3. Yêu cầu đối với công tác văn thư trong bối cảnh xây dựng CPĐT

3.1 Cơ hội và thách thức trong công tác văn thư giai đoạn hiện nay: Những thay đổi trong hoạt động quản lý nhà nước theo hướng phù hợp với cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ kéo theo những thay đổi của công tác văn thư:

• thay đổi từ đối tượng đến cách thức phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư

• năng lực của nhân sự làm công tác văn thư

• Cơ sở vật chất

3.1.1. Cơ hội đối với công tác văn thư trong bối cảnh xây dựng CPĐT, CPS:

• Sự phát triển của khoa học công nghệ, hội nhập quốc tế mở ra cơ hội hiện đại hóa công tác văn thư, xây dựng đội ngũ làm văn thư chuyên nghiệp, hiện đại

• Việc đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý trong các cơ quan là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.

• môi trường làm việc của cán bộ văn thư được tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ công tác văn thư đáp ứng CPĐT, CPS

• Ứng dụng công nghệ hiện đại, chất lượng công tác văn thư ngày càng được nâng lên, tốc độ xử lý văn bản, tài liệu nhanh hơn, thông tin đảm bảo thông suốt, đầy đủ chính xác hơn, phục vụ đắc lực hoạt động quản lý

• Cán bộ văn thư vững kiến thức về nông nghiệp công nghệ cao

3.1.2 Những thách thức đối với công tác văn thư trong bối cảnh xây dựng CPĐT, CPS

• Vấn đề bảo mật thông tin, tài liệu

• văn bản tài liệu điện tử có nguy cơ bị mất an toàn (có thể bị thay đổi trc khi chuyển đến cho đối tg thực hiện vb)

• Nguy cơ bị lấy cắp, truy cập

• Khó khăn trong kỹ thuật gửi và nhận văn bản điện tử

Nhận định nào sau đây là đúng:

• Bối cảnh xây dựng CPĐT, CPS đặt ra những thách thức không nhỏ đối với công tác văn thư nhất là vấn đề bảo mật thông tin

• Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thông tin được mã hóa trên phương tiện điện tử

• Việc bảo quản văn bản, tài liệu giấy

Việc bảo quản văn bản, tài liệu điện tử bao gồm:

• Bảo vệ sự toàn vẹn, tin cậy của tài liệu

• Bảo vệ thông tin trong quá trình truyền thông tin qua mạng

• bảo vệ hệ thống máy tính, mạng máy tính, máy chủ khỏi sự xâm nhập, phá hoại

• Bảo vệ con dấu cơ quan

Các thông tin trong văn bản tài liệu điện tử từ khi trao đổi trên mạng thường phải đối mặt với nguy cơ bị mất an toàn như:

• Trình độ cán bộ văn thư giỏi, có kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin

• bị truy cập bất hợp pháp, trộm cắp thông tin (trong vb điện tử dễ xảy ra và khó phát hiện hơn

• sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho những đối tượng không được phép.

• Bằng cách sử dụng các công nghệ kỹ thuật đơn giản như bắt gói tin trên đường truyền, thâm nhập trực tiếp vào máy tính chứa các dữ liệu, văn bản quan trọng, những cá nhân có mục đích xấu có thể dễ dàng lấy được các văn bản tài liệu này.

3.2 Xây dựng thể chế đối với công tác văn thư:

• Xây dựng quy chế công tác văn thư

• Xây dựng quy trình nghiệp vụ văn thư

• Xây dựng, đào tạo nguồn nhân lực quản lý và thực hiên công tác văn thư

• Ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động nghiệp vụ văn thư

• Xây dựng văn bản hướng dẫn lập danh mục hồ sơ

Nội dung nào sau đây là đúng:

• Đối tượng xây dựng quy chế công tác văn thư là tất cả các cơ quan nhà nước cần xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư cơ quan

• Quy chế công tác văn thư cơ quan áp dụng trong nội bộ từng cơ quan, đơn vị

• Đối với những cơ quan, đơn vị có các cơ quan, đơn vị trực thuộc thì mỗi cơ quan, đơn vị trực thuộc cần có quy chế riêng để quy định những nội dung cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đặc điểm của cơ quan, đơn vị mình.

• Quy chế công tác văn thư do bộ phận hành chính ký ban hành

• Trường hợp các cơ quan, đơn vị trực thuộc không có quy định khác chi tiết hơn thì Quy chế công tác văn thư cơ quan có thể quy định áp dụng cho cả các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Quy chế công tác văn thư cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản nào sau đây:

• Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị

• Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về công tác văn thư

• Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của bộ phận hành chính trong các cơ quan, tổ chức

• Các văn bản hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về công tác văn thư gồm:

• Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Nghị định 99/2016/NĐ-CP

• Thông tư 07/2012/TT-BNV

• Luật bảo vệ bí mật nhà nước và Nghị định số 26/2020/NĐ-CP

• Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP