Recibo y Despacho de Correspondencia

"Las oficinas de gestión documental o quien haga sus veces, deben establecer los criterios y controles para el seguimiento de la gestión y trámite de los documentos que se producen o ingresan a la entidad y adoptar acciones para la adecuada recepción, registro, vinculación a un trámite, distribución, con su respectiva descripción (metadatos) que garanticen la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos durante todo el ciclo vital, en relación con el sistema de gestión de documentos o sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo."

El párrafo anterior hace referencia a la siguiente norma: 

• Acuerdo 027 del 2006

• Ley 594 de 200

• Acuerdo 001 de 2024
• Ley 80 de 1989

¿Qué es una ventanilla única?

• Prestar asesoría a las dependencias

• Conservación

• Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales

• Encargada de Gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las Comunicaciones oficiales

• Todas las anteriores.

"Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Al momento de la radicación se debe dejar constancia de la fecha, hora de recibo o envío y el número único del radicado de entrada o de salida. La numeración será asignada en estricto orden consecutivo, se iniciará el primero (1) de enero de cada año a partir del radicado número uno (1), utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados." 

El anterior párrafo hace referencia al:

• Numero de folios del documento

• Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales.

• Número con el que se identifica el documento

• La fecha del documento

¿Cuáles son las funciones de la ventanilla única?

• Permitir de manera oportuna y ágil la recepción, radicación y distribución, así como controlar el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa y sistemas de información, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos

• Masificar el uso de las nuevas tecnologías

• Adoptar proyectos y programas para administrar

• Ninguna de las anteriores

¿Cuáles son los pasos para el procedimiento de recibo de correspondencia?

• Recepción, clasificación, apertura, revisión, radicación, , registro, distribución

• Recepción, clasificación, revisión, distribución, registro, radicación

• Recepción y despacho

• Ninguna de las anteriores

Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia en un acta o documento equivalente, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad o área responsable de la función de archivo o gestión documental en la entidad. 

¿La anterior afirmación es FALSA o VERDADERA?

• FALSA

• VERDADERA

El primer paso para el despacho de correspondencia inicia desde la elaboración del documento, para esto nos basamos en las siguientes NORMAS para la elaboración de comunicaciones oficiales:

• ISO 9001

• Guía Técnica Colombiana 185
• NTC-ISO-14001

• Normas ICONTEC

¿Cuáles son los pasos para el procedimiento del despacho de correspondencia?

• Recepción, clasificación, radicación, apertura, revisión, distribución, registro

• Elaboración, traslado a Ventanilla Única, revisión, radicación, registro, envío

• Ninguna de las anteriores

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones, ni son objeto de radicación.

(a)  

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

(a)