Gestión Documental

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¿Qué es la gestión documental?

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Es el proceso de organizar, almacenar y acceder a la información en formato físico o digital dentro de una organización, asegurando su disponibilidad, seguridad y uso adecuado para mejorar la eficiencia y reducir costos operativos.

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¿Cuáles son algunos beneficios de la gestión documental?

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Ayuda a centralizar archivos, optimizar recursos, simplificar el trabajo administrativo, localizar documentos fácilmente, reducir la carga operativa y mejorar la precisión y rapidez en procesos.

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¿Qué es un documento en el contexto de la gestión documental?

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Cualquier material que contiene información relevante para un entorno organizacional.

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¿Qué caracteriza a un documento de archivo?

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Registra actos administrativos, legales o contables, y requiere un proceso controlado desde su creación hasta su disposición final.

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¿Qué es un expediente?

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Agrupa documentos relacionados por un mismo tema o trámite, conformando el archivo como soporte de información para la operación de la organización.

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¿Cuáles son los propósitos de la gestión documental?

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Facilitar la identificación y protección de información vital, mejorar la eficiencia organizacional, contribuir a la interrelación entre la estructura organizacional y la documentación, y administrar recursos de manera efectiva.

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¿Qué importancia tiene la documentación impresa en la administración?

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Asegura la constancia de las operaciones y facilita el trabajo administrativo repetitivo.

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¿Qué consideraciones se deben tener en cuenta en la documentación impresa?

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Contenido, costo, tamaño y diseño, adaptándolos a los equipos de procesamiento.

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¿Qué es el enfoque digital en la gestión documental?

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Adopción de tecnologías para gestionar archivos electrónicos y físicos, mejorando la precisión, rapidez y seguridad en el manejo de información.

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¿Cuáles son las ventajas de la digitalización en la gestión documental?

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Automatiza la validación y almacenamiento de datos, mejora tiempos de procesamiento, reduce costos de captura manual y permite la gestión remota de archivos.