Técnicas de organização e condução de reuniões

Reuniões que podem não ser convocadas, limitando-se a secretária a fazer uma convocação verbal.

• Formais

• Ordinárias

• Informais

• Extraordinárias

Reuniões cujos temas estão estabelecidos nos estatutos de quem convoca e têm lugar em períodos de tempo já previstos.

• Informais

• Ordinárias

• Extraordinárias

• Conferências

Reuniões que se realizam sem que os seus assuntos estejam indicados nos estatutos da entidade que convoca.

• Informais

• Ordinárias

• Extraordinárias

• Seminários

... é o termo utilizado para definir encontros de pequena ou média dimensão.

Têm, em geral, a duração de um ou dois dias e são concebidos para formar ou informar os delegados.

• Conferência

• Simpósio

• Workshop

• Seminário

... é, geralmente, o acontecimento de maior dimensão, talvez para centenas ou até milhares de pessoas. Muitas têm audiências internacionais.

• Conferência

• Simpósio

• Workshop

• Seminário

... envolve poucas pessoas que discutem tópicos específicos, trocam ideias ou resolvem determinados problemas.

• Conferência

• Simpósio

• Workshop

• Seminário

... é semelhante a um seminário, só que a ocasião é geralmente menos formal, uma vez que o fluxo das informações se faz nos dois sentidos.

• Conferência

• Simpósio

• Workshop

• Seminário

Para a organização da reunião, a/o secretária(o) deverá obter as seguintes informações:

• Hora e local da reunião

• Data

• Nome dos participantes ausentes

• Número de participantes que vão ser convocados

• Agenda de trabalhos

Depois de realizada uma reunião, os assuntos tratados são registados em livro ou dossier próprio. A este registo dá-se o nome de ------.

Elementos que fazem parte da ata:

• Número de Ordem

• Identificação da Ordem de Trabalhos

• Hora de início e de encerramento

• Dia, mês, ano e local da realização da reunião

• Identificação do Presidente da reunião