BPP1023 FILING ADMINISTRATION

1. Berikut merupakan langkah-langkah bagi meneyediakan dokumen untuk difailkan. Manakah langkah-langkah yang betul bagi menyediakan dokuumen untuk difailkan.

I. Mengumpul dokumen

II. Penyisihan dokumen

III. Memeriksa dokumen

IV. Memfailkan dokumen

• I dan II

• I, II dan III

• I, III dan IV

• I, II, III dan IV

2. Apakah prosedur bagi menentukan rujukan/ indeks yang betul?

• Klasifikasi sistem pemfailan.

• No. kod jabatan.

• Tahun pemfailan.

• Bulan pemfailan.

3. Apakah yang dimaksudkan dengan pengelasan fail Rahsia Besar.

• Isi dalam fail boleh dilihat oleh semua orang.

• Fail berwarna merah dan berpalang (X) dakwat hitam.

• Kandungan dalam fail boleh didedahkan.

• Jika didedahkan kepada pihak akan mengancam keselamatan dan kestabilan negara.

4. Apakah alatan yang diperlukan dalam proses surat masuk ke dalam fail.

• Penebuk lubang

• Stapler

• Ball pen berwarna biru/ hitam

• Pen penanda berwarna merah

5. Manakah peringkat keseelamatan fail?

• Peringkat sulit

• Peringkat biasa

• Peringkat mendatar

• Peringkat sementara

6. Berikut merupakan catatan yang perku dibuat pada kertas minit kecuali.

• Nombor rujukan fail.

• Nombor helaian kertas minit.

• Catatan minit surat.

• Tajuk surat diterima.

7. Susunkan prosedur membuka fail baru.

I. Kepilkan kertas minit ke dalam fail di sebelah kiri.

II. Catatkan tajuk fail dan nombor rujukan fail di kulit hadapan fail.

III. Tajuk fail hendaklah ditulis dengan huruf besar dengan terang dan jelas.

IV. Daftarkan fail yang dibuka dalam buku rekod daftar fail.

• I, II, III dan IV

• I, III, II dan IV

• I, III, IV dan II

• IV, III, II dan I

8. Apakah prosedur menutup fail lama.

• Mengandungi lebih 100 lampiran.

• Mencapai ketebalan 2 inci.

• Fail tidak perlu diikat.

• Membuat dua garis selari dan tuliskan TUTUP.