Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas & Keprotokolan

Dokumen yang masih dipergunakan terus-menerus dalam kelangsungan kegiatan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi merupakan pengertian dari….

• Dokumen aktif

• Dokumen pasif

• Dokumen inaktif

• Dokumen primer

• Dokumen sekunder

Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor, berikut yang termasuk dokumen statis adalah ….

• tata tertib perusahaan

• visi misi perusahaan

• jadwal penggunaan ruang

• kemajuan perusahaan

• daftar rekanan perusahaan

Dokumen yang berwujud benda sejarah, seperti benda-benda kuno, piagam penghargaan, cendramata, piala, disebut ….

• Dokumen literal

• Dokumen korporal

• Dokumen privat

• Dokumen historis

• Dokumen yuridis

Perbedaan antara dokumen inaktif dan dokumen statis ialah….

• Dokumen statis sudah tidak dipergunakan lagi, sedangkan dokumen inaktif masih dipergunakan

• Dokumen inaktif sama sekali sudah tidak dipergunakan, sedangkan dokumen statis masih dipergunakan

• Dokumen statis dan dokumen inaktif keduanya sudah dinonaktifkan

• Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaann kantor, sedangkn dokumen inaktif penggunaannya sudah jauh berkurang dan hanya menjadi referensi

• Dokumen inaktif sudah dibekukan, sedangkan dokumen statis penggunaannya sudah menurun dan hanya menjadi referensi

Dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya misalnya paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja, disebut ….

• Dokumen aktif

• Dokumen pasif

• Dokumen primer

• Dokumen sekunder

• Dokumen tertier

Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertangungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Pengendalian ini menggunakan asas….

• asas kearsipan

• asas sentralisasi

• asas desentralisasi

• asas terpisah

• asas gabungan

Manfaat penyimpanan dokumen secara desentralisasi adalah ….

• Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor

• Keamanan dokumen lebih terjamin

• Semua dokumen terpusat

• Dekat dengan pemakai

• Adanya keseragaman dalam penanganan

Berikut yang merupakan kerugian asas sentralisasi adalah ….

• Pengawasan relative sulit untuk dilakukan

• Banyak duplikasi atas dokumen yang sama

• Beberapa bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan

• Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan

• Masing-masing bagian akan menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar diberbagai tempat.

Tempat penyimpanan dokumen yang digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan tenaga, disebut....

• lateral filing cabinet

• mobile file mechanic

• rotary filing cabinet

• drawer filing cabinet

• card cabinet

Lemari arsip yang digunakan untuk menyimpan dokumen dengan hanging map adalah jenis lemari arsip....

• lateral filing cabinet

• rotary filing cabinet

• drawer filing cabinet

• card cabinet

• mobile file mechanic