Post Test - CDO Standardization Quiz

1.      Apa tujuan diadakan pelatihan mengenai sistem dokumentasi?

• Agar karyawan dapat mengerti sistem dokumentasi

• Agar karyawan dapat mengetahui fungsi dari sistem dokumentasi

• Agar karyawan dapat mengerti, fungsi dan melaksanakan sistem dokumentasi dalam bidang pekerjaannya.

Apa pengertian dari sistem dokumentasi ?

• Suatu aturan yang dibuat untuk membuat prosedur

• Suatu aturan yang tertulis yang mengatur bagaimana karyawan melakukan pekerjaannya dan selalu dibuktikan dengan hasil yang tertulis juga.

• The Coca-Cola Quality System.

Sebutkan tiga sistem yang termasuk bagian dari TCCQS (The Coca-Cola Quality System)

• CDO OPERATION, OHS dan EMS

• Prosedur, instruksi kerja dan form

• Dokumen internal, eksternal dan dokumen pribadi

Ada berapa jenis dokumen dan sebutkan?

• 5 jenis,  prosedur, form, instruksi kerja, dokumen internal dan dokumen eksternal

• 6 jenis,  prosedur, form, instruksi kerja, dokumen internal, dokumen eksternal dan training dokumen

• 8 jenis,  manual, prosedur, form, instruksi kerja, training dokumen, spesifikasi , register/daftar, dan job profile atau job description .

Apa itu dokumen internal?

• Dokumen yang dibuat oleh CCEP CDO yang bersumber dari eksternal maupun internal.

• Dokumen yand dibuat oleh pihak lain yang masih mempunyai hubungan dengan CCEP CDO.

• Dokumen yand dibuat oleh P&C.

Apa itu dokumen eksternal?

• Dokumen yang dibuat oleh CCEP CDO yang bersumber dari eksternal maupun internal.

• Dokumen yang dibuat oleh pihak lain yang masih mempunyai hubungan dengan CCEP CDO.

• Dokumen yang dibuat oleh P&C

Apa perbedaan dokumen terkendali dan tidak terkendali?

• Dokumen terkendali dokumen yang memerlukan proses revisi untuk didistribusikan kepada pihak pemegang dokumen terkendali, dan dokumen tak terkendali adalah copy dari dokumen terkendali atau dokumen yang telah di cap dokumen tidak terkendali.

• Dokumen terkendali semua dokumen yang ada di CCEP CDO, dan yang tak tekendali dokumen diluar CCEP CDO.

• Tidak ada perbedaan

Bagaimana cara membuat prosedur?

• Tidak ada cara

• Pahami suatu proses, buat draft standar halaman muka yang berisikan :

  i.        Header (sistem manajemen dan judul) dan footer (no.dokumen, revisi, tanggal, dikeluarkan oleh, halaman yang ada pada setiap halaman)

  ii.      Tujuan

  iii.     Ruang lingkup

  iv.     Referensi

  v.      Definisi

  vi.     Tanggung jawab

  vii.    Dokumentasi / Verifikasi

  viii.  Lampiran

  ix.     Tanda tangan dan jabatan dari sipembuat, pemeriksa dan setujui.

  Lalu halaman selanjutnya disetiap point ii sampai viii dijelaskan.

• Pahami suatu aktivitas alat atau orang, buat draft standar halaman awal dengan terdiri dari :

  i.        Header (sistem manajemen dan judul) dan footer (no.dokumen, revisi, tanggal, dikeluarkan oleh, halaman yang ada pada setiap halaman)

  ii.      Tujuan

  iii.     Referensi

  iv.     Tanggung jawab

  v.      Aktivitas utama, detail kegiatan dan pokok perhatian (dalam tabel)

  Halaman selanjutnya dijabarkan dari point ii sampai v kemudian, kemudian pada halaman akhir dijabarkan hal-hal sebagai berikut :

  i.        Dokumentasi / Verifikasi

  ii.      Lampiran

  iii.     Tanda tangan dan jabatan dari sipembuat, pemeriksa dan setujui.

Bagaimana cara membuat instruksi kerja?

• Tidak ada caranya?

• Pahami suatu proses, buat draf standar halaman muka yang berisikan :

  i.        Header (sistem manajemen dan judul) dan footer (no.dokumen, revisi, tanggal, dikeluarkan oleh, halaman yang ada pada setiap halaman)

  ii.      Tujuan

  iii.     Ruang lingkup

  iv.     Referensi

  v.      Definisi

  vi.     Tanggung jawab

  vii.    Dokumentasi / Verifikasi

  viii.  Lampiran

  ix.     Tanda tangan dan jabatan dari sipembuat, pemeriksa dan setujui.

  Lalu halaman selanjutnya disetiap point ii sampai viii dijelaskan.

• Pahami suatu aktivitas alat atau orang, buat draft standar halaman awal dengan terdidri dari :

  i.        Header (sistem manajemen dan judul) dan footer (no.dokumen, revisi, tanggal, dikeluarkan oleh, halaman yang ada pada setiap halaman)

  ii.      Tujuan

  iii.     Referensi

  iv.     Tanggung jawab

  v.      Aktivitas utama, detail kegiatan dan pokok perhatian (dalam tabel)

  Halaman selanjutnya dijabarkan dari point ii sampai v kemudian, kemudian pada halaman akhir dijabarkan hal-hal sebagai berikut :

  i.        Dokumentasi / Verifikasi

  ii.      Lampiran

  iii.     Tanda tangan dan jabatan dari sipembuat, pemeriksa dan setujui.

Bagaimana cara membuat nomor dokumen?

• Tidak ada cara khusus

• aDibagi menjadi 2 bagian, bagian satu menggunakan angka dan bagaian kedua huruf.

• Dibagi 5 bagaian, bagaian pertama terdiri tiga huruf untuk kode sistem manajemen, bagian kedua terdiri tiga huruf untuk setiap fungsi bisnis, bagian ketiga terdiri satu huruf untuk kode bottler dan bagian keempat satu huruf untuk jenis atau type dokumen dan bagian kelima terdiri tiga angka untuk nomer urut dokumen.