Archivística

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

• Acervo documental

• Documento

• Acta

• Carta

Para controlar y normalizar los acervos documentales, estos deben ser organizados en orden cronológico, según su utilidad y fecha de producción, y deben pasar por un control y normalización unificado en cada entidad.

• Verdadero

• Falso

 

Toda empresa debe definir estrategias para el mantenimiento del archivo, las cuales deben estar enfocadas en

• Conservación de documentos

• Conservación preventiva de documentos asociadas a condiciones de edificación, almacenamiento y condiciones ambientales y técnicas.

• Preservación a largo plazo

• Todas las anteriores.

El registro control de documentos al interior de cada empresa es importante porque ofrece múltiples beneficios de organización y eficiencia. Seleccione entre las siguientes opciones la que no corresponde a los propósitos o funciones del registro de documentos:

• Identificar el destino final de la correspondencia recibida en la empresa.

• Servir de prueba sobre la recepción y envío de documentos a una entidad.

• Consultar datos generales sobre los documentos recibidos y enviados en la empresa como fecha, clase de documento, asunto, remitente y destinatario.

• Conocer el contenido y finalidad de los documentos recibidos por dependencia.

La edificación es el primer componente que se debe vigilar y controlar para garantizar un óptimo mantenimiento en el archivo e incluye acciones como la identificación y valoración de los riesgos y establecimiento de un plan de contingencias.

• Verdadero

• Falso

El mantenimiento del archivo tiene como función principal prevenir la perdida de información y degradación de sus soportes a causa de las condiciones deficientes de mantenimiento a nivel locativo y de infraestructura.

• Verdadero

• Faldo

Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad

• Carta

• Acta

• Constancia

• Certificado

Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.

• Acta

• Oficio

• Carta

• Certificado

Documento que da a conocer datos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, para conocer resultados de procesos administrativos.

• Informe

• Acta

• Certificado

• Constancia

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

• Certificado

• Carta

• Memorando

• Informe