruhi proyek paling besar pada tahap awal dan menetapkan tingkat keterlibatan yang sesuai sejak dini akan meminimalkan kebutuhan akan perubahan besar di kemudian hari dan akan membantu mengurangi risiko proyek.

Tim proyek Anda terlibat dalam perencanaan terperinci dari cabang bisnis baru yang akan ditambahkan ke organisasi Anda dan memastikan untuk mendorong keterlibatan dan keterlibatan pemangku kepentingan di sepanjang jalan. Manfaat utama dari proses perencanaan yang dikelola dengan baik adalah:

• A. Iterasi berkelanjutan dari rencana tidak akan diperlukan
• B. Pengadaan akan diminimalkan
• C. Memiliki tindakan yang pasti untuk penyelesaian proyek yang berhasil.
• D. Putaran umpan balik dalam proses perencanaan tidak akan diperlukan

Anda mengevaluasi kinerja proyek Anda dan secara khusus berfokus pada hubungan pemangku kepentingan Anda. Anda bertanya kepada tim proyek Anda apa yang menurut mereka diperlukan untuk mendapatkan atau mengonfirmasi komitmen berkelanjutan pemangku kepentingan utama Anda untuk keberhasilan proyek. Meminta masukan dari tim, menganalisis seberapa efektif Anda telah melibatkan pemangku kepentingan, dan menentukan bagaimana keterlibatan individu mereka selaras dengan hasil yang Anda tuju, menunjukkan bahwa Anda secara aktif mengelola proses yang mana?

• A. Mengontrol keterlibatan pemangku kepentingan
• B. Mengembangkan tim proyek
• C. Memantau keterlibatan pemangku kepentingan
• D. Pembaruan dokumen proyek

Selama perencanaan proyek Anda, Anda menemukan bahwa pemangku kepentingan sering kali memiliki berbagai tujuan dan persyaratan. Ini membuat pengembangan rencana Anda sulit dalam menentukan tujuan mana yang harus dipenuhi. Apa yang mungkin paling membantu untuk memastikan pemahaman bersama?

• A. Mintalah setiap pemangku kepentingan menuliskan tujuan dan persyaratan mereka, kemudian gabungkan dokumen tersebut menjadi pernyataan ruang lingkup.
• B. Jadwalkan lokakarya yang difasilitasi dengan pemangku kepentingan proyek.
• C. Kembangkan dokumen komprehensif yang menjelaskan sudut pandang Anda dan minta pemangku kepentingan untuk meninjaunya.
• D. Gunakan otorisasi Anda sebagai manajer proyek untuk secara jelas memprioritaskan berbagai tujuan.

Memiliki ekspektasi yang dapat diukur adalah tujuan utama dalam menentukan persyaratan pemangku kepentingan. Manakah dari ekspektasi berikut yang dapat diukur?

• A. Semua kebutuhan harus dipenuhi
• B. Kepuasan pelanggan harus ditingkatkan
• C. Proyek harus berkualitas tinggi
• D. Proyek harus menghasilkan 15% pengurangan biaya konstruksi suku cadang.

Anda sedang dalam proses memantau proyek Anda dan menilai hubungan dengan pemangku kepentingan proyek Anda. Anda menentukan bahwa hubungan dengan pemangku kepentingan bernama Mike, yang merupakan pemangku kepentingan yang sangat sulit dan seseorang yang baru Anda temui sebentar, membutuhkan perhatian dan perbaikan. Mike adalah satu-satunya sumber dari beberapa komponen proyek yang sangat penting dan informasi persyaratan untuk proyek tersebut dan dia sangat berpengaruh sebagai pemangku kepentingan. Minatnya pada proyek tampaknya sangat rendah dan dia tidak menanggapi permintaan janji temu Anda. Setelah meninjau opsi Anda, Anda menentukan bahwa salah satu dari empat tindakan berikut akan membuat situasi menjadi lebih buruk, bukan lebih baik. Tindakan mana yang harus Anda hindari?

• A. Identifikasi cara untuk mendapatkan persyaratan dari Mike seefisien mungkin dan pastikan bahwa undangan Anda berikutnya untuk bertemu dengannya menunjukkan bahwa Anda telah mempersiapkan diri dengan baik.
• B. Minta saran orang lain yang telah berhasil bekerja dengan Mike tentang cara melibatkannya dalam proyek ini.
• C. Undang Mike untuk secara resmi bergabung dengan tim manajemen proyek dan menghadiri pertemuan mingguan.
• D. Minta sponsor proyek untuk berdiskusi secara sopan dengan Mike dan berusaha untuk meningkatkan minatnya pada proyek dan menjadi lebih responsif terhadap permintaan dan komunikasi proyek.

Sebelum proyek Anda dimulai, tim tangkas bertemu dengan sponsor untuk lebih memahami keseluruhan visi produknya dan bagaimana hal itu cocok dengan perusahaan secara strategis. Beberapa anggota tim baru bingung tentang peran sponsor dan apakah dia juga seorang pemimpin pelayan, yang didefinisikan sebagai orang yang berfokus pada pertumbuhan dan perkembangan orang lain. Kepemimpinan itu penting tetapi muncul setelah pelayanan. Di bawah ini yang dimaksud dengan pemimpin yang melayani, kecuali:

• A. Fasilitator Tim
• B. Scrum Master
• C. Manajer Proyek
• D.Sponsor

Peran manajer proyek mencakup penilaian berkelanjutan dari strategi keterlibatan pemangku kepentingan. Karena kebutuhan pemangku kepentingan berubah selama siklus hidup proyek, rencana manajemen proyek diperbarui dan strategi pemangku kepentingan akan direvisi. Proses yang terkait dengan penilaian dan pembaruan ini adalah:

• A. Penilaian ahli
• B. Merencanakan keterlibatan pemangku kepentingan
• C. Mengelola keterlibatan pemangku kepentingan
• D. Memantau keterlibatan pemangku kepentingan