Recepción de Documentos

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. La anterior definición corresponde al proceso de:

• Distribución de Documentos

• Recepción de Documentos

• Trámite de los Documentos

• Ninguna de las anteriores

Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley ¿ La anterior afirmación se considera parte del marco normativo del proceso de recepción documental?

• Verdadera

• Falsa

Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. La anterior descripción hace parte del proceso de:

• Recepción de documentos

• Radicación de los documentos

• Registro de los documentos

• Reparto de los documentos para su respectivo trámite.

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. La anterior descripción corresponde al proceso de:

• Revisión de los documentos

• Registro de documentos en los formatos estipulados

• Radicación de los documentos

• Trámite de los documentos

Son los datos que se tienen en cuenta al momento de radicar una comunicación:

• Lugar y fecha

• Hora

• Número consecutivo

• Todas las anteriores

Cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. La anterior afirmación se considera:

• Verdadera

• Falsa

Los documentos de carácter bibliográfico, como boletines, libros, catálogos y revistas no se radicarán y se remitirán mediante una planilla a la Biblioteca del AGN, en donde se establecerá si deben formar parte de la colección. La anterior afirmación es considerada:

• Verdadera

• Falsa

Comunicaciones internas: “Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer _____________________ que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los ___________________, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, _____________________________.“ Según el Acuerdo 060 de 2001, en su artículo séptimo complete con la opción que considere correcta.

• Controles y procedimientos - códigos de las dependencias - manuales o automatizados.

• Controles y parámetros - códigos de las unidades de correspondencia - electrónicos.

• Políticas - códigos de los tipos documentales- manuales o automatizados.

• Ninguna de las anteriores

Este se genera diariamente y debe ser firmado por los funcionarios responsables de recibir las comunicaciones oficiales en cada dependencia” (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 7, párrafo 3. Lo anterior hace referencia a:

• Control de comunicaciones oficiales: registro de correspondencia externa recibida.

• Control de comunicaciones oficiales: registro de correspondencia interna

• Control de comunicaciones oficiales: planilla de documentos informativos

• Ninguna de las anteriores